又快又準數據錄入有高招

愚人

○數據行列多 巧用“數據單”錄入

對于因行列多而錄入數據時容易看錯的問題，比如某社區人員統計報表，需要填報的項目很多，在這種情況下，我們可以調出記錄單進行數據錄入。

點擊“文件→選項”，在打開的窗口中切換到“快速訪問工具欄”，在右側的窗格中選擇“不在功能區中的命令”，將其中的“記錄單”添加進來（圖1）。

返回Excel界面，選中A1：Q1中的數據（即需要填寫的項目行），接著點擊上述添加的“記錄單”，此時會彈出一個縱向排列的記錄單，原來長行的項目內容會變為縱向排列，按提示錄入需要的內容即可。完成后點擊“新建”，即可繼續填寫（圖2）。

○小數數據輸入整數自動添加小數點

很多時候，我們需要錄入帶小數點的數據，比如財務統計中每筆金額的錄入都需要精確到分，常規的方法是輸入整數后再按小數點輸入，這容易出錯。如果文檔中需要輸入的此類數據很多，可以通過Excel設置自動輸入小數點。

點擊“文件→選項”，在打開窗口的左側窗格中選擇“高級”選項，在右側窗格的“編輯選項”欄中勾選“自動輸入小數點”復選框，在“小位數”增量框中輸入“2”，設置完成后單擊“確定”（圖3）。

這樣返回Excel窗口后，當我們需要輸入類似￥213.56的數字時，只要直接輸入21356并回車，便會自動添加小數點，變為213.56。如果是輸入整數，則要在數字后再添加兩個0，比如表示100應該輸入10000。這里要注意的是，數據錄入完畢后，請恢復原來的設置（圖4）。

○部分重復數據自動填充輸入

對于重復數據，比如某商場的4K超高清電視產品統計中，產品名稱要統一輸入“xx品牌4K超高清電視”字樣，需要重復輸入的是“4K超高清電視”，這里可以使用自定義格式的方法實現快速自動輸入。例如，需要在A2：A20區域輸入的產品名稱中都包含上述字樣，選中上述區域后右擊并選擇“設置單元格格式”，在打開的窗口中切換到“自定義”，在右側的窗格中輸入“@"""4""K""超""高""清""電""視"”（每個字符均使用半角的雙引號標注，前面有個半角空格將產品名稱和4K隔開），點擊“確定”退出（圖5）。

這樣，當我們需要在A2：A20區域輸入產品名稱，如“夏普H654K超高清電視”時，只要輸入“夏普H65”并回車，就會自動變為符合要求的數據了。其他品牌產品的輸入效果與之類似（圖6）。

○不相鄰重復數據定位批量輸入

日常工作中我們還經常需要在一些不相鄰的單元格里輸入重復數據。比如在某公司產品的抽檢情況表中，對于已經有檢查結果的，會標注“合格”或者“不合格”，沒有結論的則要統一標注為“待定”，并使用黃色的底色進行填充（圖7）。

對于這種需要在不相鄰的單元格中輸入重復字符的情況，可以使用F5鍵定位批量輸入。選中B2：B37區域，按下F5鍵并選擇“定位條件→空值”，這樣會選中所有未輸入結果的空單元格，點擊填充工具將其底色設置為黃色，選中任意空單元格，在地址欄中輸入“待定”，按“Ctrl+Enter”組合鍵，即可快速完成輸入（圖8）。