電子發票與會計自動核算

張世平

[摘 ? ?要] 電子商務的飛速發展及電子票據管理法規的逐步完善，為電子票據作為會計原始憑證創造了良好環境。先進的信息技術水平，確保電子發票驗證和發票要素數據交換能方便、快捷進行，為會計自動核算奠定了堅實的基礎。對財務系統進行適當配置并結合單位OA系統電子簽署，實現了購買業務會計自動核算，全面提升了單位財務信息化水平，推進了單位管理架構和治理能力現代化。

[關鍵詞] 電子發票;發票要素;數據交換;購買自動核算

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 23. 027

[中圖分類號] F232 ? ?[文獻標識碼] ?A ? ? ?[文章編號] ?1673 - 0194（2020）23- 0060- 04

0 ? ? ?引 ? ?言

隨著網絡信息技術、網上購物、網上支付的快速發展及國家對電子發票的大力推廣，電子發票越來越普及。2012年國家在北京等多個省市開展網絡（電子）發票應用試點， 2013年2月國家稅務總局發布了《網絡發票管理辦法》，2013年6月27日，京東商城在北京市開出我國內地第一張電子發票。2013年12月，國家發改委、財政部、國家稅務總局、國家檔案局聯合發布了《關于組織開展電子發票及電子會計檔案綜合試點工作的通知》，為電子發票作為會計核算原始憑證提供了法規依據。2020年3月23日，財政部、國家檔案局聯合發布了《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，明確規定了電子會計憑證與紙質會計憑證具有同等法律效力。現在，一般的購物網站和信息化管理程度高的行政、事業、企業單位都能開具稅務電子發票或非稅收入統一電子票據，并作為會計核算原始憑證。電子發票開具并能作為會計入賬依據的普及，為實現會計自動核算奠定了良好的基礎。

電子發票開具方的自動會計核算比較簡單，許多單位已經實現了自動會計核算，不再贅述，本文主要探討商品或服務購買方電子發票會計自動核算。

1 ? ? ?基于電子發票的會計自動核算實現條件

要實現會計自動核算，財務系統必須能自動獲取核算所需的信息，如購買商品或服務的日期，商品或服務的名稱、用途、規格型號、單位、數量、單價、金額、稅額，價稅合計金額，銷售商品或服務的單位名稱、開戶銀行及賬號等。

財務系統獲取購買商品或服務的日期主要用于判斷電子發票是否在規定的報銷期限內，因企業所得稅或其他一些實行預繳的稅種年終匯算清繳、增值稅專用發票認證抵扣期限等原因，每個單位根據自身情況都規定了票據的報銷期限，超過規定期限的票據不予報銷。

商品或服務的名稱是會計核算時分類的重要依據，商品或服務的名稱結合購買單位的用途可能會分別作為固定資產、庫存商品、原材料或在建工程等核算。

商品或服務的用途是商品或服務作為固定資產、庫存商品、原材料或是在建工程等核算劃分的主要依據，開具電子發票時，銷售方需明確知悉購買方購買用途。

商品或服務的規格型號、單位、數量、單價是會計明細核算的依據，也是單位庫存管理最重要的信息。

商品或服務的金額、稅額是價稅分離核算和正確計算增值稅進項稅的依據。只有取得商品或服務的金額、稅額信息，才能進行正確的成本、稅金、盈虧核算。

商品或服務的價稅合計金額是向商品或服務提供方支付價款的原始依據。

銷售商品或服務的單位名稱、開戶銀行及賬號是向商品或服務提供方轉賬支付價款必備的信息。

2 ? ? ?電子發票的格式及要素

電子發票主要分為稅務電子發票和非稅收入統一票據，稅務電子發票由稅務機關監制，電子發票信息數據由稅務機關收集、存儲、運用，非稅收入統一票據由財政部門監制，電子發票信息數據由財政部門收集、存儲、運用。兩類票據的格式及要素不盡相同，這給會計自動核算帶來一定困難。為實現電子發票的會計自動核算，兩類電子發票的格式可以不盡相同，但應有以下統一的基本要素： 電子發票類別，監制單位，機器編碼，發票代碼，發票號碼，開票日期，校驗碼，購買方或交款人名稱、納稅人識別號、地址及電話、開戶行名稱、開戶行賬號，密碼區，項目（貨物、勞務、服務）名稱、用途、規格型號、單位、數量、單價、金額、稅率、稅額，金額合計，價稅合計大寫，價稅合計小寫，銷售方或收款人名稱、納稅人識別號、地址及電話、開戶行名稱、開戶行賬號，備注，收款人，復核，開票人，銷售方印章。

3 ? ? ?電子發票的開具

電子發票的開據需要有稅務電子發票管理系統、非稅收入統一票據管理系統客戶端，商品或服務銷售方通過客戶端登錄稅務電子發票管理系統、非稅收入統一票據管理系統申領發票、開具發票、上傳開票信息以及已開票據的后續處理。稅務部門發票管理系統或財政部門非稅收入統一票據管理系統接收到上傳的發票或票據開具信息應當妥善保存相關數據，以備稅款繳納，商品或服務購買方發票認證、提取會計自動核算所需數據的需求。

為滿足稅務及會計自動核算的需求，商品或服務銷售方在開具電子發票時應填入以下基本要素（如無，則不需填）：開票日期，購買方或交款人名稱、納稅人識別號、地址及電話、開戶行名稱、開戶行賬號，項目（貨物、勞務、服務）名稱、用途、規格型號、單位、數量、單價、金額、稅率、用途，銷售方或收款人名稱、納稅人識別號、地址及電話、開戶行名稱、開戶行賬號，備注，收款人，復核，開票人。電子發票的其他必備要素如稅額、金額合計、價稅合計大寫、價稅合計小寫，由系統根據已填入的基本要素自動生成。此外，開具的電子發票還應有銷售方單位的電子簽章。

4 ? ? ?電子發票入賬認證及數據交換

4.1 ? 電子發票認證

電子發票入賬之前需要連接稅務部門發票管理系統或財政部門非稅收入統一票據管理系統進行認證，以辨別發票或票據的真偽。電子發票認證一般是將認證程序內置于單位的網上報賬系統或財務系統內，利用互聯網，通過程序接口、中間庫與稅務部門發票管理系統或財政部門非稅收入統一票據管理系統實現互連互通及數據交換。

電子發票認證時，經辦人登錄單位網上報賬系統點擊發票認證菜單或會計人員登錄單位財務系統點擊發票認證菜單，在發票認證頁面輸入發票代碼、發票號碼、開票日期、開票內容、發票金額、校驗碼、驗證碼等信息或掃描電子發票二維碼，網上報賬系統或財務系統將信息發送到稅務部門發票管理系統或財政部門非稅收入統一票據管理系統，并發起查詢請求，稅務部門發票管理系統或財政部門非稅收入統一票據管理系統將查詢結果返回到單位網上報賬系統或財務系統。查詢結果為真，返回電子發票的相關信息數據，進行后續的賬務處理，查詢結果為假，則終止后續的賬務處理。

4.2 ? 電子發票數據交換

電子發票認證通過后，稅務部門發票管理系統或財政部門非稅收入統一票據管理系統會自動返回購買方會計自動核算所需的發票要素信息數據?；谙到y和數據安全的考慮，商品或服務銷售方或購買方與稅務部門發票管理系統或財政部門非稅收入統一票據管理系統之間的數據交換一般是通過中間庫建立數據接口來實現的。銷售方開具票據時，將票據開具的相關信息和內容推送到指定中間庫，稅務部門發票管理系統或財政部門非稅收入統一票據管理系統通過建立的數據接口，將銷售方推送到中間庫的數據及時讀入自己的內部管理系統，以進行后續的管理和利用，并通過一定的處理后再將確認有效的票據開具的相關數據又推送到中間庫，供購買方獲取自動會計核算所需信息數據。

購買方獲取自動會計核算數據并成功進行核算后，應推送電子票據已經入賬的信息到中間庫，稅務部門發票管理系統或財政部門非稅收入統一票據管理系統從中間庫獲取電子票據已經入賬的信息，并做標記，在該電子票據可能再次被作為會計核算原始憑證時做出拒絕提示，避免被重復用于虛假報銷。

5 ? ? ?自動會計核算的實現

購買方電子發票認證時獲取的電子發票要素信息數據結合實際收到的商品或服務可辦理商品或材料入庫、服務入成本、設備入固定資產等手續，以及生成支付審批單，經分級授權簽署后，就具備了自動進行會計核算的基本條件。

5.1 ? 電子發票報銷電子簽署

購買的商品、服務、材料、設備等需要辦理驗收、入庫手續，根據單位內控制度的規定，對不同的報銷金額需要不同層級的主管或領導審簽，對于重大支出，還會需要領導層匯簽，完成相應手續后才能進行會計賬務處理，并進行支付。對于實行辦公自動化的單位，驗收、入庫、審簽、匯簽均能通過OA（辦公自動化系統）完成，財務系統與OA系統對接，能將驗收、入庫、審簽、匯簽結果推送到財務系統，財務系統根據結果進行會計自動核算。

為便于區別不同的業務，每筆業務應由網上報賬系統或財務系統從業務源頭開始生成一個唯一的業務單號，以業務單號來歸集與該業務有關的所有原始電子憑證，并實現OA系統和財務系統之間的數據傳遞。

驗收、入庫手續的電子簽署，主要是負責驗收的人員根據商品、服務、材料、設備等的購買合同（協議）及到貨通知，根據驗收要求，確定對方提供的商品、服務、材料、設備等在技術指標、質量、數量方面是否符合合同（協議）規定，驗收通過的，可進行下一步的賬務處理，對于商品、材料、設備還要辦理入庫手續。驗收、入庫均可在OA系統生成電子驗收單和入庫單，由驗收人和庫管電子簽名后完成驗收、入庫手續，作為購買業務后續賬務處理的憑證之一。

主管或領導審簽、領導層匯簽，根據單位內控制度的規定，不同單位會設定不同的支出金額分級審簽制度。如有的單位規定，10萬元以下的支出由部門主管審簽;10萬元以上，100萬元以下的支出，除部門主管審簽外，還需要單位財務主管審簽;100萬元以上，1 000萬元以下的支出，除部門主管審簽外，還需要單位主管財務工作的領導審簽;1 000萬元以上的重大支出，除部門主管審簽外，還需要單位領導層匯簽。

按照單位內控制度規定，依據業務單支出金額的大小，通過OA系統將電子業務單推送給具有簽署權限的主管、領導、領導層，主管、領導、領導層根據相關規定判斷該業務是否能支出，如同意該業務支出，則簽署同意的意見并電子簽名，如不同意該業務支出，則注明否決的理由并電子簽名，簽署結果由OA系統自動推送給業務流程相關環節。

5.2 ? 自動會計核算

在業務單完成驗收、入庫、審簽、匯簽等電子簽署手續并獲取這些信息，電子發票完成認證并獲取電子發票相關要素信息后，財務系統根據獲取的信息自動完成會計核算每一環節的分析、判斷、處理，自動生成會計核算分錄的各項信息。

自動會計核算中最關鍵的是財務系統能根據商品或服務的名稱和用途自行分析、判斷，進行正確的會計核算，財務系統管理員要根據本單位的會計政策和會計估計，結合實際業務情況對財務系統進行合理、正確的后臺配置。

商品或服務因用途不同，會計分錄會有很大差異。用于再次出售而購買的商品、設備、材料等作為庫存商品核算，增值稅作為進項稅額核算;用于生產而購買的材料作為原材料核算，增值稅作為進項稅額核算;在建工程購買的物資、材料先要作為原材料核算，在建工程領用物資、材料時，要將所領用物資、材料的成本從原材料結轉到在建工程，營改增后相應的增值稅進項稅額不再轉出計入在建工程成本。下面將結合商品或服務及其用途，分析一般納稅人常見購買業務事項的會計自動核算分類處理方法，如表1所示。

財務系統根據購買業務事項會計自動核算分類處理規則進行設置，設置調試完善后系統即可進行自動核算，在自動完成會計分錄處理的同時，根據獲取的電子發票要素信息自動生成銷售方名稱、開戶行名稱、開戶行賬號、金額等信息，并完成支付。至此，整個購買業務事項實現了自動會計核算。

6 ? ? ?自動會計核算的意義

電子發票結合單位OA系統電子簽署，以及配套的網上報賬系統、財務系統，實現了單位購買業務真正意義上的會計自動核算。由于購買業務的數據元素來源于外部，數據元素千差萬別，沒有統一的標準和格式，數據自動化處理非常困難，購買業務實現會計自動核算是單位財務實現自動化、信息化的關鍵。

購買業務實現會計自動核算能顯著提高單位財務自動化、信息化水平，提升單位財務的工作效率和準確率，減少人為干擾因素，促進單位業務流程的標準化并根據實踐不斷優化，根據單位發展實際調整完善相關制度、規則，促使單位建立健全內控制度，以此來不斷提升單位管理水平和治理能力。

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