新形勢下做好企業檔案管理工作的重要性分析

王帥

摘 要：隨著我國社會信息化程度的不斷提高，信息化的優勢已經初步顯示出了其重要作用。企業檔案管理工作也不例外，在信息化的推動下，從工作模式到方法和手段都發生著巨大的變化。作為企業檔案管理人員必須盡快轉變思想觀念，正確認識和理解檔案管理工作的重要性，積極主動的不斷開拓和創新，把企業的檔案管理水平推向一個新高度。

關鍵詞：新形勢 企業 檔案管理 重要性

一、新形勢下我國企業檔案管理工作的特點和不足

企業檔案是指企業在各項生產和經營活動中形成的具有保存價值的歷史記錄。這些記錄可以是多種形式的，比如各種文字、圖表、聲像等。檔案管理工作是企業管理工作的一個重要組成部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。一個企業業績與管理水平的重要尺度就是如何科學規范的管理檔案衡量。企業檔案對研究本企業的經營業績和科學發展提供了第一手資料，記載著這個企業發展史上的優秀成果。

信息化時代的到來，為人類社會的進步和發展注入了新的動力，也使得各行各業的發展呈現出新特點。企業檔案管理工作正在逐步由傳統的人工模式轉變為大數據條件下的信息化管理。傳統模式下的紙質檔案已經不能滿足信息化條件下知識大爆發，電子檔案就成為新的載體形式。通過信息化設備和技術將相關的信息資源整合歸類成電子信息進行傳遞和儲存，充分發揮計算機網絡技術的優勢，實現檔案信息資源的快速傳遞、查閱簡單、長久保存，很好地避免紙質化條件下的各種損毀情況的出現。如今，由于信息時代的開放性，在企業檔案管理的過程中，會遇到比以往更多的信息資源，這就需要工作人員充分利用信息技術和手段快速進行分辨、收集、加工和整理，并且確保這些信息資源能夠為企業發展所利用。同時，由于計算機網絡技術的廣泛應用，使得在權限所允許的范圍內，企業人員可以通過檔案信息共享平臺進行資料查閱，相互間互不影響，大大提高了檔案資源的利用效率。另外，信息化條件下，對檔案信息資源安全性提出了更高的要求，檔案管理人員要掌握各種信息風險防范手段，確保檔案信息的真實性和完整性、全面性。

面對著信息化的不斷發展，我國企業檔案管理工作還沒有完全從舊模式中轉變過來，很多方面還無法跟上信息化的步伐。很多企業中從管理者到檔案管理人員都對檔案管理缺乏足夠的認識，認為這項工作不重要，沒有制定或缺乏完善對的規章制度來規范和支持檔案管理工作，致使檔案管理工作流于形式，仍然處于低級水平。而且，由于目前信息化應用的不徹底，檔案管理工作的各個環節還無法相互默契配合，信息平臺的建設還不夠完善，對信息的處理還缺乏足夠的信息技術和手段，無法實現企業檔案的精細化管理。很多企業雖然有完備的檔案管理體系，然而他們并沒有對檔案信息資源進行深入研究，認為檔案只是企業發展的記錄，不去開發利用檔案資源的深層次價值來為企業發展服務。因此，諸多方面的不足，在很大程度上阻礙著檔案管理工作的信息化進程。檔案管理人員要積極轉變思想，主動學習和應用新技術、新知識，為企業檔案管理工作貢獻智慧和力量。

二、做好企業檔案管理工作對企業發展的作用

隨著廣大企業現代化管理體系的不斷完善，各個部門間的相互配合更加緊密。企業檔案管理部門作為企業不可缺少的組成部分，已經逐步受到了關注和重視，科學、規范、系統的檔案管理工作能夠為企業的現代化進程提供強有力的支持。

（一）科學的檔案管理工作能夠為企業發展提供持續動力

良好的企業檔案記錄著企業發展整個過程和生產經營的各項活動。作為企業管理活動最翔實的第一手資料，能夠為企業的各項計劃安排和決策提供科學依據，也有助于企業的現代化技術和知識的儲備，能夠有效提高整個企業的工作效率。

（二）系統化的檔案管理工作可以加強企業的風險防范能力

隨著信息化程度不斷加強，檔案管理工作正在向系統化、體系化發展。檔案管理部門和企業其他部門的聯系更加緊密，各種檔案信息資源也成為企業資產的重要組成部分。因此，系統的檔案管理工作可以及時為其他部門提供全面、客觀的資料和憑證，確保各部門的活動在各項法規、制度允許的范圍內進行，從而保障企業和員工個人的各項合法權益不受侵害，避免出現一些法律糾紛。

（三）全面、豐富的檔案信息能夠成為企業培訓和宣傳的重要資料

做好企業檔案管理工作，充分利用信息化條件下的新技術采集各種有助于企業發展的檔案信息資源，通過嚴格、系統的加工和整理，形成生動、活潑的教育和宣傳材料。這些有關企業活動中的點點滴滴，是最形象、生動、接地氣的教育培訓素材，能夠為廣大員工提供豐富的知識和精神食糧，提高他們的積極性、主動性和凝聚力。同時，通過這些積極的、富有正能量的載體，企業可以有效地向全社會展示自己的良好形象、人文理念、發展成果和文化氛圍，從而為企業發展營造良好的內外部環境。

進入新的發展時期，企業檔案管理人員要積極地參與到信息化進程中來，不斷地學習和掌握新知識、新技術，開拓創新檔案管理方法、手段，全方位加強檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率和水平，助力企業可持續發展。

參考文獻

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[2]張玉芬淺論加強企業檔案管理工作的重要性分析[J].華章，2014（27）：316.