新時期房地產檔案管理的特點及優化對策

余丹丹

摘 要：隨著經濟的發展和社會的進步，現代房地產企業的戰略轉型和管理精益化、信息化、數字化、知識化發展趨勢迫切要求房企的檔案管理必須以企業知識管理為導向轉型，而工程檔案更是工程項目管理的重要核心組成部分和重要企業知識構成。然而，如何做好全面精益的專業高效的檔案管理，是迫切需要解決的問題。在現代房地產企業面臨的新形勢下，檔案管理新理念新原理認知，尤其是基于房地產企業知識管理的全面檔案管理體系和機制的全面研討，房企檔案管理的專業科學工具方法應用和操作精益化實務的研討，快速提升、改進房地產開發企業各級各類檔案管理專兼職人員的專業化、職業化和標準化、規范化、高效化水平，為房地產企業全面系統建立基于企業戰略發展和企業知識管理為導向的專業化。

關鍵詞：房地產;檔案管理;特點;優化對策

引言

隨著我國物權法的頒布實施，社會各界對房地產等大宗不動產交易的重視不斷提升，這對房地產檔案管理提出了更高要求。而且，在房地產現實交易過程中，房地產的手續和法律文書日益復雜、手續繁瑣，使房地產檔案的管理使用存在現實困難，這更加提升了管理者和使用者對房地產檔案信息化建設的重視和關注。從這個角度來看，如何有效地提升房地產檔案管理的信息化水平，提升房地產檔案管理使用效率和安全性，是房地產檔案管理需要深入探討的重要課題。

1新時期房地產檔案管理的特點

房地產檔案有其一般檔案的共性，也有其特殊性。一是綜合性強，范圍與內容廣。從歸檔范圍看，有前期準備過程中形成的材料，包括可行性論證、勘察設計等;有建設過程中形成的材料，包括施工建設、竣工驗收、交付使用等;有服務過程中形成的材料，包括銷售、售后等。從檔案內容看，涵蓋了文書檔案內容、工程技術內容、經濟核算內容等。二是關聯性強，歸檔時間跨度大。房地產檔案的歸檔時間較長，時間跨度較大。一個普通的單體項目，從立項、決策等前期工作到施工建設、竣工驗收、銷售及售后服務，要經過兩年左右時間，分期分批開發的綜合項目時間則更長。每個項目的資料，不論是哪一年形成的，都必須歸到該項目的房產檔案中，不受時間限制。三是資料來源廣，歸檔涉及部門與人員多。

2新時期房地產檔案管理的優化對策

2.1創建及完善檔案的收集功能

檔案管理人員要拓寬知識面，做到熟練掌握現代先進技術，并將其應用于房地產檔案信息的收集工作中，不斷創新工作方式方法，既做到質的提升，又有量的變化。通過熟練掌握計算機技術、音頻技術，對檔案信息進行包裝護理，既讓檔案的質量得到有效的提高，又可以使檔案的內容更為生動、形象、直觀，更易于為客戶所接受，也便于歸檔、整理、查詢。要不斷拓寬檔案信息的收集渠道，多角度、多層面開展檔案的收集工作，做到檔案資料的完整性和豐富性相統一。重視檔案的開發和利用，提升檔案的價值。要把檔案資源的開發與推廣利用作為檔案管理工作的重要一環，給予其足夠的重視，使檔案的價值得到充分的展現，并保持持久不衰的生命力。要建立開放式的資源平臺，方便政府、企業或者個人的查詢，在檔案管理中充分運用網絡技術的優勢，達到檔案資源共享的目的，從而實現檔案資源的有效開發，檔案的價值也在這一過程中得到最大化。進一步完善房地產檔案的查詢系統，建立方便快捷高效的檔案檢索查詢系統，建立分門別類、多層次的檢索體系，方便用戶的查詢，提高工作的效率。

2.2調整知識結構，提高工作人員的素質

房地產檔案管理工作是一門管理科學，開發企業領導要進一步轉變觀念，高度重視檔案管理的重要性，牢固樹立起“抓檔案管理，就是抓經營促發展”的理念，把檔案管理作為一項基礎性、常態化工作，納入單位工作的重要日程。將檔案工作提前到實踐的初期階段，從源頭上把握，主動介入、實時征集，確定歸檔的范圍及要求，細化歸檔操作流程，及時、全面地將社會主義偉大實踐的決策、參考、實施過程和關鍵資料檔案化;工作過程要貫穿一個“實”字。“實”就是真實、扎實、踏實，做好過程把控。就是要把控好實施過程中檔案管理的關鍵環節，建立工作網絡，制定管理制度，規范開展檔案收集、整理，將檔案管理責任落實到部門、落實到個人，適時開展檔案管理業務培訓、執法檢查，完善監督考核機制;資料收集要突出一個“全”字。“全”就是要全面、全程、全部，做好后期整合。要把工作完成后所有檔案接收到位、收集齊全，做到應建盡建、應歸盡歸、應收盡收，分門別類，實行集中統一管理，切實保證檔案實體安全和信息安全。

2.3日常完善檔案系統，加強檔案信息化體系建設

建立先進的數據錄入系統和查詢檢索系統，著眼于推廣和普及先進的信息化技術和網絡技術，進一步提高檔案工作的質量和效率。要加強檔案管理軟硬件的提升，注重管理人員信息化能力的提升。要加強檔案管理人員的培訓，做到熟練掌握信息化系統操作，既保證設備的先進性，又做到技術人才的管理水平上一個臺階，使設備與人才都能做到與時俱進，都實現質的飛躍，為保證房地產檔案適應社會發展奠定堅實的基礎。加強檔案各項管理系統的安全性能研究，建立房地產信息安全系統，在確保信息覆蓋面廣的基礎上，做好房地產檔案信息的保密工作，以及實現房地產檔案信息的共建共享，從而有效地提升檔案信息化水平。

2.4加強制度建設，實現檔案管理的規范化

俗話說：“沒有規矩，不成方圓。”房地產企業應根據有關法律法規，對檔案實行集中統一管理的原則，使之能夠適應經營管理的需要，房地產企業應配備分管檔案工作的責任人，并配備專職（兼職）檔案員，由其負責所在科室的檔案搜集、整理、編目、立卷、移交等。要建立起綜合檔案室，作為檔案工作的專業管理部門，實現其輸入（搜集、交接）和輸出（利用）的雙重功能。同時，要制定出臺《檔案管理責任制》《檔案資料收集、保管制度》等規章制度，嚴格考核獎懲，確保工作有章可循。信息時代，檔案工作已經滲透到社會的各個角落，而一體化的檔案工作管理體制卻不完善，海量的信息及數據安全存在諸多隱患。房地產企業應根據有關法律法規，把制度重新梳理一遍，應該有但還沒有的制度要補充建立，已經有但已不合時宜的制度要加以修訂;要按照加強檔案法規體系建設的要求，使得檔案管理科學化、規范化。

2.5不斷提升對房地產檔案管理信息化的重視和認知

一要重視房地產檔案管理信息化建設，從房地產產業發展和信息化手段發展的角度來看，檔案管理信息化是具有較強的現實性和時代性的，未來房地產行業和相關商業活動的實施，都離不開房地產檔案的高效管理，都從客觀的角度要求房地產檔案管理的信息化建設。所以，企業和部門管理者都要高度重視檔案信息化工作，做到超前規劃，完善設施，優化制度。二要創新管理理念，對房地產檔案信息不僅要管，更要用，要通過建設房地產信息數據庫等方式，發揮大數據、云計算等科技優勢，通過對房地產檔案信息進行分析，為科學決策提供參考。

結語

綜上所述，房地產檔案管理工作作為一項服務性質的工作，必須要與時俱進，使檔案記錄與整理能更好地與社會發展現狀相適應。同時，房地產檔案管理人員還要結合其發展現狀制定合理的檔案管理計劃，這樣才能避免管理過程中出現問題，提高其抗風險能力，促進檔案的有效利用。

參考文獻：

[1]張雪飛.房地產檔案管理工作的現實價值[J].辦公室業務，2017（9）：124.

[2]馮璐.淺談房地產開發企業工程檔案管理[J].企業科技與發展，2018，439（5）：238-239.

[3]劉靜.房地產檔案管理工作中的常見難點和對策分析[J].神州，2017（11）：243.