淺談大數據下智能商旅平臺建設

顏 婷

（兗州煤業股份有限公司共享中心，山東 鄒城 273500）

為實現集團發展戰略，實現數字化轉型，順應時代潮流，某集團公司積極謀劃改革發展，大力推進“大數據工程”項目建設，選擇ERP 作為核心運營管理平臺，依托公司已實現的“大數據工程”項目成果，開啟了智能商旅平臺服務項目的建設。

一、商旅平臺建設背景

集團公司員工目前商務出行主要是自行購票，個人墊付資金，行程結束后由財務報銷的傳統模式。面對“互聯網＋”和大數據背景下的現實狀況，商旅費用已無法滿足智能化管控要求，無法進行數據分析、采集、處理，具體表現為以下幾個方面。

1.未實現對集團商旅狀態的數據分析

商旅數據體量大，傳統差旅報銷模式下無法進行詳細數據采集、管理、處理，出行方式、出行地點、具體航空公司、酒店信息等分布廣、數據多、相關價格實時變動，這些數據在商旅管理過程中不斷產生，傳統的Excel 表格和線下人工操作方式已經無法完成這些數據的收集，更談不上分析利用。

2.缺乏統一的商旅費控管理

目前某集團公司雖有統一的差旅費管理辦法及費控標準，這些標準主要由財務人員事后人工核對管控，未進行線上統一控制，未做到事前員工出行費控標準的系統自動審核，造成大量事后人工投入，人為因素增多。

3.員工出行預定及報銷不暢

某集團公司員工商務出行雖有線下商旅支持，也僅部分覆蓋，未打通差旅業務流程各個環節，員工出行還是以自行預定為主，員工個人墊資，行程結束填列差旅報銷單，存在報銷繁瑣、報銷審批流程長、員工墊付資金、報銷到賬時間長等問題。

二、商旅平臺建設目標及需求

項目啟動前對市場上成熟商旅服務商進行了充分調研，分別從知名度、應用范圍、技術支持、產品資源、自開發功能、產品成本各方面進行對比分析，確定了5 家國內知名的服務商可滿足公司商旅平臺建設需求，邀請其參與智能商旅平臺項目的競爭性談判，約定了項目基本情況、服務商資格要求。

服務商資格要求：服務商須為在中華人民共和國境內依法注冊，經營范圍符合采購項目要求，具有軟件開發或研發資質，同時具有旅游或票務代理、票務服務等資質，具有獨立法人資格的服務商；須有滿足本項目要求的實施和服務能力；項目負責人應具有負責過大中型企業商旅項目的工作經歷不少于三年，項目咨詢和實施顧問應具有大中型企業相關項目的咨詢/業務實施經驗，熟悉企業相關業務流程梳理、業務解決方案設計、應用系統業務需求分析和管控體系設計等方面的經驗；項目團隊應熟悉ERP 及財務共享平臺及相關產品功能，具有較強的咨詢能力和豐富的實踐經驗；服務商經營正常，財務狀況良好，提供近三年經會計（審計）事務所審計并蓋章的企業財務報表及相關資料。

1.建設目標

根據商旅管理要求，擬引用外部企業集團商旅管理先進方法，設計出智能化、便捷化、科學化的商旅管理體系，打通商旅業務流程各個環節，實現智能化管控，提升商旅管理水平。從管理需求、業務需求、財務需求、信息化需求等方面分析了商旅平臺建設需求。明確了以業務需求為基礎、管理需求為核心，財務需求及信息化需求為支撐的商旅平臺建設總體目標，具體管理目標如下：

（1）構建信息化商旅平臺。搭建集成、統一的智能商旅系統平臺，通過與共享平臺緊密集成，對接HR、預算、資金等模塊將商旅業務流程各節點進行系統管控，做到無縫對接。

（2）提升商旅服務水平。優化差旅業務流程，為員工提供高效、便捷的商旅出行工具和統一、簡便的報銷結算服務。

（3）健全事前、事中、事后費用管控。事前預算、費控標準有校驗；事中行程變更、預算不足有審批；事后考核分析有報表。

（4）系統安全、易用、可擴展。系統運行要穩定、系統操作要簡便、系統配置要靈活、系統接口可擴展。

2.建設需求

智能商旅平臺服務需求包括系統搭建、實施、培訓、運維，費控管理、交通工具預定、酒店預定、費用結算、報表分析等。服務需求詳細內容如下：

（1）實現線上交通及酒店價格查詢、比價、預定、出票、支付操作，預定訂單實時響應。

（2）建立商旅服務團隊，提供專人對接服務，提供7×24小時呼叫中心，建立專業的查詢、預訂、退訂、修改、處理、投訴及建議的渠道。

（3）支持PC 端及移動端（APP）申請、審批、預定等（支持Android 和IOS 系統）。

（4）提供差旅統計、導入、導出數據及分析報表。

（5）支持出行、酒店大客戶協議托管。

（6）負責商旅平臺培訓及公司范圍內推廣。

（7）提供員工個人因私預定渠道，并享受因公出行同等優惠。

（8）服務過程中，建立互動平臺，通過電話、郵件或在線交互等方式與出差人員及差旅管理專項人員進行溝通，了解服務需求，解決差旅問題，不斷提升服務質量。

（9）建立緊急事件應急預案，提供現場解決方案。

（10）對企業端提供預定服務價格不得高于平臺對私預定服務價格。

（11）根據集團費控標準，對超標訂單進行拆分，超標準在系統中區分對公對私支付渠道，超標部分員工在系統自行支付，并在推送賬單時區分開員工個人支付和公司實際支付。

三、商旅平臺建設重點環節

2020 年年初通過專業的招標公司組織邀請5 家供應商進行競爭性談判，確定了成交候選人。受新冠疫情影響，項目尚未開工便進入停工狀態，新冠疫情緩解后，正式進入項目建設期，因時間緊迫，項目組倒排工期、掛圖作戰，對系統從整體上進行規劃，確定系統的每個組成部分，以及各組成部分之間的關系，和各組成部分之間建設的優先級和先后順序，制定詳細工作計劃，細化工作任務，討論項目需求，設計實施方案，統籌組織商旅供應商、OA、ERP 等集成系統開發人員開展商旅平臺功能設計和系統開發工作，現場與遠程開發相結合，同時開展商務洽談，制定工作說明書。

項目實施團隊劃分為需求組、設計組、開發組、測試組、質量組，各司其職，互相配合，使系統建設有目的、有計劃的進行，最終整個系統才能夠有效的整合在一起，在企業業務系統集成整合的基礎上，實現商旅平臺應用接入。開發建設過程中的重點環節有如下幾點。

1.方案設計

商旅平臺能夠成功建設，方案設計是重中之重。經過與商旅供應商、財務共享系統業務顧問反復多次磋商，共同梳理業務流程，從出差第一步提交申請，申請單具體內容、申請單控制事項到申請單審批系統的確定，達到便捷審批的效果，再到訂票環節，實現差旅標準的控制、拆分超標準金額，最終到員工快速拿到差旅補助，智能化與商旅供應商進行批量結算，步步都深思熟慮，仔細策劃，環環相扣，每個環節認真設計，保證整個流程不會受阻。

經過對比分析、技術論證，在最初形成的三套設計方案里選擇了集可實現性、可管理性、便捷性、智能化為一體的最終方案。設計方案充分考慮了商旅申請、商旅審批、出行預訂、補助報銷和供應商結算等各個模塊。各個模塊的亮點如下。

（1）自開發移動端APP。按照公司具體需求設計人文化移動端APP,重點考慮員工方便使用、易操作、良好的體驗感。

（2）集成審批。集成OA 辦公系統，可以通過手機移動端、電腦端對商旅申請進行審批，簡單便捷。項目建設初期，探討方案流程時對于審批系統是有異議的，商旅APP 可以獨立設置審批流程，并且在一個系統審批，穩定性更好，但需要根據不同單位情況設置不同審批流程，短時間內不支持多節點審批，并且需要審批涉及領導下載APP，便捷性不高；相反，OA 系統支持多級審批，并且OA 辦公審批系統是公司日常業務的審批系統，微信、釘釘可直接辦理審批，雖然面臨著集成系統可能存在的不穩定性，但是綜合對比而言，OA 系統更常用、更便捷、更適合。

（3）預算控制。與公司全面預算相結合，提交申請時系統校驗部門預算，預算金額不足時系統進行強控，申請無法成功提交，真正做到無預算不申請，拒絕提前消費。申請提交成功后，將在預算總額范圍內進行商旅產品預定，超出預算金額系統進行強控，提示預算不足，無法購買，申請人可以進行預算追加，這種有效的管控很大程度上節約了差旅費用。

（4）差標控制。申請審批通過后，員工在手機端進行出行預訂和住宿預訂，訂票過程中商旅平臺可以根據公司人員的職務、級別對乘坐交通工具等級、住宿標準進行差標控制。如果員工超標準預定，系統先給予超標準提示，如果同意繼續購買，系統可以拆分出超標部分，款項由個人支付，既滿足了系統管控，防止超標準消費，又人性化的滿足部分員工的出差體驗，還大大減輕了會計人員的審核工作量。

（5）智能結算。商旅平臺按時推送訂票流水到財務系統，每個賬期結束后，財務系統關聯發票系統匯總商旅數據，進行報銷結算。

2.多系統集成

商旅平臺建設涉及多個應用系統，從獨立手機APP 發起申請、產品預訂，到領導使用OA 系統隨時隨地審批，再到財務共享系統實時傳輸各項數據，在線核算，每一個環節都相輔相成，缺一不可，涉及眾多集成接口，無數個應用場景，系統對接過程中問題重重。

通過召集項目業務顧問及開發人員，多次會議商討，溝通協調，共同梳理業務實質，細化分工，互相協作，同步開發，定時對接等方式，克服系統集成問題。

3.工期控制

由于新冠疫情影響，項目實施時間短暫，但所有環節一個都不能少，一個都不能簡化，僅僅三個月，項目組倒排工期，把計劃壓縮進每一天，協調商旅供應商增加人力，遠程支援，尤其是測試階段，模擬無數個訂票、退改簽場景，耗時耗力，雖然時間緊，任務重，但合作默契。

4.上線前測試

系統搭建完成并不代表著成功，距離上線前一個月，項目組就開始了流水線測試，開發機、測試機，單元測試，集成測試，一個也不放過。設想幾十種應用場景，賦予多個角色。申請單提交、審批、接口調用、流水推送規則，結算數據取數邏輯，車票預訂、退票、改簽等一系列數據一項項檢驗，夜以繼日，馬不停蹄，全程克服了近百條問題，測試效果是巨大的，是順利上線的最有力保障。

歷時三個月，商旅平臺項目從設計、啟動、實施到正式上線。商旅項目實施過程中，項目組成員深入調研、抓住重點、分秒必爭，精益求精，認真對待項目的每一個細節，認真研究每一個應用場景，每一次進展、每一項突破，都凝結著項目組眾人智慧的結晶、辛勞的碩果。在商旅供應商、財務共享系統、審批系統的多方配合下，在各項資源的有效調配下，按時完成了商旅平臺的各項功能需求開發建設，并與財務共享系統有效對接，完成了各單元測試及全流程集成測試，最終順利上線。

四、商旅平臺建設成效

商旅平臺上線后， 集團公司所有員工都可以通過統一的商旅平臺獨立APP 登錄，公司層面實現智能化剛性管控，包括預算金額、出行日期、出行城市管控，訂票環節個人差旅標準控制，大大提高了差旅費的合規性，降低了差旅費成本，約定賬期內無息免擔保墊資月結服務，緩解了企業短期資金周轉，商旅平臺能夠進行數據采集、統計、分析，出具可視化管理報表，可為財務部門以及管理層提供及時、準確的管理依據。

員工層面，商旅平臺對接12306 火車訂票系統，涵蓋了海航、山航等100 余家航司資源，以及近百萬家優質酒店，并且省去了員工墊資，簡化了費用審核，使員工的商旅出行更加智能、方便、快捷，真正做到商旅出行全程無需墊付，回程報銷補助的真實體驗。

商旅平臺項目如期上線，正常運行。一站式、一體化的全流程管理把控各個環節,實現整體差旅數據的匯總。

五、商旅平臺不足之處

1.個別情況審批不及時

按照系統規則以及差旅管理辦法，必須先申請，后出差，有個別時間緊迫的出差，碰巧領導審批不及時，會有制約影響，建議提前籌劃，與領導及時溝通；或者統籌考慮，根據各單位實際情況簡化審批流程。

2.報表功能有待強化

由于商旅平臺剛剛上線運行，數據量不大，對報表的要求還不是很高，但隨著公司下屬單位的推廣，使用量的增加，對報表的需求必然會愈加強烈，在現有報表功能的基礎上，進一步開拓可視化、直觀化報表，增加有針對性的報表，比如員工行為分析報表，各單位對比分析報表等。

3.火車票收集問題

機票、住宿費發票由供應商統一打印，但是火車票由12306 統管，只能憑借身份證自行打印，火車票收集有一定難度，容易發生保管不善或者不及時上交的情況。針對此種情況，已在系統中設置專人審批節點，業務單位可以根據自身情況使用，有效掌握票據上交情況；或者系統對出差人進行訂票資格限制；開通提醒交票消息提醒。希望12306 下一步能夠實行電子客票，無需自行打印，方便員工，方便差旅結算。

六、結語

商旅平臺的建設商旅平臺的搭建將分散的員工出行行為，通過平臺統一管理，既方便了員工出行，也完善了企業的差旅精益管理，大大節約了審批、結算的成本，切實防范了風險，更為集團提供了與各大航司、酒店議價的能力，自上線以來陸續在集團下屬單位得到推廣應用，展望未來，從多角度挖掘商旅平臺的紅利，對系統各方面進行優化提升，讓出行更便捷，讓管理更智能。