人口普查工作中紙質檔案和電子檔案整合利用思考

王諍

【摘 要】文章以人口普查工作如何利用電子檔案和紙質檔案為支點，結合人口普查工作中遇到的問題，通過整合人口電子檔案和紙質檔案，挖掘其中的檔案價值，充分發揮檔案的社會性和社會效益，建立健全我國人口普查數據質量追溯及問責機制，確保第七次人口普查數據的可核查、可追溯、可問責，確保人口普查工作質量與數據質量合格達標，為完善人口普查工作質量控制制度提出整合利用紙質檔案和電子檔案、大力發展電子檔案的對策建議。

【關鍵詞】人口普查;檔案整合;發展

【中圖分類號】G270 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2020）11-0088-03

2019年10月31日，國務院向全國下發《國務院關于開展第七次全國人口普查的通知》，明確指出2020年11月1日零時是我國第七次人口普查標準時點。國務院副總理韓正在國務院第七次全國人口普查領導小組會議上提出：這次人口普查必須全面查清核準我國人口分布、數量、結構、城鄉住房、流動等情況，準確反映我國人口變化趨勢特征，為科學制定國民經濟及社會發展規劃，完善我國人口發展戰略和政策，推動社會經濟高質量發展，促進人的全面發展，提供準確科學的統計數據支持。人口普查是當今世界各國廣泛采用的搜集人口資料的一種科學方法，是提供國民基本數據的主要來源。在中國特色社會主義進入新時代的背景下，我國開展第七次人口普查是一次重大國力國情調查，具有重要而深遠的意義。

從國家統計局制定的《第七次全國人口普查方案》中可以看出，這次人口普查較以往任何一次普查的最大不同在于普查數據采集原則上采用電子化方式。要求普查員使用電子采集設備（智能手機或PAD）普查登記對象信息后實時聯網上報，或是由普查對象應用互聯網選擇自主填報方式進行。實行嚴格的普查質量控制制度，建立健全普查數據質量的追溯及問責機制，確保普查數據的可追溯、可核查、可問責。各級黨委、政府高度重視這項工作，將第七次人口普查工作列入黨委常委會和政府重點工作。

第七次全國人口普查的主要內容是調查人口及住戶的基本情況，內容涵蓋居民身份證號碼、姓名、年齡、性別、民族、受教育程度、職業、行業、遷移流動、死亡、婚姻生育、住房情況等。第六次人口普查的數據是13多億，如何在如此龐大的人口基數上實行嚴格的普查質量控制，確保普查工作質量與數據質量合格達標，是廣大普查工作者要解決的問題。在實施普查過程中，基層普查員和普查指導員發現采用人口紙質檔案和電子檔案交叉整合利用給普查工作帶來事半功倍的作用。

1 紙質檔案和電子檔案的概念區分

目前，檔案分為紙質檔案和電子檔案兩種存儲方式。紙質檔案是以紙作為載體的檔案，如公文圖紙、信札、戶籍、電報、合同、賬冊、書稿、證書、日記、家譜的原稿和原本。紙質檔案具有無法再生、易損壞、需要專門場所保密等特點，對檔案的修復和保護是檔案工作中的重要任務，必須高度重視。隨著科技的快速發展，電子文檔出現。電子文件（Electric Records）是“指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”[1]。與紙質文件比較，電子文件具有存儲效率高、信息存儲量大、方便信息遠距離傳輸、查閱方便的特點。因此，在當今的文件辦公和存儲過程中，電子檔案的應用逐漸廣泛。許多檔案館用雙套制和雙軌制兩種共存方式使用并存檔。所謂雙套制是指文件歸檔后兩者共存，亦稱為雙套歸檔[2]。通過電子文檔制作成紙質拷貝，或將紙質文件通過電腦軟件實現文檔數字化存儲。所謂雙軌制是指在文件生成和運轉的過程中二者共存，即兩種版本文件同步隨業務流程運轉[3]。雙軌制包含雙套制，在文件生成和轉換時，電子文檔和紙質文檔同時運轉并共存。需要工作人員對兩種版本的文件進行部分處理或完全處理，兩種版本的檔案同時存在，同時起到存檔作用。

2 紙質檔案和電子檔案的優劣

2.1 紙質檔案的優劣

紙質檔案優勢：一是來源的原版和稀缺，大多蓋印章和簽字，真實有效，具有明確的法律效應。二是檔案直觀，閱讀具有便利性，不需要借助媒介檢閱。同時可復制，讓人在不影響損傷原版的基礎上看到原貌。三是檔案的整理和排列可以手工操作，不需要太多的科技含量。

紙質檔案的不足：一是檔案的存儲占據空間較大。二是檔案庫要求非常嚴格，對防火、防潮、防蟲、溫度、濕度等都有嚴格的標準和要求。三是除了在檔案的查閱過程中避免不了人為弄臟、破損、丟失現象外，紙質檔案的管理也要面臨時間太長、容易腐蝕及庫房搬遷造成丟失的考驗。

2.2 電子檔案的優劣

電子檔案的優勢：一是信息存儲查閱便捷、存儲傳遞速度快。二是不占用實際空間，利于文件保存。不受時間考驗，不怕腐蝕丟失。三是傳遞和接收簡單，可以跨越時間使用，充分體現了現代檔案資源共享和信息交換的優勢。四是電子檔案的存儲查閱迅速，作為大數據時代的一部分，能高效地服務社會。四是具備紙質檔案同等的法律效力，新修訂的《中華人民共和國檔案法》明確規定“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”。

電子檔案的核心劣勢在于信息的泄露和被撰寫，涉及部分人自身利益的檔案，很可能成為網絡罪犯的目標，網絡犯罪行為已經成為世界各行各業數據檔案的防范核心。電子檔案一經被修改和刪除，很難恢復，作為網絡科技的致命殺手黑客技術，幾乎是和網絡共生并同步快速發展，重要的檔案及資料在黑客技術手段面前毫無抵抗力，電子檔案過于依賴計算機等現代設備，成為電子檔案防御黑客的制約。

3 紙質檔案和電子檔案整合使用實踐思考

3.1 紙質檔案將在人們工作生活中長期存在和使用

在人口普查籌備工作期間，工作人員需要從檔案中調取第六次人口普查的文件檔案，了解當年工作的基本情況，并根據實際需要進行調整，提前進行組織機構和隊伍建設，因此，2010年的第六次人口普查紙質檔案起到寶貴的指導作用。在普查初期，工作人員需要調取檔案庫中各種年代積累下來的建筑物圖紙檔案，用來協助建筑物電子標繪工作以求標繪信息準確可靠。調取歷年的戶籍檔案制作人口普查電子戶籍底冊。在核對死亡人口過程中，有些信息無法核對，這時需要查閱歷史檔案。紙質檔案在使用過程中，其穩定性和真實有效性在有爭議的信息前起到仲裁作用。在我國仍有相當數量的老人和邊遠山區的農村人口沒有使用智能手機，他們中的相當部分人需要先用紙質表格進行手工填寫后，交由工作人員錄入電腦上傳到人口普查系統。在高校，學生數量龐大，無法統一進行自主錄入培訓，工作人員就先制作紙質表格檔案，讓學生填寫信息后交付工作人員集中錄入。人口普查過程中紙質表格直觀和便于操作的特征，讓年齡較大、文化程度較低、無法掌握智能手機自主錄入信息的群體，以及人口密集群體較快完成人口普查的基礎數據收集工作。在人口普查隊伍中，年齡較大、文化程度較低但社會經驗豐富的社區普查員中相當部分人無法短期內掌握智能普查儀器，但社區居民愿意信任并接受他們入戶，因此，這部分工作仍然需要他們形成紙質信息后才轉錄上網填報。由此可見，在我國智能手機廣泛普及、電子數據收集成為常態的當下，紙質檔案仍然有其不可替代的作用，人們無法完全拋開紙質檔案進行工作，紙質檔案將在人們的工作生活中長期存在。這也體現了我國現階段人民日益增長的美好生活需要和不平衡、不充分發展的矛盾。

3.2 電子檔案逐漸在人們生活中占據核心地位

在人口普查工作期間，公安局的居民電子戶籍信息系統和衛健委的出生人口電子信息系統數據為人口普查工作提供了基礎數據依據，為人口普查工作的順利開展奠定了堅實基礎。在比對核查階段，公安局和衛健委的人口電子檔案庫成為檢驗人口普查工作成果的依據，它們大大減小了人口普查的人為誤差。但是為什么不直接使用這兩個系統的數據，而要專門開展全國人口普查呢？人口普查的內容除了人口的出生和死亡數外，還有受教育程度、行業、職業、遷移流動、婚姻、住房情況等，同時這兩個數據由于各地各行業無法及時更新和維護，還有基層工作人員漏報、誤報、重報等情況發生，又或者系統工作人員操作中的誤錄、錯錄和不及時更新等都會造成兩個系統數據不完善。為了達到這次人口普查的“全面查清我國人口數量、結構、分布、城鄉住房等情況”[4]這一要求，國家啟動第七次人口普查工作時強調，用上門入戶和網絡技術進行普查，用現代科技手段形成人口數據檔案是這次人口普查工作人員的必備技能。經過培訓，廣西壯族自治區南寧市某社區157名工作人員采用上門入戶、智能操作的辦法，在短短20天內完成3.3萬人的普查工作。工作效率較第六次人口普查明顯提高，但由于普查系統的核查功能不完善，基層人口普查員和人口指導員無法在自己操作的界面進行信息核查，只能由后臺工作人員進行核對，大量的數據堆積給后臺工作人員帶來核對難度，普查初期的數據誤差率很難達到國家統計局要求的“誤差率不超過4‰”的要求。經過基層工作人員再次上門入戶核對信息，對系統數據不斷修正，所獲取的數據最終達到國家要求的標準，這個過程消耗了不少人力、物力。

在人口數據電子檔案的收集、整理、錄入數據過程中，由于PAD或智能手機對網速高度依賴，在網速緩慢和信息覆蓋不到的區域，普查工作人員無法正常工作。這也是目前我國電子檔案發展中遇到的技術應用創新滯后難題。

3.3 電子檔案的開發應用是檔案發展的必然趨勢

當今世界各國都在大力發展大數據，把大數據作為國家戰略發展。習近平總書記在中共中央政治局第二次集體學習時強調，要主動實施國家大數據戰略，加快建設數字中國。雖然我國大數據產業快速發展，但是仍存在行業發展良莠不齊、數據開放程度較低、安全風險日益突出、技術應用創新滯后四大挑戰。在人口普查工作中，工作人員的紙質檔案和電子檔案交叉整合使用就是我國數據開放程度較低、大數據技術應用創新滯后的無奈之舉。新修訂的《中國國家檔案法》增設“檔案信息化建設”的內容，規定各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發展規劃，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用，電子檔案建設成為國家大數據建設的一部分[5]。人口數據檔案不但對數據存儲的長期穩定有基本要求，對數據的存儲處理及讀取能力都帶來軟硬件的挑戰，電子數據檔案建設需要高額資金支持。政府通過戰略部署對人口電子檔案的建設給予指導和支持，是促進大數據收集、存儲和分析技術持續推進的根本性有效手段。

參 考 文 獻

[1]周映月.電子檔案和紙質檔案的整合利用與共存發展[J].辦公室業務，2017（4）：102，104.

[2]路玲.電子檔案和紙質檔案的整合利用與共存發展[J].河南科技，2009（10）：9-10.

[3]張少偉.電子檔案和紙質檔案的整合利用與共存發展[J].城建檔案，2017（5）：37-38.

[4]姜昱.電子檔案和紙質檔案的整合利用與共存發展探討[J].城建檔案，2017（3）：92-93.

[5]畢英梅.電子檔案和紙質檔案的集成化管理措施分析[J].才智，2017（16）：257.