博物館人事檔案管理工作淺述

臧瑩 趙茜

摘 要：博物館作為征集、保護、研究、傳播并展示人類歷史的見證物，是為公眾提供知識、鑒賞和社會教育的社會公共機構。人事檔案管理工作在博物館行政工作中占據重要的位置。博物館中的檔案種類有很多，有行政檔案、人事檔案、藏品檔案、修復檔案等。其中人事檔案是博物館人事管理工作的重要組成部分，在博物館行政管理工作中尤為重要。

關鍵詞：博物館;人事檔案;管理

1 人事檔案管理的重要性

人事檔案管理，顧名思義是將人事檔案的收納、保管、統計、整理、調整并提供使用，對其管理中形成的記錄和個人經歷的反應、工作狀況、思想品德、業務能力、所受獎懲等方面的情況，并以個人為單位歸檔保存的原始記錄。人事檔案是個人在人事管理活動中形成的第一手材料，具有原始記錄性和真實性，其內容主要反映個人的學習、工作、德才表現等情況。人事檔案產生于人事管理活動，既是人事管理活動的產物，又是人事管理活動的基礎和依據。

對于博物館來說，人事檔案是一個職工歷史的真實記錄，可以清楚地了解職工的學習、工作等方面的軌跡，是單位通過對個人履歷、政治思想、工作表現、業務成績、獎勵懲罰等多方面的記錄，對職工考察、提拔、調動等人事管理工作的參考依據。在辦理職工入職、轉正、定級、職稱評定、保險辦理、退休等手續時，人事檔案也是必不可少的重要依據。如果沒有人事檔案，很多手續就無法辦理，個人的權益將無法得到落實和保障。

查閱歷年來的檔案管理事件時發現，檔案管理的疏漏不可避免，相比信息化的管理方式，傳統管理方法漏洞較多，檔案內容記錄錯誤或被誤改的事件時有發生。某單位退休員工在辦理退休手續時發現，檔案中的年齡被二十多年前的檔案管理人員私自更改，更改原因已不得知，導致其檔案記錄的出生年月與身份證、戶口簿不符，無法按時享受退休社保，經多方協調，仍無能為力，只能推遲退休時間。在此過程中，社保局、派出所、街道辦事處、所在工作單位等部門多次協調，都沒有找到當初更改年齡的證據和原因，諸如此類由于歷史的種種原因導致的關鍵性錯誤，后果只能由其本人來承擔，甚至會影響一個職工的人生命運。所以人事檔案的保管和管理尤為重要，容不得半點馬虎。

2 博物館人事檔案管理要求

博物館人事檔案的管理人員要及時了解和掌握人事檔案材料的信息，不失時機地將職工個人的人事檔案材料收集歸檔，確保檔案等材料不遺失、不損失，保障其安全。歸檔的人事檔案材料要真實規范，對象明確，完整齊全，文字清楚，手續完備。人事檔案是每個人原始的第一手資料，是每個單位包括博物館在內的所有職工最寶貴的個人信息總集，不可復制，一旦錯過存檔期，就不可重來，是單位每個部門、每個職工相互配合的成果，也正是因為如此，人事檔案才能在博物館中發揮其重要的作用，真正服務于每一位職工。

2.1 人事檔案的價值性

按照人事檔案的歸檔范圍，對材料進行逐一鑒別，判斷是否屬于人事檔案的范圍，有無歸檔保存的價值，把具有保存價值的人事檔案材料按規定歸檔。人事管理工作人員要和財務、工會等行政部門相互協作，密切配合，協助領導管理層做好人事管理工作，做好職工的勞動合同、社會保險、人事任免、職稱評定、離退休等相關工作。

2.2 人事檔案的完整性

在鑒定人事檔案的完整性的時候，首先要看檔案整體內容的完整性，對照人事檔案歸檔的范圍，查看有無缺少哪一項，如有缺少，應及時收集補充。其次是查看每一項材料是否完整、齊全，對于不完整的材料同樣要及時加以補充。

2.3 人事檔案的真實性

所謂人事檔案的真實性，就是檔案中人事材料的真實性、可靠性，是否如實反映了職工的真實情況。人事檔案管理人員在判別歸檔材料時要做到認真嚴謹，對人事檔案的保管也要嚴格。人事檔案的真實性為科學精準選人用人和從嚴管理監督干部提供了基礎保障和有力的支撐。

2.4 人事檔案的私密性

人事檔案對于每個人來講是私密的，保證檔案的私密性是人事管理人員的職責，就算當事人查閱，也需要辦理相關的查閱手續，他人更是無權私自翻閱。

3 博物館人事檔案管理現狀和提升

博物館的工作人員大多是學術研究類人員，檔案管理工作崗位往往被認為是無關緊要，這種誤區在學術研究類的單位中似乎長期存在。然而，檔案管理與每個人息息相關，無論從事何種職業、何種崗位，沒有人事檔案的管理，就沒有事業的晉升和發展。必須立足于人事檔案管理的現狀，采納和借鑒其他優秀的檔案管理研究成果，才可以使檔案管理工作逐漸走向正規化、科學化的道路。

如今的檔案內容越來越完善、全面，然而大多數博物館的檔案管理仍然采用之前的模式，與社會的進步還有一定的差距，內容單一而片面，給領導選拔人才、晉升人才帶來了一定的阻礙，對博物館人才的招聘和對照帶來了一定的障礙。那么，如何提升檔案內容的管理呢？

3.1 加強檔案管理人員的培訓

進行定期有效的培訓是提升檔案管理人員工作效率和工作能力的重要舉措。每個人都應在學習的過程中不斷進步，職工的進步才能推進集體的進步，才能推動博物館的發展。

3.2 加強檔案管理工作的宣傳

很多人認為人事檔案管理工作沒那么重要，這是由于該工作宣傳的缺失。檔案并不只是一張紙而已，它與每個人的一生都息息相關，在工作和生活中有效地約束自身的行為規范，避免違法違紀的行為出現，就可以避免污點進入檔案，其警示人們對自身行為進行約束，是工作人員工作調配和懲罰的重要憑證。

3.3 加大對檔案管理工作硬件設施的投入

目前博物館檔案管理工作的硬件設施較缺乏，信息化程度較低，內容的歸納不夠具體，表述不夠精準，積壓和丟失的現象依然存在，查閱過程耗時費力，這些都是檔案管理工作亟待提升的方面。

4 博物館人事檔案走向信息化

在博物館人事檔案管理實際工作中，一直以來都是以實體為主。而實體檔案又存在著一定的缺陷，早期的檔案大多都是手寫的材料，長時間保存下來，筆跡會變得不清晰，紙張的質量不好，時間久了，翻閱的時候必須小心，否則很容易壞。另外，紙質檔案不利于翻閱查找，浪費時間，利用率不高。隨著信息化的飛速發展，信息化管理對人事檔案管理就變得尤為重要。

信息化建設的目的是充分運用計算機等信息技術方法提高人事檔案管理水平和效率。將傳統的紙質檔案通過掃描、拍攝等方式轉換為電子版，對電子版檔案進行整理，建立檔案數據庫和目錄數據庫，既方便日常工作中隨時查找、翻閱，又不會破壞紙質檔案。信息化管理還可以保證檔案信息的及時更新，保證檔案內容的時效性、準確性和真實性。

信息化發展一方面為人事檔案信息化提供了先進的技術、方法、手段，另一方面，在信息化條件下進行新型人事檔案管理，將成為人事檔案信息化建設的重要任務。人事檔案管理的信息化發展目前已然形成較完善的軟件體系，在博物館人事檔案管理當中，統一信息化管理軟件，充分實現人事檔案接收、傳遞、查閱、共享的信息化，不僅方便于人事檔案管理，也方便于專業人才的共享。

5 小結

在現代化快速發展的背景下，博物館人事檔案管理也愈來愈現代化、科技化、信息化，檔案管理是昨天、今天、明天的橋梁和紐帶，關乎每個人的歷史與未來。博物館的人事檔案管理工作應在今后的很長一段時間注重發展和改革，切實做好人事管理的自主權，完善適合本單位的人事用人機制，確立更加有效的競爭激勵機制，對人事工作的管理不斷加強并提高業務水平，落實與時俱進的綜合配套設施，探索真正適合博物館的檔案管理制度，才能有效推進博物館的建設和發展，積極配合完成國家對事業單位人事管理機制的改革。

參考文獻

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