醫用耗材采購信息變動通知系統的設計與應用

浙江大學醫學院附屬兒童醫院 信息中心，浙江 杭州 310052

引言

隨著改革的推進與深化，公立醫院對后勤服務的要求也越來越高，已將其納入質量全程監控管理的范疇[1]。精細化管理是以“精確、細致、深入、規范”為特征的全面管理模式[2-3]。其運用程序化、規范化、標準化、數據化和信息化手段，以達到提高質量和效益為目的，實現組織管理各單元精確、高效、協調和程序運行[4-5]。現在大部分醫院以分院區形式分布，工作人員多點辦公，而醫用耗材采購中物資的新增、停用、價格變動經常發生，原先使用紙質報告單在部門間的申請、通知，未被審批部門接收、及時處理的情況時有發生，阻礙了采購進程。基于此，我們通過改進醫用耗材采購信息變動通知的管理流程，在醫院物資管理系統相關表中增加觸發器，實時抓取醫用耗材物資變動數據，改進其管理流程，編譯醫用耗材采購信息變動通知系統，用系統軟件替代紙質報告，結合自動短信通知相關人員，通過對此軟件系統不斷的螺旋式升級，在實際使用中，取得良好的應用效果。

1 醫用耗材變動通知中存在的主要問題

1.1 醫用耗材變動通知頻繁

醫用耗材是醫療器械的重要組成部分，具有品種多、用量大、消耗快、更新快、采購頻繁等特點。隨著醫療條件的改善、院感管理的要求和患者對醫療服務需求的提高，大量的一次性耗材取代需消毒的可重復使用的醫用耗材[6]。我院醫用耗材變動需通知頻繁，2019年1月至8月，醫用消耗材料共采購5116次訂單，258次醫用耗材變動需部門間通知協調。

1.2 跨院區、多地點辦公審批效率低

醫用耗材采購中物資的新增、停用、價格變動的發生，都需要在采購部門、醫保部門、物價部門、臨床部門之間進行協調，傳統方法使用紙質報告單在部門間申請、傳遞、審批，而多院區、多部門之間的協調，未被相應部門及時接收、及時處理情況時有發生，審批效率低。據統計，在紙質審批流程中，平均時長3 h。

1.3 物價及醫保部門審批流程繁復、易出錯

物價中心要求醫用耗材收費價格的計算人與核對人不相同，且各院區通知到位，且相關紙質報告單編號、簽字、留檔等過程，操作較為繁復、易出錯。

2 醫用耗材采購信息變動通知系統需求采集

我院成立由醫保辦、物價中心、采購中心、信息中心、臨床業務科室負責人及相關人員6人組成的需求采集小組，梳理現有流程，通過頭腦風暴法，找出存在的主要問題，用魚骨圖說明，見圖1。

圖1 醫用耗材采購信息變動通知紙質單現存問題魚骨圖

3 醫用耗材采購信息變動通知系統設計

3.1 醫用耗材采購信息變動通知系統設計目標

醫用耗材采購信息變動通知包括醫用耗材采購信息變動通知單書寫、紙質單報告采購中心領導簽字、紙質單報告科室間遞送、物價中心計算人計算、物價中心審核人審核。針對問題需求改進程序流程，設立目標：① 醫用耗材物質變動信息程序自動提取，采購中心員工選擇需要申請通知的醫用耗材；② 程序自動每隔30 min（可配置）提醒采購中心領導醫用耗材有變動，請求審核；③ 程序自動在每隔30 min（可配置）提醒物價中心工作人員醫用耗材有變動；④ 物價中心第一操作人為計算人，程序輔助計算醫用耗材收費單價；⑤ 物價中心第二操作人為審核人，確認審核。

3.2 醫用耗材采購信息變動通知系統設計過程

根據前面的分析，編譯醫用耗材采購信息變動通知系統，取代原流程中的紙質單，用電子單形式通知。系統具體設計如下：① 對接采購中心物價采購系統，在耗材物資對應表上建立觸發器，當采購系統有醫用耗材物資變動（變動方式為：新增、停用、修改），觸發器抓取相關信息，包括：醫用物資名稱、規格，采購單價、變動方式、國產/進口、單位，觸發系統時間；② 采購中心工作人員在程序上選擇需要通知給物價中心的物資，輸入自己工號、密碼確認通知；③ 采購中心領導選擇確認通知的通知單，輸入工號、密碼確認；④ 如有需要處理的通知單出現，程序每隔30 min自動彈出，顯示在電腦屏幕的最上層。物價中心第一次點擊通知信息的為計算人，填寫收費名稱、收費單價（軟件參考物價相關規定部分自動輔助計算收費單價）。最后輸入工號、密碼確認，程序記錄系統時間及結算人信息；⑤ 物價中心第二次點擊通知信息的為審核人，審核人不能和計算人相同，核對成功后輸入工號密碼確認審核；⑥ 可右鍵點擊醫用耗材通知信息，彈出和原紙質單格式為參考的打印模塊，可打印出軟件版紙質通知單；⑦ 提供多功能查詢模塊，以方便查詢歷史醫用耗材通知相關信息；⑧ 系統操作流程可逆，但每一步數據的變化系統都得保留相關修改日志。改進后的醫用耗材采購信息變動通知系統的數據流圖如圖2。系統部分相關界面如圖3～4所示。

圖2 醫用耗材采購信息變動通知系統流圖

圖3 醫用耗材采購信息變動通知系統通知界面

圖4 醫用耗材采購信息變動通知系統計算認操作界面

4 應用效果

通過醫用耗材采購信息變動通知系統上線后對實施情況進行跟蹤、評估，經過8個月的實施，得到了相關科室的認可：系統目前總得到258條通知單數據，作為樣本，比較通知時間（采購中心最終通知物價中心時間）與計算時間（物價中心工作中第一人處理時間），平均相差35.32 min、計算時間與核對時間（物價中心工作中第二人處理時間）平均相差12.48 min，響應時間良好，見表1。由于是程序系統通知，跨院區通知得到解決；以觸發器自動抓取院內醫用耗材管理信息系統的基礎數據，簡易度提升；醫用耗材收費價格大部分可以由系統參考物價規定智能計算，勞動量減少，智能度提高。通過對使用科室相關使用人員的滿意度調查發現，比較實施前后對醫用耗材采購信息變動通知的工作流程，工作效率，操作繁復程度等條目來評價，結果顯示，總體滿意度從54.8%提高至98.5%。

表1 258條通知單數據時間差

5 討論

隨著科學技術和醫療事業的不斷發展，全程信息化監管將成為醫院管理的必然趨勢[7]。研究根據實際操作過程中體現出的矛盾，在保證質量的基礎上，改變流程，簡化繁復的操作過程，對醫用耗材采購信息變動通知進行重新整理，編譯程序，讓通知變得既滿足政策管理，又滿足實際要求，滿意度得到提高。

醫用耗材采購信息變動通知系統的基礎數據是在醫院物資管理系統中自動提取，系統使用者很少需要自己錄入相關數據，在原本工作任務就繁重的情況下，減輕了工作量，提高了工作效率，而效率提高使醫用耗材庫存減少成為可能。

醫用耗材采購信息變動通知系統上線后，共采集到258條通知單數據，比較醫院物資管理系統自動獲取的醫用耗材物資名與物價人員填寫的物資收費名稱98%有差異。國家藥監局發布《國務院辦公廳關于印發治理高值醫用耗材改革方案的通知》（國辦發〔2019〕37號）[8]，強調規范醫療器械唯一標識系統建設，加強醫療器械全生命周期管理。對于醫用耗材名稱，建議各個系統中應與醫療器械唯一標識數據庫中的耗材名稱一致。下一步，研究將會按照國家藥監局發布《國務院辦公廳關于印發治理高值醫用耗材改革方案的通知》，在醫用耗材采購信息變動通知系統中加入符合醫療器械唯一標識系統規則的識別碼，與別的信息系統預留接口，更加方便臨床科室使用。

6 結論

進一步的發展和建設需要系統化方法解決系統化問題。隨著信息技術的快速發展，醫院管理模式只有不斷的改進，才能滿足時代的需求[9-11]。醫務人員是管理措施的實施者、制度政策的執行者，在醫院管理中起著至關重要的作用[12]。基于信息化的系統操作，以流程為核心，以質量為前提[13]，著重強化簡便的操作方法，借助于規范，從始至終地操作流程、完善各項管理環節以達到更加優質的管理效果[14]。醫用耗材采購信息變動通知系統的建立，有效地縮短了醫用物資變動部門間的通知時間，提高醫院管理的效率和效果。隨著信息技術的發展，人工智能在醫學領域有著重要的作用[15]。有學者提出，需要加快人工智能醫學應用開發步伐。在后勤醫院管理流程中，如何引入人工智能，以快速提升醫護的滿意度，是需要進一步探究的問題[16]。