科學發展進程中的檔案管理信息化技術的應用

穆丹

摘? 要：科技及計算機技術的發展與普及促進了社會經濟的發展與進步，在檔案管理過程中，計算機技術所起的作用較為顯著，使檔案管理工作的開展更加科學、高效，故采用計算機信息技術手段取代傳統的手工檔案管理方式。然而在具體的檔案管理信息化技術應用過程中，各類問題不斷呈現。因此，探討檔案信息化技術的有效應用方式具有重要意義。

關鍵詞：科學發展? 檔案管理? 信息化技術? 應用

中圖分類號：F272.7 ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2020）07（a）-0209-03

Application of Information Technology in Archives Management in the Process of Scientific Development

MU? Dan

（Heilongjiang Vocational and Technical School for Civil Affairs，Harbin，Heilongjiang Province，150025 China）

Absrtact： The Development and popularization of science and technology and computer technology have promoted the development and progress of social economy. In the process of file management， computer technology plays a more significant role， making the work of file management more scientific and efficient， computer Information Technology means to replace the traditional manual file management. However， in the application of the information technology of file management， all kinds of problems appear constantly. Therefore， it is of great significance to explore the effective application of archive information technology.

Key Words： Scientific development; Archives management; Information technology; Application

檔案管理工作是衡量高校教育質量及管理能力的重要標準，是學校管理工作的重要組成部分。在教育快速發展的當下，高校對檔案管理工作的重視程度明顯提高。實現檔案管理信息化有利于解決檔案管理工作復雜、繁瑣的現狀，突破傳統檔案管理方式的限制，使檔案管理更加透明、高效，進而促進高校檔案管理工作效率的有效提升。

1? 科學發展進程中檔案管理信息化技術應用優勢

1.1 實現檔案分類整理及存儲

在科技及計算機網絡技術不斷發展的當下，高校的檔案管理工作也逐漸引入信息化技術手段，有效提升了檔案管理的效果。檔案管理信息化的實現，不僅大大提高了檔案信息的收集速度，還優化了管理工作，使檔案管理的處理與管理工作效率都得以全面提高。從檔案管理角度分析，部分高校工作的開展受到了一定的限制，檔案管理信息化現后，這一問題得到了明顯的解決，檔案信息的查閱及傳送不再受到時間與空間的限制，可以有效利用網絡將檔案文件高效、快速地傳送給相應管理部門。同時，將計算機技術引入高校的檔案信息管理過程當中，提高了檔案管理效率，減輕了檔案管理工作人員的工作負擔，使檔案信息的管理及查閱速度都有明顯的提升，實現了檔案管理的分類存檔，實現了檔案信息的高效、及時傳遞，促進了檔案利用率的有效提升。

1.2 檔案管理信息資源共享的實現

在檔案管理過程中引入計算機信息技術使檔案管理工作的開展更加有序，進而實現檔案信息數據資源的共享。相關部門可以通過網絡共享檔案管理的數據庫，實現檔案目錄的共享，同時也可以實現檔案卷宗的實時調閱。此外，信息化技術手段檢索功能的應用，還大大提高了檔案信息的查詢速度，查詢者只需輸入關鍵詞即可快速檢索到所需信息，使檔案信息的查閱及數據庫信息的提取速度顯著提升，進而實現科學、高效的檔案信息存儲與使用。此外，在檔案管理工作過程中應用信息技術手段，還可以提高信息數據的傳輸速度，簡化信息傳送流程，實現檔案使用效率的最大化，進而徹底解決傳統檔案管理方式效率低下的問題。

1.3 滿足檔案管理的多樣化需求

傳統的檔案管理方式較為單一，檔案的管理要受到時間及空間的制約。因此，傳統單一的檔案管理方式難以適應時代變遷下不變豐富的檔案管理需求，檔案信息的利用率也難以有效提升。檔案管理信息化的實現，滿足了檔案管理的多樣化需求，其以信息技術為基礎，在計算機及網絡的輔助下實現了更加安全高效的信息收集、處理與存儲，也可以實現檔案信息的加密，大大提高了檔案信息管理的安全性，同時也利用信息化管理的方式，使檔案信息的查閱及提取速度得以顯著提高，突破了傳統檔案管理方式的時間及空間限制，實現了隨時隨地的檔案信息查閱，有效提高了檔案信息的利用率。

2? 檔案管理過程中存在的問題

2.1 檔案管理方式落后

傳統的檔案管理方式主要用紙質載體進行檔案信息的記錄與存儲，檔案內容復雜，檔案類型較多，需要占用大量的空間進行存儲。同時，在紙質檔案資料存儲過程中，受各種因素的干擾較大，一旦存儲環境的溫濕度發生變化，就會導致紙質文件出現損毀，同時，紙質檔案資料外借或使用過程中也極易發生損壞或丟失，這都會導致檔案信息資源的不完整。同時，紙質資料有一定的保存期限，一旦超出年限，檔案管理人員必須重新整理與編制，檔案管理工作人員還要定期進行損壞文件資料的更新與修補，這都導致檔案管理工作人員的工作量繁重，工作壓力較大。

2.2 檔案存儲與管理過程不規范

由于檔案信息管理過程中涉及多個種類的檔案收集與存儲，有必要實現不同種類檔案的分別存儲，進而減少檔案信息的整理與查找效率。然而部分高校采用的檔案管理不規范，難以實現檔案的規范收集與管理，檔案存儲混亂，類別區分不清，因此，在檔案查詢時需要耗費大量的時間，同時還存在檔案重復現象，占用了大量存儲空間，極大地浪費了檔案管理資源。

2.3 缺乏對檔案管理工作的重視

部分高校的領導層并未意識到檔案管理的重要性，因此，依然采用傳統的檔案管理方式，檔案管理設施未能及時更新，管理工作的混亂現狀也難以得到有效改善。領導層的重視程度不高，直接導致高校未能投入大量的資金進行檔案管理基礎設施的建設，也沒有投入過多精力進行檔案管理規范化建設。因此，在實際的檔案管理工作當中，檔案管理人員的工作開展舉步維艱，難以實現檔案的分類處理及存檔，以無法發揮出檔案管理工作的實際效果。

3? 科學發展進程中檔案管理信息化技術的應用

3.1 建立并優化檔案管理機制

為了促進檔案管理信息化的有效應用，高校應建立科學的檔案管理機制，并在實際工作中進行應用效果的總結，及時對管理機制予以優化與完善，進而推動高校檔案管理信息化向現代化、科學化的方向發展。同時，應制定合理的制度落實監督機制，確保檔案管理機制得以順利貫徹與落實，在高校領導層的嚴格監督下，提高檔案管理工作的開展效果。同時，還應引入合理的激勵機制，調動起檔案管理工作人員的積極性，促進檔案管理工作的科學化發展。檔案管理機制的建立是檔案管理工作順利開展的重要保障，而引入信息技術手段，則是促進檔案管理工作有序推進的必要手段，科學的制度與先進的技術手段完美融合，才可以促進檔案管理工作效率的有效提升。

3.2 促進檔案管理工作人員綜合素質能力的提升

檔案管理信息化技術的應用效果取決于檔案管理工作人員的基本素質能務，其所掌握的檔案管理知識以及信息技術應用技術都是能否有效開展檔案管理工作的決定性因素。基于此，高校的領導應對檔案管理工作人員的綜合素質能力予以高度重視。首先應從人才的選拔入手，明確檔案管理工作崗位需求人才的具體標準，篩選出符合崗位職責與技術能力的專業性檔案管理人才。其次，高校應重視現有檔案管理人才的培訓，定期開展檔案管理相關知識與技能的專業培訓，注重于提升檔案管理工作人員的檔案管理意識，使其崗位適應能力得以明顯提升。只有從外部招聘及內部培訓兩方面入手，加強檔案管理工作人員的綜合素質能力，才可以有效推動檔案管理工作的順利開展。

3.3 建立檔案管理信息數據庫

由于檔案管理信息資源眾多，信息類別較為復雜，因此，有必要建立完善的數據信息庫進行檔案管理數據信息的有效存儲。在信息技術不斷發展與應用的當下，檔案管理信息數據庫的建立必須具有一定的時效性，不僅要實現檔案信息數據的快速收集與處理，還應具備高效、科學的整理與歸檔能力，同時，還要保障相關數據信息來源的真實性與可靠性。此外，檔案管理人員還要對檔案管理信息數據庫進行及時的維護，定期進行數據信息內容的更新與補充，同時還要采用相應的措施保障檔案管理信息的安全存儲與使用，避免出現信息被盜用或修改等問題，進而實現檔案管理工作的優化與完善，提高檔案管理工作效率，發揮出檔案管理工作的價值。

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