淺析商務(wù)英語(yǔ)函電寫作中的用詞技巧

陳萍

隨著國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)的增多，商務(wù)英語(yǔ)函電作為跨國(guó)交易中交易者之間信息溝通的媒介與紐帶，為對(duì)外貿(mào)易的順利開展做出了巨大的貢獻(xiàn)。但是由于文化背景、語(yǔ)言習(xí)慣的不同，跨國(guó)交易者在書面交流時(shí)會(huì)出現(xiàn)各種各樣的語(yǔ)言問題，而詞匯問題尤為突出。在函電寫作中必須明確語(yǔ)義，使用合適、正確的詞匯，提高函電的質(zhì)量，避免貿(mào)易糾紛，促進(jìn)國(guó)際貿(mào)易的順利完成。文章從商務(wù)英語(yǔ)函電詞匯的特點(diǎn)出發(fā)，分析函電寫作中經(jīng)常出現(xiàn)的問題，并提出英語(yǔ)函電寫作中的用詞技巧。

一、商務(wù)英語(yǔ)函電詞匯特點(diǎn)

（一）專業(yè)性強(qiáng)

商務(wù)英語(yǔ)函電的撰寫是商務(wù)活動(dòng)中必不可少的環(huán)節(jié)，是幫助企業(yè)開發(fā)國(guó)際客戶，與國(guó)際客戶進(jìn)行溝通便捷、有效的方式。函電基礎(chǔ)知識(shí)包括：建立業(yè)務(wù)關(guān)系、商務(wù)談判、訂立合同、付款方式、包裝、保險(xiǎn)、裝運(yùn)、投訴和索賠等。對(duì)外貿(mào)易的各個(gè)環(huán)節(jié)都需要通過(guò)函電來(lái)協(xié)助完成，而國(guó)與國(guó)之間的貿(mào)易活動(dòng)是嚴(yán)謹(jǐn)、系統(tǒng)的，因此，書面信息的傳遞必須使用貿(mào)易雙方熟悉的詞匯，避免產(chǎn)生不必要的糾紛，這使得函電詞匯具有很強(qiáng)的專業(yè)性。

（二）縮略詞使用廣泛

語(yǔ)言學(xué)家馬丁內(nèi)提出了語(yǔ)言經(jīng)濟(jì)性原則，即在語(yǔ)言交際活動(dòng)中要用較少的、省力的、熟悉的、普遍性的語(yǔ)言。國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中大量使用縮略詞，正是為了準(zhǔn)確、快速地傳遞信息，遵循了語(yǔ)言經(jīng)濟(jì)性原則，有助于不同文化間的溝通與交流。英語(yǔ)函電中經(jīng)常使用簡(jiǎn)潔明了的貿(mào)易縮略詞，如價(jià)格術(shù)語(yǔ)：FOB（離岸價(jià)）、CIF（成本加保險(xiǎn)費(fèi)、運(yùn)費(fèi)），支付方式縮略詞：L/C（信用證）、D/A（承兌交單）、D/P（付款交單），包裝重量縮略詞：CTN（紙箱）、DOZ（一打）、G.W.（毛重），保險(xiǎn)縮略詞：FPA（平安險(xiǎn)）、WPA（水漬險(xiǎn)）、TPND（偷竊提貨不著險(xiǎn)）以及貿(mào)易機(jī)構(gòu)縮略詞：WTO（世界貿(mào)易組織）、IMF（國(guó)際貨幣基金組織）、PICC（中國(guó)人民保險(xiǎn)）等。這些縮略詞貫穿貿(mào)易流程，對(duì)于每個(gè)貿(mào)易環(huán)節(jié)都至關(guān)重要。

（三）樸實(shí)規(guī)范

商務(wù)英語(yǔ)函電的主要作用是將交易目的、交易內(nèi)容、交易過(guò)程明確地表達(dá)出來(lái)，因此，經(jīng)常用短句和樸實(shí)的字詞來(lái)描述相關(guān)事實(shí)，不需要用華麗的辭藻來(lái)描述。例如，在描述產(chǎn)品時(shí)，只需要如實(shí)將產(chǎn)品的規(guī)格、顏色、形狀、重量等闡述出來(lái)便可，不需要用過(guò)多的形容詞來(lái)錦上添花;“and、however”等使句子更加冗長(zhǎng)復(fù)雜的詞匯很少使用，“which、that”等引導(dǎo)定語(yǔ)從句的關(guān)系詞會(huì)使句子意思難以理解，在商務(wù)英語(yǔ)函電中也很少使用。另外，涉外商務(wù)活動(dòng)應(yīng)遵循相應(yīng)的法律法規(guī)，外貿(mào)函電記錄了買賣雙方的交易行為，可以為理賠等糾紛案提供證據(jù)，因此，函電寫作應(yīng)正式規(guī)范。例如，當(dāng)提出索賠時(shí)用：“claim：We lodge a claim with you for the short-weight.”（我們就短重向你方提出索賠）說(shuō)明質(zhì)量與合同不符時(shí)可以用：“We found that the quality of the goods was not in conformity with the contract stipulations.”（我們發(fā)現(xiàn)質(zhì)量與合同規(guī)定不符）

二、商務(wù)英語(yǔ)函電寫作中詞匯使用常見問題

由于中文表達(dá)與英文表達(dá)的差異，跨國(guó)貿(mào)易者在進(jìn)行跨文化交際時(shí)容易在語(yǔ)法，詞匯的拼寫、搭配、時(shí)態(tài)等方面出現(xiàn)錯(cuò)誤，具體表現(xiàn)在以下方面。首先是專業(yè)術(shù)語(yǔ)表達(dá)錯(cuò)誤，如“廣交會(huì)”一般會(huì)被翻譯為“Guangzhou Trade Fair”，實(shí)際上這個(gè)詞的行話應(yīng)該是“Canton Fair”。其次，由于母語(yǔ)負(fù)遷移等因素的影響，我國(guó)貿(mào)易者在撰寫英語(yǔ)函電時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)中式英語(yǔ)的表達(dá)方式，如“The price of your product is very expensive.”（你方產(chǎn)品的價(jià)格很貴）對(duì)于母語(yǔ)非英語(yǔ)的人來(lái)說(shuō)，“貴”的翻譯先入為主的是“expensive”，而這句話中應(yīng)用“high”與“price”進(jìn)行搭配。最后，文字表達(dá)偏書面化，如在表示道歉時(shí)會(huì)使用“Its regretted that…”而不是“Im sorry…”。在實(shí)際的函電寫作中，由于郵件替代對(duì)話，部分用詞口語(yǔ)化更能表達(dá)寫信人的真誠(chéng)。

三、商務(wù)英語(yǔ)函電寫作中的用詞技巧

（一）使用專業(yè)詞匯

在書寫商務(wù)英語(yǔ)函電時(shí)，要注重文體的格式、表達(dá)的語(yǔ)氣、詞匯的意思，盡量使用專業(yè)性強(qiáng)的詞匯，如保險(xiǎn)費(fèi)insurance premium，清潔提單clean B/L，信用證letter of credit等。英語(yǔ)詞匯的準(zhǔn)確表達(dá)與詞義的正確理解，是達(dá)成貿(mào)易的重要保障。函電中的專業(yè)術(shù)語(yǔ)是經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期、頻繁的國(guó)際貿(mào)易交流與合作逐漸形成的，具有共識(shí)性，可以幫助簡(jiǎn)化交易手續(xù)、縮短成交時(shí)間。例如，F(xiàn)OB表示的是賣方在合同規(guī)定的港口把貨物裝到買方指定的運(yùn)載工具上，負(fù)擔(dān)貨物裝上運(yùn)載工具為止的一切費(fèi)用和風(fēng)險(xiǎn)的價(jià)格。簡(jiǎn)潔的術(shù)語(yǔ)便可將買賣雙方的責(zé)任與風(fēng)險(xiǎn)清晰地劃分出來(lái)，各個(gè)國(guó)家普遍認(rèn)可。

商務(wù)活動(dòng)涉及的范圍非常廣，專業(yè)詞匯是行業(yè)領(lǐng)域的重要組成部分，與企業(yè)、產(chǎn)品、服務(wù)以及專業(yè)人員等有密切的聯(lián)系。使用專業(yè)詞匯可以降低溝通成本、提高貿(mào)易效率。常見的專業(yè)詞匯有credit standing（信譽(yù)情況），firm offer（實(shí)盤），coverage（保險(xiǎn)范圍），drawer（出票人），shipping advice（裝運(yùn)通知），beneficiary（受益人），negotiating bank（議付行）等。

（二）使用固定搭配詞匯

英語(yǔ)中存在一詞多義、一義多詞的現(xiàn)象。在口譯過(guò)程中，譯者可以根據(jù)發(fā)言人的語(yǔ)音語(yǔ)調(diào)以及文化背景選擇合適的譯詞;但是在商務(wù)函電中，雙方的溝通介質(zhì)只有文字，無(wú)法及時(shí)獲取對(duì)方的態(tài)度、語(yǔ)音語(yǔ)調(diào)等信息，也就是說(shuō)，一封信函要囊括多種信息，所以，措辭必須準(zhǔn)確無(wú)誤。例如，“以……為收益人”用“in favor of”，“投保”用“cover”，“不可撤銷信用證”用“irrevocable L/C”，“傭金”用“commission”，“帶插圖的目錄”用“illustrated catalogue”，“立即裝運(yùn)”用“prompt shipment”，“對(duì)某物詢價(jià)”用“make an inquiry for sth.”。使用固定搭配的詞語(yǔ)可以減少寫作錯(cuò)誤的出現(xiàn)頻率，從而避免對(duì)企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。如“我們用即期信用證付款。”一般翻譯成“We would like to pay by L/C at sight.”，如果譯成“We would like to pay you as soon as we receive your documents.”則容易使人產(chǎn)生誤解。另外，英語(yǔ)中的固定搭配是已經(jīng)約定俗成的用法，具有特定的意義，使用固定搭配，貿(mào)易雙方都能夠準(zhǔn)確地理解對(duì)方想要傳達(dá)的信息。

（三）使用禮貌用語(yǔ)詞匯

在商務(wù)活動(dòng)中，貿(mào)易雙方要互相尊重，因此，人們利用一些商務(wù)準(zhǔn)則來(lái)約束自己的行為，這不僅涉及人們的言談舉止，還包括書信的往來(lái)。在商務(wù)英語(yǔ)函電的寫作中，也應(yīng)注意商務(wù)禮儀的要求，避免使用命令性的詞匯，應(yīng)用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)代替主動(dòng)語(yǔ)態(tài)，弱化語(yǔ)氣，以免雙方產(chǎn)生矛盾。例如，“Your products need to be improved in quality.”比“You should improve the quality of your products.”語(yǔ)氣更為委婉，更容易被人接受。另外，盡量用以對(duì)方為中心的詞匯，保持商量的口吻，比如收到來(lái)信常使用“Thank you for your letter of…”等作為回信開頭。商務(wù)信函中用疑問句式代替肯定句，如“Would you please…？”等。你方為先的禮貌原則可以將函電撰寫者表達(dá)的重心轉(zhuǎn)移到事件上，而不是收信人，積極、正面的詞匯更有利于協(xié)商解決問題。

四、結(jié)語(yǔ)

商務(wù)英語(yǔ)函電的寫作應(yīng)該秉承認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)，遵循國(guó)際貿(mào)易法律、法規(guī)，符合商務(wù)禮儀規(guī)范的要求。一封優(yōu)質(zhì)的英語(yǔ)函電不僅可以幫助企業(yè)和客戶建立良好的關(guān)系，還可以為企業(yè)創(chuàng)造更多的合作機(jī)會(huì)。在任何一個(gè)撰寫函電的環(huán)節(jié)都要精準(zhǔn)用詞，這樣才能反映交易過(guò)程中的客觀事實(shí)，使函電的積極作用得到最大程度地發(fā)揮。

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（作者單位 蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院）