檔案管理在企業內部控制中的應用研究

劉煥偉

摘 要：檔案管理是調解企業內部工作平衡的一項重要工作。其中主要包括對檔案數據的整合和概括，從而去方便企業內部的使用和查詢。加強檔案管理工作會給企業內部控制帶來便利化，檔案管理的完整性是公司高效運行的基本保障，下文主要敘述檔案管理在企業內部的應用，和如何提高檔案管理在企業內部控制的作用，通過提高檔案管理力度去增加企業內部工作質量。

關鍵詞：檔案管理;內部控制;應用

加大檔案管理的工作力度能在一定程度上去促進企業內部的工作，檔案管理涉及到好幾個方面，比如說人事檔案管理、公司合同管理、財務管理等都是檔案管理所涉及到的。這些都是作為公司運行最基礎的工作，所以說做好這些管理工作公司才能夠穩步進行，只有基本運轉穩定才能夠談得上去發展公司效益。想要提高管理工作能力就要從根源抓起，從制度抓起，同時隨著時代的變化也可利用新型管理方式來進行便利高效管理，根據每個公司內部的運行方式去設置適合的管理方式，從而去提高兩個方式的相適性，提高檔案管理在公司內部控制的高效性。

1.檔案管理和企業內部控制的相互作用

在企業內部運轉中許多證明文件都是需要完整保存的，因為這些文件是證明公司正常運轉的證據，在一些機關檢查中也是必不可缺少的，所以說保證檔案管理工作的完整性的同時也是保證企業內部平穩的運行，同時也是加強企業內部控制的一大措施。

1.1加強企業控制力度，保證企業的基本權益

檔案管理是保障企業基本運作的一項工作，現如今的企業所有交易都是以合同定性的，同時在法律方面也是以合同定性，所以說保證檔案的安全性關系到整個公司的權益。從淺層次上來說員工的個利益也與其密切相關 ，這種一切權益都定性到數字檔案的時代，檔案管理都顯得異常重要。提高檔案管理的工作能力有利于企業內部的管控能力。通過檔案管理工作保障檔案的安全性從而去保障員工和公司的整體利益，避免因為檔案管理不當、文件凌亂錯位甚至丟失文件。去讓員工和公司的權益受到損害。做好檔案管理工作強化企業內部管控強度，讓公司運行井井有條并快速高效，達到真正意義上的管控效果。

1.2加強企業的監管力度

企業控制力度與企業監管力度從廣泛意義上來說就是兩者屬于包含關系，隨著企業控制力度的上升監管力度自然會隨著提高。加強檔案的管理從而去在管理內部去實行監督管理，隨著監督管理的實行去核實檔案文件的準確無誤，在發現文件偏差部分去快速改正，以保證文件在工作使用中無誤性。同時在財務管控這一方面，檔案管理也能呢=保證財務支出的明確性，通過檔案管理去監督每一筆財務支出。避免出現財務濫用近而對公司產生一定的利益威脅。

1.3隨著檔案管理力度的增加，保證信息的安全有效性

對于公司一些的高級文檔，檔案管理要保證文件的安全性，核實信息的準確性，并給予文件妥善的保管。同時這種重要文檔也要做好備份工作，為其做好保障，避免因為文件問題而引起公司效益受影響。同時也要加強企業內部信息的流通性，以確保每部分文件的一致性，通過檔案管理去將企業管控效果更上一個層次。

檔案管理和企業內部控制是存在著一致性的，兩者屬于互相依存互相促進的一種關系，加強檔案管理在企業內部控制的應用的同時，既能促進企業穩步進行也能提高企業內部的管控能力。

2.怎樣提高檔案管理工作的質量

2.1強化檔案管理人員的工作意識

檔案管理工作質量源于檔案管理人員的工作能力，所以想要提高檔案管理質量的首要任務，就是強化檔案管理人員的工作意識，讓管理人員從本質上去意識到工作的重要性，從而去按質按量地去完成自身的工作責任。同時在挑選管理人員是也要注重人員的人文素質。以確保管理工作能高質量的完成。與此同時也要不斷加強對管理人員業務能力的培訓，通過特定的專業課程培養，讓管理人員透徹的了解工作程序，以便于能熟練的進行義務操作。同時也要設定一些考核環節，通過考核情況來一一分析每個管理人員所包含的一些問題，從而去結合每個人的情況去進行培養，從而達到每個管理人員的綜合能力都能達到標準。從而保證檔案管理工作質量。

2.2設立嚴格的管理制度

想要加強管理質量就要通過一定的制度來規范，比如說每一份文檔的管理環節，責任都要落實到位，從錄入、檢查到完成每一個步驟都要落實到個人，通過嚴格的管理制度去規范工作步驟。在工作過程中若出現事物就就要通過嚴格的只制度模式，去追究個人責任，通過這種制度管理模式，規范每個管理人員的工作方式，讓檔案管理工作的每一個環節都做到嚴謹到位。同時也可設立季度考核裁員制度，通過這種高嚴格模式去激起管理員工的工作積極性，從而去提高檔案管理的質量和效率。

2.3利用互聯網技術，簡化管理模式

在如今的信息化時代，將互聯網技術利用到檔案管理中是一個可行的方式。通過互聯網技術去記錄檔案管數據，這種信息化錄入方式與之前的紙質版相比，信息化錄入能夠保證數據的持久性不會因為外部原因導致數據遺失，同時利用互聯網技術也能方便管理工作人員的管理，通過建設數據平臺來加強檔案信息的流通，進而加強檔案信息管理的效率性。與此同時，也要加強數據平臺的安全性能，避免數據泄露導致企業效益受損。從而合理有效的去利用互聯網技術。

2.4加強資金投入

現如今時代的版權問題極為重要，在企業想要研究某項項目時，一定要全面的進行調查，以保證自己的項目沒有觸及到侵權問題，但同時也要保護好自己企業的項目，這時各個部門的支出就會增加，所以說企業就要加強資金的投入，去促進資源調查的全面化，同時也要創建屬于自己的項目平臺，做好企業項目保密工作，防止其他企業的剽竊行為，通過資金的投入去完善整個項目信息的完整性，從而去確保檔案信息管理的準確真實性。

3.結束語

簡而言之，促進檔案管理的工作質量就是促進企業內部的控制力度，通過加強檔案管理去多方面的去管理企業的運行。通過多方面去觀察檔案管理在企業中的效果，在發現問題的同時去進行優化管理。通過提高管理人員的業務水平去保證檔案管理在企業運行中的高效作用。

參考文獻

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