淺談煤礦企業辦公室業務接待

郝麗娟

摘要：企業的不斷發展離不開經營業務的正常開展，然而經營業務的開展離不開經營業務的接待，所以企業辦公室的接待工作就顯的越發的細致重要，接待工作的質量不僅直接決定業務的成敗，而且接待的質量更代表了企業的重要形象，作為煤礦企業的辦公室部門，更要認識到業務接待的重要性和必要性，所以想對于如何做好煤礦企業辦公室接待工作談談個人的幾點認識。

關鍵詞：煤礦企業;業務接待;辦公室部門

一、煤礦辦公室的業務接待工作具體要求

1.煤礦辦公室的業務接待工作要做到有理有序，遵循杜絕鋪張浪費，反對大吃大喝，減少非正常的接待應酬的同時還要保證接待工作的體面和招待的熱情。努力提高業務接待工作的水平，維護良好的企業形象，展示煤礦企業辦公室接待人員的能力素養，促進業務的開展并推動業務水平的不斷提高。在企業深化改革的大背景下，要想適應煤礦企業轉型升級后的發展的需求，辦公室部門的業務接待質量就必須提高，作為接待人員必須要做到服務到位、細致耐心、待人熱情、規范有序、對方滿意，如此才能更好地體現業務接待的必要性和辦公室職能部門的作用，以滿足改革當下對接待工作的需求，給煤礦機關單位樹立好一個優秀的新形象。

2.作為煤礦企業辦公室接待人員除了要做到以上基本要求，在接待過程中還要體現煤礦企業的特點以及煤礦企業的管理文化，接待之前要把基礎性工作做好，保證接待工作質量，詳盡接待前的準備，合理安排接待過程，規范落實接待步驟。比如在接待上級領導時，一定要預先掌握上級領導的主要目的，工作要求，合理安排車輛、餐飲、休息住所，以及參觀路線或會務類型及會務地點等各項安排。接待工作要超前考慮，周密布置，悉心服務。在了解掌握情況后，接待人員之間的協調工作也要預先做好，具體工作具體做，會議地點的安排、會議材料的準備、會后用餐的安排、接待工作結束后的送行及其他有關注意事項需要都需要負責接待相關人員協商到位。在接待工作準備階段中，要注意區分上級機關與兄弟單位的不同，因人而異，因事而異，這里說的不是指看人做事，而是說對不同的來訪需求要做出對應的接待安排，不可以千篇一律。根據對方不同的需要做到細致妥善的安排。

3.接待人員做出接待計劃并考慮成熟后，首先要及時向主要領導匯報，聽取領導意見后按照領導要求反復完善接待工作。在具體實施階段中，對接待工作的每一個環節做盡可能詳細的安排和考慮，安排好工作細節，考慮好突發事件的可能性，讓每一個參與接待的人員都明確自己的任務和責任。每一個接待人員都要注重自己的形象，舉止到談吐都要體現自身素養，基本做到語言和藹，服裝整潔，以禮相待，周到熱情，微笑服務，尤其對開會時所需用材料的撰寫、排版、打印督促辦理，嚴格保證在會前整理出來，同時對開會時所需用的會議用品和接待物品也要提前準備，若有不足，及時上報采購，保證會議的正常有序進行[1]。

4.后勤生活部門做好就餐坐席的布置、菜譜和餐點的準備工作。所有的工作都需要詳細的布置和落實到專人專項，確保接待工作萬無一失。雖然接待工作比較繁瑣，一個環節的失誤都會直接或間接地影響部門和企業的形象，接待人員一定要做到用心、耐心和小心，寧可備而不用，決不可用而無備，否則就會因小失大，面對突發狀況時變得手足無措。我相信這方面的體會給每一個接待人員的體會是深刻的。比如有時召開會議時參會人員遠遠多于通知時的人員數，臨時找人布置座椅弄得手忙腳亂，使得參會人員不能按時就座，或者有時參會人員變動，臺簽的擺置不能及時更改，諸如此類突發狀況都會延誤會議進度。所以有時必須考慮突發情況，并且做出相應的應對措施以確保接待工作的高質量的進行。所以說一次會議的順利進行需要接待人員做好一切準備的同時還需要有靈活的應變能力。

二、煤礦辦公室的業務接待工作的具體安排

其一，接待禮儀一定要爛熟于胸，站位、握手、言辭、坐位主次，都必須做到規范禮貌。其二，會議過程中一定要遵循會議禮節，比如每隔15-20分鐘到會議室倒水一次，其余時間不變頻繁進出會場。步伐要輕、動作要穩，在會議期間，若發現哪位領導的水杯已空，要及時通知服務人員來倒水，規范化的同時也要靈活應對。其三，餐飲要提前協商并及早安排，明確此次接待的就餐標準及就餐習慣。尤其是民族差異不確定的時候一定要向來訪領導的隨身人員詢問清楚，了解來訪領導一行中的特殊飲食習慣以及其他注意事項，如此在安排餐飲時，才能得心應手，使到訪領導感覺考慮的周全和服務的到位[2]。最后，送行禮節，在領導來訪各項活動、議程結束后，安排好送行的時間，不能太早也不能太晚，提前通知司機到位，并熄火等候。領導上車前的握手送行，上車后的揮手告別，祝愿來訪領導以及同行人員一路順風，目送來訪領導離開之后才可離開，以上禮儀缺一不可。

三、結論

接待工作的繁瑣及多變，作為接待的負責人在每次接待程序結束后，都應該全面的詳盡地做好本次接待的總結。領導滿意的方面改進并且延用，思考之后發現存在問題之后要加以重視并且制定對策。在接待基本原則的前提下，揚長避短，不斷完善方可將這項工作越做越好，更進一步的增強企業間的深化交流。

參考文獻：

[1]蘭瑛.新形勢下企業辦公室管理效能的研究[J].中國管理信息化，2019，22（13）：88-89.

[2]趙祥琳.企業辦公室管理工作的創新途徑研究[J].通訊世界，2019，26（06）：313-314.