高校檔案管理中信息資源共享模式的構建分析

張杰

摘 要：在高校檔案管理中實行信息資源共享模式能大大提高工作效率，但在具體的工作過程中，需要很多人力，物力，財力甚至政策的有力支持才能實行，本文從構建高校檔案管理信息資源共享模式的角度進行分析，為相關工作提供一定的參考借鑒。

關鍵詞：高校;檔案管理;信息資源共享

高校檔案管理包括各種信息資源，有師生個人信息，研究成果信息和社會實踐信息，都需要及時保存并以相應的方式進行使用，向工作人員提供大量的視頻，圖片和文本資料，以發揮文件管理的價值。

一、提升重視程度，完善頂層設計

隨著信息資源共享模式的發展，高校檔案管理需要完善的規劃以確保管理水平的成熟和技術的完整性，避免在實際建設工作中受到技術水平的限制。每所大學都有自己的工作規劃，所以要做好協調和管理工作，要與實際管理目標相適應，有關主管部門要做好專業信息資源共享和維護工作。為了動員各個方面的支持，目前，各個大學大多側重于組織積極的宏觀形象，努力建立高效的檔案信息資源共享建設工作。

例如在對高校相關檔案管理技術進行全面改革的過程中，應建立各種資源的專業查詢服務，以了解框架的基礎，逐步實現好資源共享平臺的頂層設計目標，不斷引入高校信息基礎設施，加強安裝管理程序。同一地區的高校通常在信息管理方面具有一定程度的獨立性，并有屬于本校的相關管理制度，對于管理所有權問題，有必要進行協調，制定出高校所認可的總體管理機制，并不斷完善各個高校的管理制度。只有給信息共享平臺的層次化設計做好鋪墊工作，檔案資源深度開發的完整性效率才能提升。在國家層面，政府和教育部門需要意識到大學信息資源共享模式的重要性，認識到它具有資源調節和節約的作用。因此，教育部門要提前制定更科學的高校信息資源共享模式建設規劃，以便于高校更好地進行協調工作內容，及時解決管理建設過程中的困難。最后，高校要主動開展信息資源共享模式建設，從高校檔案信息的實際情況出發，根據檔案的存儲和利用性能，全面建立信息檔案的分級存儲體系，設置科學合理的分級權限，為不同人群提供不同層次的檔案公開權限。

二.注重檔案管理上的投入

為了建立高效的文件管理信息資源共享模型，有必要積極投入相關的人力，物力，財力等，以使檔案管理工作能順利進行。數字校園和智能校園建設需要高質量的管理環境，必須集中精力為檔案工作提供人才培訓支持，加大資金投入和設備改進，以使硬件和軟件條件能滿足工作的實際需求，減少管理工作阻力并優化各項工作項目，及時配置并更新好軟件和硬件設備。

例如高校在積極開展檔案信息共享模式建設的過程中，需要制定相應管理制度和運行規則，全面控制檔案信息的形成，收集，記錄，整理和利用，有效提高整體管理水平。每個鏈接的文件都要有管理級別，能夠為師生提供更加豐富的檔案信息資源，同時也要向公眾開放一部分資源，以有效提高整體服務效果。檔案信息的存儲、查詢和整理是信息資源共享系統的重要組成部分。為了促進高校檔案管理工作的順利開展，需要一個嚴格的工作流程作為支撐。檔案管理部門要重視信息化建設的宣傳，轉變管理人員對資源共享平臺的認識，加大對平臺建設的投入，同時要引進新的信息技術，更新軟件程序及時改善檔案工作環境。同時，信息資源平臺需要持續開展后期維護工作，注重信息平臺建設規劃的實施和管理，并通過合理的宣傳引導，改變基層人員的信息管理和服務理念，確保平臺建設能有序進行，能深刻挖掘檔案資源的潛在價值。

三.注重人才培養

要在高校檔案管理中實行信息資源共享模式，建設過程和日常維護都需要人才的支持，所以要積極建立屬于自己高校的專業工作團隊，優化信息管理，對應的管理人員可以通過外部招聘來解決，也可以在本大學中培養專業對口人才，必須保證人才與技術的專業配套。對于現有的高校檔案管理工作，有必要建立專業工作團隊，與新入職的工作人員一起做好培訓管理工作，跟上新時代的管理步伐，避免能力過時或退化。

例如高校在檔案信息管理過程中，適當選擇內部管理人才來提高檔案管理質量。在實際就業過程中，高校應根據自身檔案資源的發展制定出合理的選拔標準，同時，高校應建立系統的專業培訓機制，邀請具有豐富信息檔案管理經驗的專家進行專題講座，一起去探討信息共享平臺建設有效性的推進途徑，互相交流檔案人員的管理重點，以提高管理隊伍的實踐水平。

四、結論

高校檔案管理需要一個嚴格的監督過程來實現信息資源共享模式，所以有必要從各個方面進行資源調動，以確保管理工作的有效性，要從各個方面爭取政策支持和資源投入，使檔案建設工作得到更好的物質條件支持，從而提高管理工作水平。

參考文獻：

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