新時期高職院校檔案管理的創新思路與方法

銀 花

[內蒙古自治區團校（內蒙古師范大學青年政治學院） 內蒙古呼和浩特 010010]

高職院校的檔案主要記錄了學校在發展過程中發生的教育活動、得到的科研結果等[1]，與每一位教育工作者、每一個學生都息息相關，為學校未來的發展和改革提供了最基礎的信息憑證，有利于提高學校的辦學水平和工作效率。在社會發展的新時期，高職院校的規模不斷壯大，高職院校的檔案管理工作急需創新思路、改進方法。這就需要相關管理人員提高對檔案管理工作的重視，為學校檔案管理發展提供新的思路與方法。

一、現階段高職院校檔案管理的狀況

（一）管理人員專業素質有待提高

高職院校工作人員招聘門檻相對較低。多數檔案管理人員沒有經過系統的、專業的培訓，對檔案管理在高職院校中的重要地位、檔案管理的要求及檔案收集工作缺乏認識。在此情況下，他們很容易出現材料漏收、錯收的情況，后續的檔案整理、裝訂等工作更是無從下手[2]。基于此，高職院校檔案管理常常出現材料歸檔不及時、材料整理準確度不高等問題。這樣一來，高職院校檔案管理反映組織、個人真實狀況的作用就逐漸減弱了。

（二）領導層重視程度有待加強

領導層對檔案管理工作重視程度不高主要表現在檔案管理人員招聘方面。前文提到，多數高職院校檔案管理人員的招聘門檻較低。領導層在招聘過程中對管理人員的學歷、文化水平等沒有較高的要求。他們認為高職院校檔案管理人員的招聘通常都是出于崗位需求[3]。這樣的招聘方式不僅導致檔案管理團隊綜合素質較低，而且破壞了檔案管理團隊應有的嚴謹結構，容易出現團隊內部分工混亂、工作重復等情況。在此情況下，高職院校檔案整理的質量及效率自然不會很高。

（三）檔案管理人員工作思路及工作態度有待進步

因為高職院校領導層的重視不夠、對檔案管理重要性的認識不到位，不能很好地對相關管理人員進行宣傳教育，所以，多數檔案管理人員的工作思路是固定的，通常不能對社會變化或學校政策變化等及時做出反應。而且，檔案管理人員專業素質較低，在工作過程中存在諸多不良習慣，如對檔案的擺放位置不了解，不能及時更新、修復個人資料等，工作態度有待端正。

二、新時期高職院校檔案管理創新思路

（一）要求相關人員提高對檔案管理工作重要性的認識

由于各部門對檔案管理工作要求不高、對其工作性質存在誤解，大多數高職院校都沒有過多關注、重視檔案管理工作。他們認為學校最重要的還是搞學術、搞科研、發展教育事業；檔案只是一份紙質材料，沒有什么特殊之處。因此，許多高職院校的檔案管理工作形同虛設，并沒有配備專門負責此項工作的檔案管理部門，使高校檔案管理工作的開展遇到瓶頸。這就需要相關院校發揮自己的管理職能，加強宣傳與監督，提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識。檔案管理工作作為高校整個工作中的重要部分，主要保存著最優秀的、能夠為學校未來發展提供借鑒意義的一手材料[4]，如學校歷任領導親筆手稿與批示、相關單位的文件、學校活動的視頻與錄音等，肩負著記錄學校發展歷史、優秀業績的重任。檔案記錄了學校的歷史，便于學校及時查閱相關辦學方案、歷史與科學發展的優秀成果，是學校未來發展的基礎。正在發展壯大的高職院校一定要高度重視檔案管理工作，保存不同資料，供后來者查閱、參考、總結經驗與教訓。這對學校的發展具有重要意義。

（二）改變檔案管理工作方法，實現制度、技術現代化

不少高職院校工作人員仍然用舊方法去管理檔案，無法在科技發展的背景下運用先進技術的力量創新工作方法。沿襲以前的紙質書寫保存的方法不僅浪費紙張材料，而且多年的歷史記錄材料數量巨大，所占空間也很大，需要學校找一塊場地進行專項管理，在配備大量人手的同時，還要注意紙質材料的防潮、防火等問題，檔案資料保管困難，工作效率低下。而且，隨著學校辦學年限增長、招生規模擴大，原本的管理方法已經不適用于當今數據量龐大的檔案記錄工作，需要檔案工作人員利用新的媒介來對檔案進行整理、錄入。現在的大多數高職院校都是由多個學校合并而來的，人員復雜、數據很多，檔案整理工作強度非常大。且檔案需分門別類，包括教師信息、學生學籍信息、教育規劃、科研項目等眾多種類。高職院校應從學校的所有人員信息入手，通過建立一個創新的工作制度、保障機制，進一步推進技術現代化，可以利用數字技術，先對學校內部留存的現有檔案資料進行歸納、整理，建設檔案基礎數據庫，再接收最新資料。高職院校要完善對檔案管理工作人員的考核制度，明確部門的工作重心，促使檔案管理人員樹立高度負責的工作態度與責任感，并劃分工作內容、范圍，為改進工作方法提供必要的保障，全程利用電腦技術對不同數據進行加工處理，同時，一定要重視數據的保密，制定數據保密措施，提高對操作人員的技術要求，保證數據的真實、安全。

（三）提高檔案管理工作人員的綜合素質，促進工作效率的提高

由于體制問題、社會競爭壓力等因素，高職院校仍然以學校教育事業發展為重，忽視了檔案管理工作，管理人員大多以此為副業或兼職，缺少專職管理人員，且人員普遍素質不高，只能進行最基本的檔案歸檔工作，甚至不了解計算機的基本操作，無法理解更高層次的檔案管理要求。多數高職院校檔案管理工作崗位流動性較大。新上崗的工作人員通常剛開始工作就要接觸大量的內部資料且工作量較大。高職院校管理層需要重視工作人員專業素養的提升。另外，檔案管理是一門程序復雜、需要認真學習的學問。它并不局限于對資料的整理、分類。在此基礎上，它也是一項較復雜的工作，需要相關管理人員依據檔案歸檔理論進行規范化的工作。檔案材料種類很多，管理人員會一直與電腦、文字接觸，這就需要他們具備最基本的文字輸入和信息處理工作，能在歸納、整理數據的基礎上運行數據，能為需要檔案的人快速提供數據資料，提高工作效率。高職院校需要對檔案管理人員按照個人學歷層次、工作經驗等定期、分批次組織培訓。只有達到相關技能考核的標準，他們才能繼續工作。同時，高職院校要不定期邀請校內外的專業檔案管理學者為本校從事檔案管理工作的人員開展專題講座與實際操練活動，不斷提高相關工作人員的專業操作素質與技能。高校高層也要加強對檔案管理工作的巡視與督導，讓相關工作人員嚴格規范自己的行為，提高對檔案管理工作的認識，從而不斷提高高校檔案管理的工作質量。

（四）加強高職院校檔案管理工作的宣傳

為充分發揮高職院校檔案管理工作對學校日常管理工作的促進作用，提高檔案管理人員對檔案管理的重視程度，學校需要制定合理的檔案管理宣傳方案，明確重點宣傳內容。首先，每年的6月9日是國際檔案日。高職院校可舉辦以“國際檔案日”為主題的專題活動。其次，隨著科學技術的發展，各高職院校的內部設備都有所升級，可利用的宣傳網絡平臺數量有所增加。在此情況下，學校可充分發揮科學技術手段的巨大優勢，為檔案管理工作的宣傳拓寬渠道。當然，檔案管理工作的宣傳及檔案管理人員工作態度的轉變與領導層的態度也有十分密切的關系。因此，加強高職院校在檔案管理方面的宣傳需要領導層起到表率作用。高校可定期開展高職院校檔案室內部員工的交流會，通過檔案管理人員關于近期工作的匯報了解各階段宣傳成果，同時，強調下一階段的檔案管理工作目標。高職院校可將前文提到的部分領導層認為檔案管理人員的招聘只是滿足崗位需求，并不能影響高職院校發展的問題作為某一階段檔案工作宣傳、整改的側重點，從而有針對性地解決現階段檔案管理過程中存在的問題。

三、結束語

檔案管理作為高職院校綜合管理工作中的一部分，能以客觀存在的、清晰的歷史記錄影響學校的精神面貌，對高校未來的發展具有重要影響。高職院校作為培養高等知識分子的重要場所，一定要高度重視檔案資料的管理，落實好有關檔案管理的各項工作，創新工作思路與方法，在夯實高職院校內部發展基礎的同時，促進我國社會經濟的不斷發展。