河北省水文行業(yè)電子公文和電子檔案集成管理模式探究

□鄭 偉 魏 麗

近年來，河北省水文行業(yè)大力推進(jìn)信息化建設(shè)，辦公無紙化、文檔一體化和各項業(yè)務(wù)信息化迅猛發(fā)展，辦公自動化的不斷發(fā)展產(chǎn)生大量的電子文件，加上無紙化辦公的趨勢，更凸顯了電子公文歸檔和電子檔案系統(tǒng)的重要性。電子檔案依托本單位OA 系統(tǒng)的便捷，可以實現(xiàn)信息的資源共享，提升檔案管理效率，在文件歸檔、提取、查找、修改等方面具有明顯優(yōu)勢。但電子檔案憑證價值不明，長期保存技術(shù)措施不到位，成為電子檔案管理環(huán)節(jié)上的難點和瓶頸，檔案管理急需變革發(fā)展、創(chuàng)新轉(zhuǎn)型。

1.河北省水文行業(yè)電子檔案現(xiàn)狀

1.1 現(xiàn)狀

隨著水文工作信息化建設(shè)步伐的加快，水文辦公現(xiàn)代化建設(shè)也初具規(guī)模，檔案資料全部電子化，形成一定規(guī)模的水文檔案數(shù)據(jù)庫。2017 年河北省水文行業(yè)在全省水利行業(yè)率先實現(xiàn)了檔案數(shù)字化建設(shè)，建立起省水文行業(yè)電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺，對檔案室室藏全部檔案和主要業(yè)務(wù)檔案建立了檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫，全部錄入計算機中科怡檔案管理系統(tǒng)。利用計算機和網(wǎng)絡(luò)，擺脫時間、空間的制約，進(jìn)行異地傳輸、異地利用，初步實現(xiàn)了電子文檔的統(tǒng)一管理和共享。

1.2 目前電子檔案存在的問題

一是電子檔案屬于數(shù)字化信息，與紙質(zhì)文件不同，對計算機有依賴性，具有存儲不穩(wěn)定的特點。由于過時的檔案介質(zhì)、計算機設(shè)備的更新?lián)Q代速度加快等原因，各單位或多或少都存在著電子檔案無法正常打開利用或者不能辨認(rèn)其原稿的真實性問題。……