企業(yè)檔案管理信息化的發(fā)展策略

文｜貟曉燕

（作者單位：陜西延長(zhǎng)石油豐源有限責(zé)任公司）

在社會(huì)不斷進(jìn)步、科技不斷發(fā)展的同時(shí)，對(duì)企業(yè)檔案管理全面性、便捷性、準(zhǔn)確性等提出了更高的要求，為了使企業(yè)檔案管理工作擁有更高的質(zhì)量和效率，保證企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展，企業(yè)必須轉(zhuǎn)變檔案管理思路，提升檔案管理信息化建設(shè)速度，保證企業(yè)健康發(fā)展。在新形勢(shì)下，提升企業(yè)檔案管理信息化程度，是企業(yè)優(yōu)化檔案管理工作的重要途徑，也是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必然要求。

一、企業(yè)檔案信息化管理

企業(yè)檔案信息化管理是指，利用計(jì)算機(jī)為主的智能化手段計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和指揮企業(yè)檔案管理。企業(yè)檔案信息化管理平臺(tái)，則是由計(jì)算機(jī)軟硬件、網(wǎng)絡(luò)及其他設(shè)備組成，以及多媒體、信息通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息數(shù)字化傳遞、程序化處理，從而為企業(yè)檔案提供標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理系統(tǒng)。一言以蔽之，企業(yè)檔案信息化管理平臺(tái)，是由硬件設(shè)備與軟件工具共同組成的，企業(yè)檔案信息資源與企業(yè)公共信息傳遞系統(tǒng)相結(jié)合，而形成的計(jì)算機(jī)服務(wù)平臺(tái)。企業(yè)檔案信息化平臺(tái)作為信息化建設(shè)的重要手段和內(nèi)容之一，也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。加快推動(dòng)企業(yè)檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)，是適應(yīng)信息化時(shí)代企業(yè)檔案管理的必要舉措，對(duì)提升企業(yè)檔案管理能力和水平具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

二、企業(yè)改革背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要性

（一）促進(jìn)管理現(xiàn)代化

在企業(yè)深化改革發(fā)展背景下，企業(yè)在檔案管理創(chuàng)新方面要給予充分重視，從整體上提升現(xiàn)代化管理的質(zhì)量水平。檔案管理作為企業(yè)管理中的重要組成部分，對(duì)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展有著很大的影響。為能真正促進(jìn)檔案管理的質(zhì)量提升，需要企業(yè)管理者能從創(chuàng)新的角度出發(fā)，融入新管理理念和高新技術(shù)，與時(shí)代發(fā)展的要求相契合，從整體上提升企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展進(jìn)程，在這一基礎(chǔ)工作方面得以強(qiáng)化，才能真正提升檔案管理的質(zhì)量水平。企業(yè)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展是企業(yè)現(xiàn)代化管理發(fā)展的重要體現(xiàn)，通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新目標(biāo)，也能影響和促進(jìn)企業(yè)其他業(yè)務(wù)的發(fā)展。

（二）提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力

企業(yè)的檔案是企業(yè)生存發(fā)展的重要資源，將檔案管理工作按照相關(guān)要求進(jìn)行落實(shí)完善，才能真正促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，為企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的提升起到積極作用。企業(yè)檔案記錄著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中，各項(xiàng)重大活動(dòng)的原始情況，也是企業(yè)發(fā)展中積累管理經(jīng)驗(yàn)和創(chuàng)新發(fā)展歷程的珍貴資料。通過(guò)做好這些記錄性資源的管理，能從整體上提升企業(yè)發(fā)展的質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力有效提高。同時(shí)，企業(yè)檔案也是企業(yè)深化改革的重要證明，能夠?qū)μ岣咂髽I(yè)管理水平起到參考作用。所以，創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，能夠?yàn)槠髽I(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（三）提高檔案管理規(guī)范化

檔案管理是企業(yè)管理工作中重要內(nèi)容之一，現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)企業(yè)發(fā)展的要求愈來(lái)愈高，企業(yè)在實(shí)際發(fā)展過(guò)程中，應(yīng)從不同的角度出發(fā)，設(shè)計(jì)更優(yōu)化的管理方案，從而促進(jìn)檔案管理的質(zhì)量提升。結(jié)合現(xiàn)代化的技術(shù)以及新的管理思維，創(chuàng)新檔案管理的模式，能促進(jìn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)對(duì)策

（一）提升檔案管理意識(shí)

檔案管理人員的自身素質(zhì)，很大程度上能夠決定，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的成效。所以，企業(yè)應(yīng)該努力建設(shè)一批有職業(yè)道德、有技術(shù)能力、有創(chuàng)新能力的檔案管理人才隊(duì)伍。首先，要提升檔案管理人員的職業(yè)道德水平和責(zé)任意識(shí)。其次，需要根據(jù)實(shí)際工作對(duì)檔案管理人員，開展信息化建設(shè)培訓(xùn)，從而使他們的專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐能力得到提升。最后，需要加強(qiáng)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)能力，保證他們能夠熟練掌握相關(guān)的辦公軟件。想要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，除了需要對(duì)人才隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)外，還需要對(duì)相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)進(jìn)行加強(qiáng)，使他們對(duì)檔案管理工作進(jìn)行充分重視的同時(shí)，努力提升自身的檔案管理能力，利用企業(yè)內(nèi)部人員的協(xié)同合作，使企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的速度和質(zhì)量進(jìn)一步提升。

（二）健全信息化檔案資源體系

企業(yè)要在存量和增量?jī)蓚€(gè)方面不斷豐富企業(yè)信息化檔案資源內(nèi)容，健全企業(yè)信息化檔案資源體系結(jié)構(gòu)。一方面，利用第三方專業(yè)技術(shù)和設(shè)備，加快館藏紙質(zhì)檔案、聲像檔案等數(shù)字化信息采集，做好企業(yè)存量檔案信息化。另一方面，要切實(shí)做好增量檔案信息化工作。按照檔案信息化建設(shè)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和要求，從企業(yè)檔案資料的信息化收集、鑒定、整理、編目、歸檔等，嚴(yán)格按照信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行全程信息化管理。

（三）培養(yǎng)檔案管理人才

在檔案的開發(fā)與利用過(guò)程中，要將信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)利用其中，才能夠提升企業(yè)檔案信息化管理水平，強(qiáng)化企業(yè)檔案資源的作用與價(jià)值。因此，企業(yè)要做好現(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng)，組織開展專業(yè)培訓(xùn)，確保檔案管理人員有能力對(duì)海量的檔案信息進(jìn)行管理，并靈活利用各種信息技術(shù)。此外，還要通過(guò)專業(yè)技能培訓(xùn)、理論知識(shí)探討講座等方式，組織檔案管理人員進(jìn)行專題培訓(xùn)，提升對(duì)檔案資源的開發(fā)與利用水平。與此同時(shí)，要嚴(yán)格把關(guān)檔案崗位人員招聘，可以嘗試與高校建立人才培養(yǎng)合作關(guān)系，對(duì)口開展人才定制培養(yǎng)。

（四）注重信息化檔案技術(shù)應(yīng)用

加快推進(jìn)信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，切實(shí)發(fā)揮信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)有作用。例如，加大計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，不斷提升企業(yè)信息化水平，將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編研分析，提升企業(yè)檔案信息技能水平。注重局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，以及互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，加大企業(yè)檔案信息交流及網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息共享。引入電子密鑰，身份訪問(wèn)認(rèn)證，以及特殊存儲(chǔ)介質(zhì)等技術(shù)，加大企業(yè)檔案安全防護(hù)技術(shù)水平。

（五）完善檔案信息化管理安全管控

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，先進(jìn)的信息技術(shù)促進(jìn)了各行各業(yè)的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了管理方面的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化。但信息化也逐漸暴露出一定的漏洞，對(duì)于企業(yè)的信息安全造成威脅。眾所周知，企業(yè)檔案涉及到諸多企業(yè)商業(yè)機(jī)密以及商業(yè)信息，要想保證信息的安全，避免商業(yè)機(jī)密外泄，則需要注重完善檔案信息化管理安全管控，在當(dāng)前這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，企業(yè)除了要注重完善相關(guān)管理制度以外，還需要注重發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，采取信息化的管控手段。企業(yè)管理者必須高度重視信息化建設(shè)安全工作，建立健全網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，加大信息化建設(shè)的投入，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)防范措施，采取切實(shí)可行的安全措施，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。另外，在網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)多點(diǎn)互聯(lián)，但是網(wǎng)絡(luò)也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，由于網(wǎng)絡(luò)空間中存在大量的病毒、黑客等，檔案信息關(guān)系到個(gè)人的隱私，因此在實(shí)施檔案的信息化建設(shè)時(shí)，要做好安全管理，一方面避免電子檔案信息被黑客盜取，另一方面避免檔案在管理的過(guò)程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞或者流失的問(wèn)題，及時(shí)修復(fù)和還原檔案的數(shù)據(jù)信息。但是一些病毒在對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行攻擊時(shí)，會(huì)造成檔案信息數(shù)據(jù)的破壞或者丟失，并且在檔案沒(méi)有備份的情況下容易流失，在流失或者損壞以后通常也難以修復(fù)和還原，因此需要檔案管理部門，針對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和完善，從而增強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)管理的安全性與可靠性。

（六）突出信息化檔案資源利用

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的最終目的之一是要依托信息化技術(shù)，不斷提升企業(yè)檔案資源的綜合利用，滿足企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。一方面，要加強(qiáng)企業(yè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，結(jié)合企業(yè)檔案管理實(shí)際工作需要，開發(fā)出符合企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用系統(tǒng)，加快檔案目錄錄入，為企業(yè)檔案資源利用提供可靠保障。此外，要根據(jù)企業(yè)檔案內(nèi)部不同部門、不同人員以及不同崗位職責(zé)，設(shè)置相應(yīng)的檔案查詢權(quán)限，便于檔案信息資源的查詢、檢索、下載、利用和在線閱讀等等，發(fā)揮企業(yè)檔案信息化利用價(jià)值，為企業(yè)發(fā)展壯大提供寶貴信息支撐。

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作擁有很強(qiáng)的綜合性，企業(yè)應(yīng)該與自身的戰(zhàn)略發(fā)展相結(jié)合，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題進(jìn)行充分考慮。在開展相關(guān)工作的過(guò)程中，不僅需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的有效支持，檔案管理人員也應(yīng)該對(duì)自身的管理觀念進(jìn)行不斷更新，對(duì)檔案管理工作中存在的客觀規(guī)律進(jìn)行深入探索，同時(shí)與先進(jìn)的信息技術(shù)相結(jié)合，發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)，對(duì)企業(yè)各部力量進(jìn)行充分運(yùn)用，推動(dòng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。