外貿企業內部控制存在的主要問題及優化措施

凌 云

（上海松尾貿易有限公司，上海 200125）

一、外貿企業內部控制概述

1.內部控制定義

內部控制主要是單位內部就促進各項業務活動之間聯系、相互制衡的手段，是現代經濟發展下的產物，同時也是完善內部治理結構、科學構建制度的必要措施。通過有效落實內部控制，有助于企業拓展發展規模，提升實際效益，有效規避相關風險的發生。

關于實施內部控制的作用主要體現在以下幾點：有效保障企業資產的安全性，以及相關信息的完善性，從而保障其使用效益；確保企業既定的管理制度及措施都能有效落實，規避舞弊現象的發生；保障制定財務報告內容的真實性及有效性；合理控制各項成本費用，節約成本，實現經濟效益最大化[1]。

2.企業實施內部控制應遵循的基本原則

第一，全面性原則。內部控制需要貫徹于決策、實行及監管的全過程，涉及企業各項業務活動。從業務活動的橫向及縱向角度進行深入分析，同時注重業務閉環運行，實現內部控制工作貫徹于業務各環節中。

第二，重要性原則。所謂重要性原則，是以企業整體控制為基礎，對重要業務活動及風險范疇給予一定的重視，根據審批流程從業務屬性及資金層面進行明確區分，而對于這一原則的把控存在一定難度，實際進行中需要借助公正客觀的判斷能力。

第三，制衡性原則。該原則的制定主要是為了確保企業經營活動的決策、實行以及監管工作實現有效分離，進而構建有效的牽制制度。內部控制的實施還需要在治理結構、部門設立以及職責分配等方面形成相互制衡的聯系，同時關注重要性原則，促進交流溝通的順暢性，建立合理有效的聯動制度。

第四，成本效益原則。內部控制需要有效權衡成本與預期效益兩者關系，利用合理成本實現控制。首先從企業實際利益著手，對內部控制落實“收益預期”，但該收益除了定義定量收益以外，還需要考量風險成本。

第五，適應性原則。該原則主要是指內部控制的實施應當與企業發展規模、業務活動、競爭力以及風險水平等方面相互適應，進而有助于基于內控體系開展評價工作，除了需要保障其匹配度以外，還需要形成前瞻意識，包含后續發展的適應程度，識別存在的問題并改善，對控制手段也需要作出調整。

二、外貿企業內部控制存在的主要問題

1.內部控制環境存在缺陷

內部控制環境作為企業構建內控制度及有效落實的基礎條件，對于外貿企業落實到位內部控制工作、實現管理目標以及戰略化目標具有極為重要的作用，而企業內部環境的構成主要是內部治理結構、職責配置、內部審計、資源以及文化氛圍等因素。目前，大多數外貿企業由于內部治理結構缺乏合理性，管理層定位不明確、職責分配不清晰，且管理層內控意識淡薄，工作人員綜合素養較低，從而導致企業文化氛圍不足。此外，造成外貿企業中高級管理層與審計部門缺少專門的監管，從而導致企業內部管理層出現過于重視自身利益，忽視企業長期經營及利益。

2.缺失風險意識，風險管控不到位

外貿企業在進一步擴展發展規模的過程中，多數企業并未正確意識到風險防范管控的重要性，不能及時、精準地獲得對企業經營發展有利的相關數據信息。在進行風險評估工作中，或者風險評估的流程缺失必要內容，或者對風險評估考慮缺乏完善性，進而造成制定的風險防范措施也缺乏完善性[2]。同時，外貿企業在進出口的業務活動過程中，相繼存在一定的風險問題。例如，在出口活動進行中，從原材料采購、運輸等一系列流程中都存在著不同程度的風險，像匯率波動引發的風險、相關政策變化引發的風險]。

3.內部審計薄弱

現階段，大多數外貿企業針對內部審計工作的態度呈現“重視審計流程，忽視構建內部審計系統的重要意義”的態度，即使設立了內部審計系統，但是在具體實行中導致部分內容流于形式，進而企業在經營中多個工作環節都未真正落實監管效用。然而，企業管理層對于內部審計的內容及重要意義也未真正認識清楚，一般都是在出現問題后，才進行改善解決。因此，強化內部審計力度，才能確保充分發揮審計職能作用。

4.內部控制信息交流不順暢

保持信息交流溝通的順暢性是有效落實內部控制的有利條件。但由于企業具備內部控制流程繁雜、交易程序較長、所涉及部門較多等特征，不論是合同簽訂、審批，還是貨物檢驗等一系列流程，都由各部門進行落實。因此，可見企業各部門信息交流的重要性，一旦其中某一環節出現問題及缺失，則會對內部控制的實施效果造成嚴重影響。目前，多數外貿企業內普遍存在信息交流不暢的問題，繼而影響內部控制實施。例如，外貿企業出口業務活動的一系列流程都需要相應部門組織開展，而這些部門之間銜接的緊密型、交流溝通程度都對業務實施結果產生直接影響[3]。

三、加強外貿企業內部控制的優化措施

1.創建良好的內控環境

（1）構建有效合理的內部治理結構

關于內部治理結構的優化加強，需要確保內部治理結構的科學性，合理分配職責職權，充分明確企業董事會、監事會、經理層各級的職權。同時，企業各職能部門在實施內部控制過程中，需形成相互制衡的工作狀態。因此，只有合理設置內部結構，明確各部門職責職權，才能規避權責過于集中的現象，充分發揮其職能作用。

（2）設置合理規范的內部控制結構

外貿企業在實施內部控制過程中，由于所涉及部門較多、流程較復雜，僅依賴于某一單獨部門是無法實現內控理想化的。同時，面對日趨激烈的市場競爭環境，只有完善組織結構，才能提升內控實施效率，保障內部控制在實施過程中，做到職責分配清晰、信息流動順暢。在內部控制中，還需要成立外貿部門、銷售部門、采購部門、內審部門等多個部門，才能促進各部門的協作性，實行既定內控管理目標。此外，在企業實行內部控制中，還應充分明確各部門的職責；合理權衡成本與預定效益，進而有利于實現成本合理管控。

2.強化風險意識，進一步完善風險制度

由于我國外貿企業具有特殊環境及風險的特征，加之整體經濟發展的不斷變動，企業可能存在的風險也逐漸增加，因此，需要根據潛在的風險問題構建相應合理的管理制度。首先，要樹立正確的風險防范意識，提升全體工作人員的綜合素養，構建完善的內部控制制度；其次，要建立業務交易檔案；最后，設立規范有效的風險預警體系。只有落實到位信息調研工作，才能及時識別存在的風險。此外，要強化企業信用管理風險意識，對企業信用政策結合環境及需求做出調整，評價客戶信用等級，重視事前防范工作[4]。

3.健全內部審計、監管制度

構建完善的內部審計制度，聘請具備專業能力的審計人員，進一步強化企業各流程的管理力度。同時，注重對企業內相關部門的監管工作，提升企業內部控制的實施效率及質量。而內部監管作為有效落實內部控制工作的重要保障，企業內部控制各職能的充分發揮需樹立響應有效的責任意識，對部門各職位及相應職責實行分級管理模式，嚴格遵循不相容職位相互分離原則。例如，簽訂與審批合同；原材料采購與核查；確定與收回應收賬款等業務活動需要有序進行，保障其落實到位。因此，只有加強內部審計、監管制度，才能保障外貿企業內控管理工作落實到位。

4.推進企業各部門的信息化管理

首先，在合同簽訂前，企業需對客戶的信用資產等進行實際調研和考察，充分從客戶的經營情況、信用值、所在國家的外匯管制內容以及政治因素等方面進行了解。之后在簽訂合同過程中，同樣需要對合同條款、結算方式等內容進行合理科學的評估，進而有效規避在后續交易環節中出現紕漏等弊端問題。

其次，外貿企業在簽訂合同之后，內部控制管理的全過程由外貿部門、銷售部門、采購部門等共同組成，且充分發揮自身職能效用。出口產品的生產及備貨應當以交貨期限為基本依據，質檢部門也應當就產品質量是否合格進行監管，根據合同相關條件及規定嚴格檢驗產品。近年來，隨著我國對環境保護的重視，對于貨物的環保水平也提出了更高標準。因此，質檢部門對產品的把控需要從發運環節著手，從而防止出口產品質量不達標的情況，最終引發壞賬風險[5]。

最后，除了需要促進企業各部門的交流溝通，還應當促進與海關、質檢部門以及外匯管理部門之間的協作性，從而有利于企業各部門獲取更為精確、有效的材料，確保出口產品通關、運輸及收款結匯等工作落實到位。

四、結語

綜上所述，對于我國外貿企業的經營發展環境而言，呈現復雜化趨勢，且承擔著更大的運營壓力。因此，外貿企業只有不斷加強優化內部控制，才能促使企業在提升管理效率及質量的同時，積極應對各種風險及挑戰，從而實現企業既定的運營管理目標，推進企業的可持續發展。