淺談我國行政單位檔案管理的電子化建設分析與探究

何曉林

摘 要：檔案管理作為行政單位的一項重要工作，在當前信息化時代應當強化電子化建設，推動檔案管理的信息化。尤其是隨著我國行政體制改革的不斷深化，行政單位檔案管理及其電子化的重要性更是不斷凸顯。本文基于行政單位檔案管理電子化建設的重要性，分析了當前電子化建設中存在的問題，并針對性地提出了相應的措施，以期為電子化建設實踐提供參考。

關鍵詞：行政單位;檔案管理;電子化建設

對于行政單位而言，檔案是對單位各項工作的匯總整理，記錄單位的各項工作情況，其形式也具有多樣性，如文字、音頻和視頻等。檔案管理的電子化建設實質上是一種信息化建設，以電子計算機為依托儲存行政單位各項工作的相關內容，一方面可以拓展儲存容量，另一方面也提升了管理的效率，操作簡便，相較于傳統的檔案管理極大地節省了時間?；诖水斍拔覈男姓挝槐仨氁J識到檔案管理電子化建設的重要性和必要性，提高對其的重視程度，通過觀念、方法和技術上的創新來促進檔案管理的信息化建設，提高檔案管理的效率。

一、促進行政單位檔案管理信息化建設的重要性

（一）能夠有效提升檔案的服務效率。檔案管理作為行政單位運行發展過程中的一項重要工作內容，在推動行政單位進一步發展中也發揮著重要的作用。隨著當前信息化時代的不斷發展，行政單位檔案管理的電子化建設已經成為必然，實現檔案管理的信息化能夠有效提升檔案的服務效率。一方面檔案管理的電子化建設有利于提升檔案信息提取的便捷性，為管理操作者節省了大量時間，另一方面電子化的傳輸和儲存方式也相較于傳統的檔案管理而言更加安全和高效，儲存容量增大更是提升了檔案的服務性能。安全高效且大容量的檔案能夠增強社會服務的完善性。

（二）有利于節省行政單位檔案管理成本。行政單位檔案管理的電子化建設有利于降低管理成本。在傳統的檔案管理中一般需要行政單位建設單獨的檔案管理部門，檔案管理人員更是需要精通各方面的知識，要負責檔案的存儲、出版、后勤服務等各方面的內容，在人員的培養及人力、物力和財力上都耗費了大量的成本。相較于傳統的檔案管理而言，電子化的檔案管理能夠實現檔案管理的信息化，一方面可以減少專業化的人才在檔案管理中的投入，從而解放人才，將其投入到更高難度的工作中，提升人才的利用效率，降低人力成本。另一方面檔案管理的電子化建設也節省時間，簡化了管理的操作環節，極大提高了管理效率，從而最大程度地降低成本。

二、行政單位檔案管理電子化建設存在的問題

（一）檔案管理電子化建設認識及重視程度低。在以往傳統的檔案管理中管理人員僅僅是將檔案管理視作檔案儲存，對于檔案管理的電子化認識不到位，認為檔案管理的電子化就是將各類檔案進行分類管理儲存，在需要某一項檔案時只需要調出來即可。還存在一些管理人員長時間以來已經習慣了應用傳統的檔案管理方式，對于電子化的檔案管理形式難以適應，對其的可行性和效率性認識不足，抱有懷疑態度。以上情況都是由于對檔案管理的電子化建設認識不到位導致，這也會直接使得大部分管理人員對檔案管理的電子化建設的重視程度不足。

（二）管理人員的電子化操作水平有待提高。行政單位檔案管理的電子化建設需要高水平的專業操作人員，檔案管理人員在電子化操作中不僅僅是需要具備一般的計算機操作水平，還需要在技術和知識層面具備更加全面的能力和素質。而從當前的檔案管理電子化建設進程來看，許多行政單位的檔案管理是缺乏高水平的人才來進行操作的，電子化知識與技術的復合型人才較為缺失，大部分檔案管理人員的電子化水平是較低的，素質的全面性也不足，這就使得行政單位檔案管理電子化建設成效有待提升。

（三）檔案管理軟件缺乏信息管理功能。在具體的檔案管理電子化建設層面，檔案管理軟件的開發和使用實際上缺乏統一性和規范性。行政單位各部門在檔案管理過程中使用的計算機各有不同，規格型號等外部條件具有很大不同，使得檔案管理軟件的開發和使用也具有較大的差異性，軟件之間的互通性較差，在檔案文件檢索和信息管理計算等方面無法做到兼容?；诖丝梢钥吹綑n案管理軟件缺乏一定的信息管理功能，信息管理效率低下，便捷程度不足極大制約了檔案管理的電子化建設發展。

（四）檔案管理電子化缺乏統一的標準和規范

檔案管理電子化建設需要檔案管理工作的規范化和標準化為基礎和前提。由于歷史遺留問題，單位原先的各類檔案的建立與信息錄入差異性較大，兼容性是極其不足的，檔案管理軟件系統之間的移植性也較差。檔案管理電子化標準和規范缺乏統一性在一定程度上也制約了行政單位檔案管理的電子化建設。

三、行政單位檔案管理電子化建設的優化措施

（一）樹立現代檔案管理理念。在信息化不斷發展的當前時代，行政單位的檔案管理也應當加快推進信息化和電子化建設，實現檔案管理的信息化和數字化。進一步推動檔案管理的電子化建設必須要創新觀念，樹立現代化的檔案管理理念。一方面管理人員應當提升對檔案管理電子化建設的認識和重視程度，認識到信息化時代檔案管理電子化建設的必要性和重要性。另一方面要摒棄傳統的檔案管理固定思維模式，創新管理思維，在觀念和實際管理工作中推動檔案管理的現代化，意識到檔案管理電子化建設的緊迫性。

（二）全面提升檔案管理人員的信息化素質。檔案管理的電子化建設也需要管理操作人員的參與，相關人員的專業素養對電子化建設水平發揮著極其重要的作用。基于此在實際的檔案管理電子化建設過程中行政單位應當引進或是培養一批專業化素質高的檔案管理人才，打造一支素質全面過硬的人才隊伍。首先在招聘階段就應當提升人才標準，考核人才的專業技能和經驗，同時要注重道德方面的素質考察。其次在培訓教育過程中要實行個性化的素質培養，對老員工和新晉員工應當采取不同的培訓方式，針對性地提升不同人才的專業化水平。最后要建立健全獎懲激勵機制，從而提升人才的積極性和創造性。

（三）完善檔案管理電子化的制度體系。行政單位的檔案管理電子化建設需要科學完善的制度體系加以支撐，檔案管理的電子化建設是基于統一的標準和規范進行的，統一的電子檔案管理制度由上之下，能夠從電子檔案的制作、信息收集、歸檔、程序等方面加以規范，從而提升整個檔案管理電子化建設的規范性。一方面要建立健全檔案管理電子化建設的各項制度，如電子答案的保管保密制度和電子檔案的使用制度，為具體的操作提供制度遵循。另一方面要建立統一的網絡辦公系統，并將電子檔案的管理納入到其中，實現檔案歸檔、整合到使用的網絡一體化管理，并實現檔案信息在某一范圍的共享，提高檔案的使用效能。此外要是加強檔案管理電子化建設的相關研究，對檔案的信息化、電子化和數字化管理加以深入探討，從而最大程度提升檔案管理的高效性和安全性，進一步推動檔案管理的電子化建設。

結束語

總之，當前我國行政單位檔案管理的電子化建設明顯存在諸多問題，諸如電子化建設水平較低，重視程度不足，電子化建設的規范性等方面有待提升等，電子化建設人員的專業素養對此有很大的影響。基于此應當從制度體系、人員素質、重視程度等方面來強化我國行政單位檔案管理的電子化建設。

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