秘書工作中語言藝術的重要性

楊學芳

（金川集團公司集團，甘肅 金昌 737100）

工具。在溝通協調中，語言藝術往往是應變能力的表現，是研究人們運用傳遞信息、思想、感情時的一門學問。人們在生活、工作中要廣泛用到語言藝術。好話一句三冬暖，說話是容易的事，也是最難的事。同是一句話，有人說出口來如鶯聲悅耳，讓人容易接受，有人說出口來則如蛙聲噪耳，讓人難以接受，這說明說話是應該講究技巧和藝術性的。辦公室人員的主要工作就是服務于人與人的交往，交際應酬不僅是一種出自本能的需要而且也是適應社會發展的需要。

1 語言及語言藝術

“欲交往，言為先。”口頭交際語言這一最基本、最便捷、使用率最高的交際工具，負擔著人們社會交際效率高低甚至成敗的重任。較強的語言交際能力也成為了每個社會人適應現代社會交際最基本的能力需求，也是最能體現個人魅力的方式之一。

語言藝術的高低，直接關系到說話目的與接受態度之間的矛盾處理，說者所要表達的不一定就是聽者所能完全接受的。怎樣才能既實現自己的表達目的，又不搞僵人際關系，這就取決于語言藝術。語言藝術水平高，即使是一些諸如批評、說服、拒絕要求、不同意對方觀點之類的話，對方也能聽進去 ；相反，如果語言藝術水平不高，即使表揚、贊美、支持對方的話，也可能引起聽者的誤會和猜疑。會說話的人一句話可以辦成一件大事，不會說話的人一句話可以把一件大事辦砸。

2 秘書工作中語言藝術的重要性

秘書在工作中每天和同事、領導之間都要溝通，在許多場合要說話，如上下協調、內外溝通、指示傳達、會議發言、接待來訪等等。可是說什么、怎么說，什么話能說，什么話不能說，其實都是有講究的，“說話”是一門技術，更是一門藝術。秘書要勝任工作，就必須重視說話并善于說話，高超的語言藝術體現出一個秘書人員的綜合素質。

（1）語言藝術與秘書的風度魅力關系密切善說，最能顯示一個人的風度，增加其號召力、凝聚力，一個優秀的秘書必然是一個善說的人，那理據充分、優美動人的話語，不僅有助于解決工作中的實際問題，更能增強本人的魅力。

（2）秘書的所有活動都代表著它的形象。古人云 ：“一言知其賢愚”。人們往往從秘書說話的態度、內容、方式等來判斷所在公司的工作水平。秘書說話從容不迫、中肯動聽，有風度、有魅力，會使這個公司在公眾心目中留下好的印象 ；相反，如果說話辭不達意、古板生硬，則會讓人尷尬，甚至導致氣氛緊張，難以聯系公眾。

（3）秘書講究說話藝術是時代發展的要求。隨著辦公室職能的變化，秘書工作由“打打電話，寫寫文稿，送送文件”向協調各方面關系、為領導提供決策參考方向發展，回答客戶詢問，聯絡相關部門，組織重要會議等更高層次發展。秘書工作職能的發展，要求秘書必須更加重視說話藝術的培養。

3 秘書語言的基本要求

3.1 去虛假，講真情

秘書無論是提供信息、協調關系，還是處理事務、輔助決策，都應該去虛假、講真情，不論情況是好是壞、是喜是憂，都應該如實地向上司反映。有時候，憂信息對上司的決策更為重要，它能幫助上司認清形勢、“對癥下藥”。秘書只有處理好報喜與報憂的關系，如實反映情況，才能保證上司決策的正確。而有的秘書卻不從實際出發，擅長說假話，要知道這樣做的后果是給上司幫倒忙。

3.2 去武斷，講分寸秘書的工作性質和工作環境決定了他們說話時必須把握分寸，避免簡單、片面、主觀和武斷。在有些情況下，多說一句添亂，少說一句抱憾 ；說深了難以拔出，說淺了不能奏效。因此，從思想認識到語言運用等多方面把握好分寸是十分重要的。看問題不武斷，是掌握分寸的前提。說話有分寸，說出來的話才能讓人聽著順耳并樂于接受，特別在說明重要問題的時候需要格外注意措辭，“觸龍說趙太后”是很典型的事例。

3.3 去繁冗，講效率

秘書說話必須簡潔明確，講求效率。時間就是金錢，效率就是生命。秘書要順應時代潮流講“短話”，使自己講出的話一語中的、邏輯嚴密、詞約意豐。說話要為聽者著想，不能浪費對方的時間。比如，秘書通知上司開會就可以說 ：“總經理，公司通知 15 日上午 9 點在五樓會議室召開計劃會議，由楊董主持。”這樣的傳達給人一種精明干煉的感覺。匯報工作時，如果用一句話可以說清卻用了二句乃至三句，不僅會耽誤上司的時間，還可能讓廢話淹沒了匯報的主旨，貽誤工作。為了提高說話的效率，秘書在說話時還應注意少用修飾語、倒裝句、不用隱晦、艱澀的詞句，做到通俗易懂、直抒胸臆，現代社會的快節奏要求秘書長話短說，說話時分清主次詳略、兼顧兩面。

3.4 去尷尬，善機變

秘書工作的被動性和隨機性，決定了秘書說話語境的千變萬化，且經常出現始料未及的情況。這就需要秘書臨場調整說話內容、改變說話方式，機敏、巧妙地應付意外，以避免尷尬乃至失誤。秘書工作中難免會遇到一些修養差、偏激執拗、出言不遜、以勢壓人或故意添亂的人，遇到這樣的人，秘書應力求做到處變不驚、鎮定自若、應對適當，這種機變不是見風使舵、八面玲瓏，而是機智的表現。

4 秘書工作中“傳”的技巧

在日常工作中，秘書所做的大量工作就是上傳下達，上傳是及時向公司領導和上級傳達本單位信息 ；下達是將公司領導和上級的部署與意圖傳達到應知對象。上傳下達看起來非常簡單，卻一直困擾著很多秘書人員。做好傳話工作并不簡單，需要掌握

以下五個方面的技巧 ：

（1）內容要斟酌。秘書作為領導意圖的貫徹執行者，一般來說，只要是領導交代的傳話內容，都要一絲不茍地認真對待，但有時領導交代的內容不能原話照傳。比如，幾個領導在一起議論工作，可能涉及某個領導的是非對錯，秘書傳話，就不能犯自由主義，不能不加分析地隨意傳話。一個領導對另一個領導布置的工作可能會有不同的看法，當著秘書的面發了幾句牢騷，講了幾句過頭話，秘書傳話時就要把過頭話刪掉。總之，秘書傳話一定要從團結和工作的大局出發，該傳的傳好，不該傳的堅決不傳。

（2）傳話要準確。領導讓秘書傳話一般都是口頭交代，因此，秘書要注意幾個問題 ：①領受任務時要聽清記清，記住領導強調的原話，沒聽清的要問清，確保準確無誤 ；②對領導交代的話要進行“回味”，真正準確領導意圖，切實理清傳話的中心思想 ；③傳話時表達要準確，不能說含糊不清的話，不能說易引起誤解的話，更不能加上自己的觀點和評價，以確保其他領導獲得準確無誤的信息。托爾斯泰說過“語言藝術家的技巧就在于尋找唯一的需要的位置。”秘書應該是語言藝術家，所以在遣詞方面一定要找到唯一的詞和唯一的需要的位置。

（3）時機要恰當。一般情況下，遇到以下情況時不要傳話 ：領導與別人談工作時，領導參加重要會議的時候，領導與群眾聚會的時候等等。

（4）言詞要禮貌。秘書在傳話時，一定要有禮節性的語言，以增強傳話的效果。比如，代主管向副職傳話時，可以突出商議、信任、稱贊之類的言詞 ；代副職向主管傳話時，可以突出請示、匯報、尊敬之類的言詞 ；在同級領導之間傳話時，可以突出協調、幫助、支持之類的言詞等等。當然運用禮節性言詞也要注意把握分寸，否則會起到反作用。

（5）語言要簡潔。向領導傳話，語言要簡潔明了，直奔主題，突出重點和關鍵內容，不兜圈子，不繞彎子。

5 結束語

以上本文以語言藝術在秘書工作的作用及重要性加以分析，闡述了秘書工作的特點及其對語言素養藝術方面的要求。通過闡述如何更藝術的運用語言這一工具，更好地發揮語言的功能，說明了語言藝術在秘書工作中的重要性。