如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室管理精細(xì)化

文｜王丹竹

（作者單位：中國石油撫順石化公司辦公室）

辦公室管理工作開展是企業(yè)日常經(jīng)營管理的一部分，也是保證企業(yè)穩(wěn)定工作的前提條件，這就要求企業(yè)能夠根據(jù)自身情況制定科學(xué)管理措施。

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，越來越多的人逐漸對(duì)企業(yè)辦公室人員的工作水平進(jìn)行了高度關(guān)注。企業(yè)辦公室人員的工作水平進(jìn)行有效的提升，不僅可以確保企業(yè)管理工作的順利開展，還可以提高實(shí)際的辦公室工作效率和質(zhì)量，進(jìn)而為企業(yè)帶來更大的經(jīng)濟(jì)收益。但是，目前我國許多企業(yè)辦公室人員的工作水平依然有所欠缺。所以，對(duì)提高我國企業(yè)辦公室人員工作水平的策略進(jìn)行深入的探究，是十分必要的。

一、新常態(tài)下企業(yè)辦公室管理的必要性

新常態(tài)發(fā)展背景下，企業(yè)辦公室管理的必要性。第一，在社會(huì)的快速發(fā)展中，各個(gè)企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)逐漸激烈，企業(yè)如果想要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，實(shí)現(xiàn)自身更好發(fā)展，那么需要企業(yè)將自身優(yōu)勢(shì)與價(jià)值發(fā)揮出來。實(shí)際上企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)就是人才的競(jìng)爭(zhēng)以及技術(shù)的競(jìng)爭(zhēng)。在此背景下，通過落實(shí)辦公室管理工作，促使每一位工作人員正確認(rèn)識(shí)自身工作，在未來工作中，端正工作態(tài)度，提升工作質(zhì)量與工作效率。第二，通過辦公室管理，在一定程度上，確保企業(yè)能夠在社會(huì)市場(chǎng)中樹立良好形象。辦公室管理水平，在一定程度上反映了企業(yè)實(shí)際發(fā)展水平。企業(yè)要想更好發(fā)展，需要各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。在辦公室工作開展中，通過管理及時(shí)發(fā)現(xiàn)辦公室工作中存在的問題與不足之處，給出相應(yīng)調(diào)整措施與解決措施，促使辦公室內(nèi)各項(xiàng)工作能夠順利實(shí)施。企業(yè)能夠良好運(yùn)作，在社會(huì)市場(chǎng)中樹立良好形象，那么企業(yè)的產(chǎn)品將會(huì)得到社會(huì)市場(chǎng)更多重視與關(guān)注，創(chuàng)造更多經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

二、企業(yè)辦公室管理存在的問題

（一）辦公制度不夠完善

任何企業(yè)單位當(dāng)中的各個(gè)部門都必須要有相應(yīng)的規(guī)章制度，才能夠保證各個(gè)部門的工作得以順利高效地開展，從而更好地為企業(yè)做出服務(wù)。而管理制度的合理性以及完整性，則是保證辦公室管理工作順利開展的一個(gè)重要條件。從現(xiàn)狀來看，部分企業(yè)在實(shí)際運(yùn)行的過程中缺乏一個(gè)完整的辦公制度，這使得辦公室管理工作的實(shí)際質(zhì)量以及效率都不高。甚至部分企業(yè)單位并沒有結(jié)合辦公室管理工作的性質(zhì)，來制定一個(gè)有別于其他部門的規(guī)章制度，所施行的制度也和其他部門大同小異，缺乏良好的針對(duì)性，同時(shí)實(shí)用性以及操作性都不夠強(qiáng)，這對(duì)企業(yè)辦公室管理工作的高效開展產(chǎn)生了極為不利的影響。

（二）管理人員能力有待提升

在企業(yè)辦公室管理工作中，管理人員在其中發(fā)揮著不可替代的作用，如果管理人員能夠?qū)ψ陨砉ぷ饔猩钊肓私猓瑫r(shí)具備較強(qiáng)管理能力與綜合素質(zhì)，那么管理工作也將會(huì)有序進(jìn)行。但實(shí)際上，有很大一部分管理人員，意識(shí)不到企業(yè)辦公室管理工作的重要作用。忽視管理工作，對(duì)于當(dāng)前廣泛使用的大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云計(jì)算技術(shù)等，沒有進(jìn)行合理應(yīng)用，影響管理水平的進(jìn)一步提升。

（三）機(jī)構(gòu)設(shè)置不統(tǒng)一以及功能定位不規(guī)范

任何一個(gè)組織的辦公室機(jī)構(gòu)都是本組織履行職能的重要載體，辦公室的組織結(jié)構(gòu)和崗位設(shè)置，都是為了能夠影響本組織的工作成效。目前，部分企業(yè)辦公室職能機(jī)構(gòu)設(shè)置不夠統(tǒng)一，功能定位也不規(guī)范。大部分組織和單位的辦公室沒有獨(dú)立設(shè)置，都是包括黨委辦公室或工會(huì)職能，有的甚至于加入人力資源管理職能中，嚴(yán)重影響了辦公室職能的定位方向，造成工作人員身兼數(shù)職，一個(gè)人要承擔(dān)多種責(zé)任問題，職能管理的目標(biāo)定位非常不明確，導(dǎo)致相關(guān)人員工作很難抓到重點(diǎn)。有的單位的辦公室雖然有很好聽的名稱，例如綜合管理以及管理辦公室，但是實(shí)際職能只是負(fù)責(zé)后勤服務(wù)和接待職能，不能適應(yīng)新形勢(shì)變化下組織或單位對(duì)辦公室的要求，辦公室職能管理出現(xiàn)職能缺位和錯(cuò)位的現(xiàn)象。

三、企業(yè)辦公室管理精細(xì)化的思路和對(duì)策

（一）注重提升管理者對(duì)精細(xì)化的重視程度

對(duì)于管理者來講，其對(duì)企業(yè)正常運(yùn)行能夠產(chǎn)生至關(guān)重要的作用，其屬于企業(yè)發(fā)展方向的制定者以及引領(lǐng)者，唯有企業(yè)管理者擁有良好的管理精細(xì)化意識(shí)，才可以保證企業(yè)辦公室管理工作實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，才能夠切實(shí)有效地制定出相應(yīng)的制度以及規(guī)定，同時(shí)對(duì)各項(xiàng)制度以及規(guī)定的確切實(shí)施做好監(jiān)管工作。因此，注重不斷提升企業(yè)管理者對(duì)企業(yè)辦公室管理精細(xì)化的重視程度，屬于實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室精細(xì)化管理的一個(gè)前提條件。

（二）提升管理人員素養(yǎng)。

第一，企業(yè)可以適當(dāng)為管理隊(duì)伍注入新鮮血液，結(jié)合管理崗位實(shí)際情況，引進(jìn)更多管理人才。在人才招聘中，要根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)招聘時(shí)間、招聘崗位、崗位工作內(nèi)容以及薪資待遇等作出明確規(guī)定。這樣才能確保招聘到的人才，符合企業(yè)崗位工作，在進(jìn)入企業(yè)后，可以在最短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)崗位工作，不需要企業(yè)方面花費(fèi)更多時(shí)間精力對(duì)其進(jìn)行培養(yǎng)。

第二，定期做好管理人員教育培訓(xùn)工作，在實(shí)際教育培訓(xùn)期間，要將工作重點(diǎn)放在管理能力的培養(yǎng)與提升上。確保管理人員在教育培訓(xùn)過程中，掌握更多管理技巧與管理知識(shí)，對(duì)于自身管理工作能夠有全面認(rèn)識(shí)與了解，意識(shí)到該項(xiàng)工作重要性，這樣才能在未來工作開展中，發(fā)揮自身專業(yè)能力。對(duì)于教育培訓(xùn)的內(nèi)容，要進(jìn)行及時(shí)考核，通過考核可以掌握管理人員學(xué)習(xí)情況以及學(xué)習(xí)態(tài)度，并將考核納入日常考核當(dāng)中，與薪資掛鉤，確保管理人員能夠重視教育培訓(xùn)工作。

第三，為確保管理人員能夠始終保持飽滿的工作熱情，對(duì)在辦公室管理工作中表現(xiàn)較好的工作人員，企業(yè)方面可以適當(dāng)給予其獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)可以采用不同方式，比如，物質(zhì)或者提供升職機(jī)會(huì)等，將管理人員工作積極性調(diào)動(dòng)起來，使得提升辦公室管理水平。創(chuàng)建高素質(zhì)管理隊(duì)伍，為企業(yè)辦公室管理工作開展打下良好基礎(chǔ)。

（三）圍繞企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，做好三大主要任務(wù)

大多數(shù)辦公室的工作內(nèi)容都具有繁瑣具體的共性。一方面要負(fù)責(zé)處理企業(yè)的文件、組織安排企業(yè)的一些事務(wù)和會(huì)議以及負(fù)責(zé)傳遞企業(yè)的一些重要信息，另一方面還要負(fù)責(zé)接待外來訪客以及處理企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)吩咐的一些事情等等。現(xiàn)在還有部分中央企業(yè)辦公室，在承擔(dān)了辦公室共性職能后，還要負(fù)責(zé)管理董事會(huì)日常工作、黨的建設(shè)、車輛管理等等很多其他的職責(zé)。這樣辦公室承擔(dān)的工作任務(wù)既要辦文、辦會(huì)，還要辦事。第一，辦文。辦公室工作人員一方面要負(fù)責(zé)企業(yè)公文的起草、收發(fā)、流轉(zhuǎn)、歸檔，起草企業(yè)年度工作計(jì)劃和工作總結(jié)，另一方面還要負(fù)責(zé)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重要講話的起草和修改，同時(shí)還要負(fù)責(zé)企業(yè)文檔的管理、相關(guān)資料的整理、政策研究以及信息調(diào)研等等。第二，辦會(huì)。辦公室工作人員不僅要負(fù)責(zé)企業(yè)各種會(huì)議的組織和籌備工作、準(zhǔn)備會(huì)議所需的一切資料、發(fā)布會(huì)議的通知以及布置會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，同時(shí)還要負(fù)責(zé)會(huì)議的接待工作、負(fù)責(zé)整理會(huì)議記錄以及為整個(gè)會(huì)場(chǎng)提供服務(wù)等等。第三，辦事。辦公室工作人員必須要加強(qiáng)企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度的建設(shè)，以及單位中一些日常所涉及到的相關(guān)事物的處理，對(duì)于企業(yè)的重大決定要進(jìn)行一定程度的監(jiān)督查辦，有的企業(yè)還要同時(shí)負(fù)責(zé)企業(yè)的對(duì)外宣傳、檔案的管理工作、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)，來訪接客等等。

（四）在信息技術(shù)支持下更新管理方式，使管理方式跟上時(shí)代步伐

隨著信息化時(shí)代的到來，先進(jìn)的信息技術(shù)已經(jīng)在人們生產(chǎn)生活的各個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛的運(yùn)用。信息技術(shù)在企業(yè)辦公室管理工作中的應(yīng)用，不但為管理工作帶來了新的生機(jī)活力，也極大提升了工作的效率，使管理工作跟上了時(shí)代發(fā)展的腳步。例如，辦公室可以建立內(nèi)部的微信、QQ 群，不但可以滿足辦公室員工的工作交流，還可以通過群將最新的指示和工作要求傳達(dá)給各個(gè)部門。同時(shí)，在新時(shí)期，不少企業(yè)都十分注重企業(yè)文化的塑造和員工的工作體驗(yàn)，辦公室還要承擔(dān)起活躍各部門氣氛、聯(lián)絡(luò)彼此間感情的責(zé)任。辦公室的管理工作并不代表要停留在嚴(yán)肅、刻板的模式中，輕松活躍的環(huán)境更利于促進(jìn)員工的工作效率，也讓企業(yè)內(nèi)部變得更加團(tuán)結(jié)。因此，辦公室可以通過抖音、短視頻的方式將工作中有意思的內(nèi)容記錄下來，許多精神的傳達(dá)也可以通過趣味短視頻的形式完成，使員工更容易接受信息內(nèi)容，也讓辦公室管理工作更具有時(shí)代性特征。

國有企業(yè)作為社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的主要構(gòu)成，在新時(shí)期，其正處于轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵階段，辦公室作為國有企業(yè)形象的窗口，也需要改革創(chuàng)新，對(duì)此還需要加強(qiáng)辦公室工作精細(xì)化管理，以提高企業(yè)日常辦公水平，營造良好的內(nèi)部環(huán)境。