淺議開放式涉密單位涉密載體管理工作

◆劉婷

（中國原子能科學研究院放射化研究所 北京 102413）

國家秘密載體（以下簡稱涉密載體）是指以文字、數據、符號、圖形、圖像、聲音等方式記載、存儲國家秘密信息的紙介質、電磁介質、光介質等各類物品（本文的涉密載體主要為紙質載體）。涉密載體一旦失密，將給國家帶來損失。2010年修訂的《中華人民共和國保密法》將涉密載體的管理上升到了法律層面。在從事涉密項目研發的開放式涉密單位中，既要遵從法規做好保密工作，業務工作本身又要求開展合作與交流，開放性的模式會增加涉密人員與非涉密人員交流和接觸的機會，無形中放大了涉密信息被泄露的風險。因此在涉密載體管理上遵循“統一管理、分級負責、嚴格標準、確保安全”的原則，具有開放式涉密單位工作的特點。本文在分析涉密載體管理特點的基礎上，對管理措施提出建議。

1 涉密載體管理現狀

1.1 員工保密意識淡薄

為應對新形勢下保密工作面臨的嚴峻形勢，在保密資格審查認證的推動下，各涉密單位的保密工作發生了深刻的變化，對保密工作的重視程度也有了較大的提高。但在實際工作中，很多擔負著科研項目的涉密人員工作繁忙，不能積極參加組織的保密培訓或僅是在簽到表上代簽、補簽姓名，在一定程度上說明涉密人員缺乏自覺意識。涉密單位每年都會接受上級主管單位、保密監督部門等各項檢查，在歷次檢查中，不僅有新的問題產生，還有一些老問題重復出現，未能及時進行整改。究其原因還是涉密人員缺乏責任意識。

1.2 載體涉密缺乏規范性

對國家秘密的知悉范圍進行嚴格的限定。但在實踐中，部分單位出于編寫報告或是外出實驗等需要，對涉密人員增長的數量和必要性沒有嚴格管控，使得最小化原則未能落實到位。對在涉密事項擬制階段，科研單位存在定密責任人對擬定的密級、保密期限、知悉范圍審批不嚴謹的情況，造成涉密載體定密不準確、國家秘密標志不正確的情況；存在科研人員認為已對項目或課題定密，則該項目或課題產生的各類報告、建議書等正式涉密載體未履行定密審批程序。

1.3 合作方涉密載體管理難度較高

科研活動通常存在多單位分工協作完成，因此會與合作伙伴涉及涉密載體的傳遞。在此過程中，存在雙方合作伙伴對于定密事項標準不一致的情況，由此可能導致出現非機要渠道傳遞涉密載體的問題。因此，在合作方傳遞載體之前，需要科研人員對文件具有一定的甄別力量，雙方協商好密點，對于非機要渠道的敏感信息及時進行申報并鑒定密級。

1.4 涉密載體管理需兼顧學術交流需求

在開展科研工作時，交流與合作是技術發展的主要措施之一，在開展必要的技術交流的同時保守國家秘密，對涉密載體管理提出了新要求。目前，通常的做法是對技術進行分級，非密的技術進行正常交流，涉密的技術僅在知悉范圍內交流或僅是單向借鑒。在此種情況下，對涉密會議上的涉密載體管理提出了更高的要求，如將不同領域的涉密載體分別管理，特別是對載體的流向要嚴格控制。

1.5 歷史涉密文件過程手續不全

在國家出臺涉密管理相關法規后，科研單位均建立了較為完善的涉密文件審批、流轉、銷毀等過程管理體系，但對于時間較長的歷史文件，在管理過程中存在一些共性問題，例如缺少載體流轉過程的審批及交接簽字、載體來源不清等，不利于涉密載體的全生命周期管理。筆者認為，歷史文件所履行的手續與現行管理程序存在差異，應對該類文件的手續進行單獨管理，注明與現行程序的不同點，并按照現行程序進行流向管理。

1.6 涉密載體的借閱頻度不高

現階段不少單位對于自己存檔的部分時期較長，有學習、參考價值的涉密載體，存在較為嚴重的“多藏少用”現象，即科研人員將工作重點放在產生、收集涉密載體上，而對其內在價值的挖掘度不夠。另外，不少涉密人員認為辦理借閱手續復雜從而影響了學習、利用的積極性。

1.7 缺乏有效的管理信息系統

由于各種原因，涉密載體管理相對落后，不少單位仍停留在電子表格管理模式，即將收集好的載體信息通過人工輸入方式轉化成電子版管理形式保存，沒有真正建立起信息化管理系統[1]。此種管理模式的缺點顯而易見，例如記錄容易誤操作修改；只能人工進行信息更新，不能實時反映涉密載體的狀態；涉密載體清點、盤存耗費大量的人力物力，管理水平受到限制等等。特別是針對涉密載體過程文件數量多、流轉速度快的特點，沒有有效的管理系統對其進行管控。

2 涉密載體管理建議

2.1 加強涉密人員對涉密載體管理重視程度

涉密載體管理的基礎是涉密載體的臺賬，關鍵在涉密人員。單位應重視強化、提升涉密人員對涉密載體管理方面的認識，特別要有責任心意識。首先在載體定密時，責任人要嚴格根據工作實際，本著對號入座原則，準確界定本單位的國家秘密事項，不給保密工作留下隱患；其次載體使用過程中，通過減少個人持有涉密載體數量、明確涉密載體使用時間、嚴格控制涉密載體傳閱及發放范圍、規范涉密載體交接手續，例如填寫《涉密載體流轉交接表》、《個人留存涉密載體登記表》等，確保辦理的各項業務認真履行相關手續且手續完備；在涉密載體銷毀前，管理人員要認真核對填寫表單，確保每一份待銷毀載體賬物相符。單位應定期組織保密專項教育，組織涉密人員觀看保密教育片等，把保密教育滲透到業務工作中，讓涉密人員時刻提高警惕、不斷增強保密意識，提高保密防護能力，不斷筑牢思想上的防線，確保自己知悉與管理的國家秘密及有關載體安全萬無一失。

2.2 增強風險意識，建立泄密風險評估機制，確保載體安全保密

涉密載體的使用必須嚴格履行涉密審批手續，管理人員除了要嚴格遵守相關保密規定，還應該增強風險意識，按照國家劃定的秘密等級采取相應的保密措施進行管控，再配合信息化的手段通過系統流轉追蹤、審計日志等途徑監控使用過程，消除泄密隱患，保障涉密載體安全受控。在對外交流過程中，保密委員會還應對交流的議題和內容進行泄密風險評估，并對劃定的關鍵信息予以隱蔽或替換，不得在對外交流中泄漏[2]。

2.3 細化密點，做好涉密載體過程管理

對于涉密項目，在開展科研工作前，應對涉密地點進行分級細化，明確科研活動中對于定密、涉密載體管理的過程管理細則，切實履行定密審批程序，實現載體管理有章可循。過程管理中，例如涉密會議中，涉密材料的分發、涉密文件回收簽字記錄是否齊全；涉密載體外送時，外出攜帶審批及載體簽收手續是否完備；在涉密載體使用過程中，是否辦理個人留存載體手續。在實際工作中，很多環節的載體交接手續因為人為原因被簡化，造成了嚴重的失泄密隱患。載體的過程管理環節最為復雜也最難管理，需要每位涉密人員嚴格遵守制度、上級管理部門有效監督共同努力完成。涉密人員可依據保密考核檢查標準每月進行自查，各單位可以成立保密檢查組對保密工作進行定期或不定期的檢查。

2.4 完善保密制度、規范涉密載體管理

規范涉密載體管理要以健全的管理制度為依據，只有建立健全的規章制度，涉密載體管理工作才能做到有章可循。目前，有些單位制定的保密管理制度不夠完善、可操作性不強，需要根據本行業、本單位的業務特點進一步健全，結合實際情況，制定出科學性更強、更準確規范的制度，以指導規范工作開展。特別在對于涉密載體的流轉過程及外來涉密載體等管理難點上，各單位應在相關規定制度的制定上最大力度的約束涉密人員行為，確保本單位的涉密載體管理工作合規有效進行。

2.5 明確責任、集中管理

筆者單位遵循“統一管理、分級負責、嚴格標準、確保安全”的原則，對涉密載體實行相對集中管理。涉密載體保管人員對保管的涉密載體負總責，經手人為相應環節責任人，實施“誰經手，誰負責”的責任轉移制度和責任追究制度，清晰劃分涉密載體每個環節的責任人；對涉密載體實施相對集中管理，對個人原則上不允許留存涉密載體，實行責任單位一本臺賬，建立涉密載體戶籍制度，促進涉密載體全周期管理[3]。明確集中管理以后，本著簡潔、高效的管理思路，再對管理流程進行優化，最終實現閉環管理。對于相關審批表單的格式、要求期限等一定要加以明確，并以行政發文的形式下發、宣貫。這樣，既體現了管理者思路的清晰明確，也避免了由于下級單位的迷茫，造成管理不統一和缺少執行力等問題的產生。

2.6 加強信息化管理

近年來，隨著信息技術的快速發展，使用信息化手段管理涉密載體已是大勢所趨。基于涉密載體的安全屬性，在涉密載體管理信息化建設過程中必須采取一系列措施確保載體的安全保密。使用涉密載體管理系統，可解決以手工管理帶來的安全和效率之間的矛盾。系統可以覆蓋涉密載體的全生命周期管理，包括制作、流轉、銷毀、歸檔等環節，做到對涉密載體底數清、責任明和實時查詢管理，例如實現自動化查詢現有庫存載體信息，提升載體的利用率。在保障載體安全的同時，增加業務便捷性，提高工作效率。

2.7 強化監督檢查

監督檢查是保密工作中不可缺少的環節。在沒有完善有效的涉密載體管理信息系統時，保密工作管理部門只能通過監督檢查了解涉密載體管理的狀態；即使在涉密載體管理系統建立起來以后，監督檢查仍然不可或缺。管理系統并不是萬能的，信息系統的運行也有可能帶來各種新問題，因此涉密載體管理中人力因素不容忽視。建立持續、有效的監督檢查機制，及時發現問題立即解決；對增強涉密人員的保密意識和責任方面進行正面引導；對抱有僥幸心理的人員起到警示作用，將安全保密風險降到最低。

3 結語

涉密載體承載國家秘密信息，種類多，數量大，是保密安全工作管理的難點。做好涉密載體管理工作，既要明確各方的相關管理責任、強化提升涉密人員的保密認識，又要建立有效的管理程序，還需配備信息化技術管理手段，最后做好監督檢查工作。只有將各項規定要求真正落到實處，才能將安全隱患降到最低。