高校檔案信息化建設探索與實踐探究

高玉昱

高校檔案信息化建設就是利用現代信息技術開發檔案的信息資源，保護檔案資料，做好檔案的管理工作，提高檔案在當今這個信息化時代的利用率。高校檔案信息化建設是將用戶的需求作為導向，將校園網絡作為平臺，將檔案數字化和電子文件管理作為信息化建設工作的重點，以便能夠促進高校檔案事業的發展以及信息資源共享。

一、高校檔案管理信息化建設的重要意義

1.有助于促進高校各項事業的發展

現階段我國高校的檔案管理信息化的發展還不夠完善，檔案管理工作是高校的基礎工作，在高校檔案信息化建設過程中，需要依托于科學技術來實現高校檔案電子化儲存，并利用網絡來提高檔案信息的規范管理。優化管理方式不僅能夠提高檔案管理的效率，還能夠促進檔案管理推動高校各項事業的發展。高校的檔案管理信息化建設能夠促進教育工作的不斷進步發展，并且對信息化社會的建設也有重要的作用

2.有利于檔案的存儲和查詢

隨著高校的不斷發展檔案信息資源的不斷增多，紙質檔案管理的問題就顯現出來了。長時間的存儲會使其變得潮濕、發黃、發霉，使高校檔案信息變得不完整。基于紙質檔案管理出現的問題，電子檔案相比紙質檔案具有存儲優勢，還能夠維護高校檔案信息完整。

在紙質檔案管理中，要想查詢一份檔案需要檔案管理人員在厚厚的紙質檔案資料中進行找尋，通過找尋紙質檔案目錄信息，去庫房找尋檔案資料，這種查詢紙質檔案的方法費時費力效率低下。采取信息技術來管理檔案，就可以通過互聯網軟件，進行組合查詢，進而準確的將所需檔案查找出來，省時、省力、正確、快速的查到檔案信息內容。

二、高校檔案管理構建存在的問題

1.信息化檔案管理認識不足

高校要想構建檔案管理信息化并不是一件容易的事情，需要投入大量的人力與資金。目前部分高校還是紙質檔案管理的模式，忽視了檔案管理信息化的構建，也忽視了對檔案管理人員信息化的培訓工作。信息化檔案管理模式雖然不能夠直接為高校創收經濟效益，但是高校如果將檔案信息合理的進行管理，就能夠為高校的教育事業提供有效的支持與保障，構建信息化檔案管理模式等同于間接為高校教育事業創造價值。

2.檔案管理信息化基礎設施不完善

高校運用校園網進行檔案管理，是校園網構建中的一大優勢，但是在信息化檔案管理過程中，常見的載體是磁帶、光盤、膠片、硬盤等，這些載體會因各種因素而發生破損，如：害蟲侵害、使用過程中磨損、自然老化等，這些因素都能夠影響信息化，甚至還會導致信息系統運行不當，使一些檔案信息丟失。因此，高校構建的信息化檔案管理模式時 ，要防止檔案載體的被破損，在選取載體時，應該注重其材質，還應定期找專業人員進行維護與檢測，避免載體出現問題，影響高校檔案管理工作。

3.檔案管理標準不完善

信息化檔案管理是一個較為嚴密的系統，高校各部門的相關信息為數據處理的及時與準確提供了保障。然而，隨著高校構建的信息化檔案管理模式的形成，高校檔案管理信息化為高校提供的數據計算的標準卻難以滿足高校管理上的需求，因而，高校教育管理、教育管理流程、數據交換、教育程序標準等都應該進一步的完善。否則會失去高校信息化檔案管理的根本價值，還會使高校的檔案管理體系出現混亂，甚至會影響高校工作的正常運轉。

三、檔案管理信息化建設建議

1.確保信息建設工作的規范性

工作規章的制定及完善是十分重要的環節，只有先制定出完整的一套管理規章，并在信息化建設過程中嚴格落實，才能促進檔案管理信息化工作的穩步進行。確保規章更具規范性，要遵從全校統一制定的目錄標準，要對檔案的各項信息資源進行整合，要注重對自身內部資源及其他可收集的重要資源進行整合，進一步對檔案管理方式進行規。高校檔案管理工作的信息化進程推進不能只局限在校內，應當注重各大高校內部檔案與其他院校檔案的交互，挖掘能夠滿足自身信息需求的檔案資源供給校內外學生查找瀏覽。

2.對檔案人員進行信息化素質提升培訓

要對檔案管理人員進行專業、系統地培訓，使得檔案管理人員的業務知識能夠得到豐富，也使得檔案管理人員的業務技能能夠得到更好的提高。利用各種方式、機會對檔案人員進行繼續教育，對于檔案管理人員的培訓、學習、進修等工作應該大力支持。

當今時代是信息技術高速發展的時代， 檔案信息化建設工作的實施過程中，檔案資源與資源用戶之間的交互，是由相關技術工作人員來操作的，相關工作人員在當前檔案管理工作中起到的作用是無法忽略的，在檔案管理工作信息化建設過程中，同時具有信息化專業技能與檔案管理知識的人才是至關重要的。所謂專業性的提升，主要指代對提高管理人員檔案相關知識的培養、信息知識能力的提升等涉及多個方面的強化過程，這一過程需要管理人員學習當前最新的信息技術，提升對信息的敏感度，并遵從相應的信息應用與共享準則才能達成。強化隊伍質量，這樣會使人才隊伍建設更有效率。注重提升內部人員的知識素養以及檔案管理能力，確保人才具備一定的專業性，再任命其開始投入信息化建設工作，這樣才能規避在后續工作過程中可能面臨的各項問題，才能確保信息化檔案管理系統更加完善，功能更全面，發揮出其應有的作用，進而為建立起更有效的檔案信息數據庫奠定技術基礎，保證系統的有效性。

項目名稱：高校檔案信息化建設探索與實踐研究（項目編號：2018015）