淺析信息化系統在集團化企業人力資源管理中的應用

文/楊信文（珠海匯華人力資源服務有限公司）

近年來，互聯網技術發展迅猛，已經融入人們的衣、食、住、行等領域，與人們的生活息息相關。而移動互聯網的廣泛應用，讓工作、學習、生活更離不開互聯網。在此背景下，本文就集團化企業人力資源管理按傳統管理方式存在的問題進行深入剖析，并提出行之有效地解決對策。

一、傳統管理方式存在的問題

傳統管理方式主要指使用傳統的EXCEL、WORD等辦公軟件，沒有使用與互聯網技術相關的信息化工具進行的人力資源管理，存在的問題：

（一）傳統管理方式落后，工作效率低下

受EXCEL、WORD等工具自身功能定位、軟件適應性等影響，此類辦公軟件僅適用于數據量不大、自動化和智能化要求不高、功能單一的場景，對于集團化企業動輒十多家下屬企業、上千人的管理，數據量稍大即出現卡頓、無法打開、文件損失等現象，數據的存儲安全性不足，經辦人員變動后造成數據丟失，工作效率極其低下。

（二）統計口徑不統一，數據信度及效度差

因集團化企業業務版塊多元化，下屬企業類別多樣、自成體系，導致在企業薪酬結構、人事體系等管理上，難以統籌管理。集團在數據分析時，需要花費大量時間和精力歸集、整理；同時，因經辦人員素質參差不齊，統計口徑不統一，容易出現主觀或客觀的統計誤差,數據整理效率低，數據的信度及效度差，無法為管理決策提供科學有效的依據。

（三）企業地理位置分布廣，信息數據無法共享

各企業地理位置分布廣、獨立管理，人員進出、薪酬調整等無法有效監管，集團對下屬企業人力資源信息掌握不準確、不及時、不全面，管理滯后。同時，因各企業數據管理分散、相互割裂，形成信息孤島和數據壁壘，無法實現數據的有效互聯與共享，數據大多數處于割裂和休眠狀態，沒法發揮大數據的價值，無法實時、動態掌握人力資源數據。

（四）疲于應付日常瑣碎事務，無法為企業發展賦能

人力資源管理人員大部分的工作時間和精力集中在信息收集統計、入職辦理、工資制表、勞動合同簽訂等日常事務性工作上，工作重復、瑣碎且技術含量不高；沒有時間和精力深入思考組織優化與發展、人才盤點與開發、職業發展通道規劃等人力資源管理專業性工作，管理職能沒有充分發揮，無法為企業發展有效賦能。而人力資源管理工作是企業管理重中之重的工作，企業執行力差、管理不善等，基本是人力資源管理工作不到位所導致。

二、信息化系統在人力資源管理中的應用

（一）應用于人力資源戰略管理，實時監控實施過程及進度

根據企業制訂的戰略目標，使用信息化系統的平衡計分卡指標數據，繪制戰略地圖及平衡計分表，直觀、清晰展示組織戰略目標及為實現組織戰略員工應當采取的措施。同時，按月填報完成的目標任務，生成數字儀表盤，以進度條監控人力成本支付進度，以餅狀圖顯示年齡結構圖，以柱形圖顯示年度工資總額對比圖等，對戰略的實施過程及進度進行監控。

（二）應用于數字化檔案建設，科學、高效管理人事檔案

改變傳統使用紙質對勞動合同、人事信息表、工資表等的管理，使用信息化系統進行電子勞動合同的簽訂與管理，對即將期滿的勞動合同自動預警提示；對人員基本信息、學歷信息、工作經歷等進行采集與管理，生成電子人事檔案；對工資福利發放進行制表與管理，對數據異常情況進行預警提示，生成電子工資表。

（三）實行可視化報表管理，為管理決策提供依據

根據實際管理需要，用戶可自定義選擇報表字段（如個人信息的姓名、性別、年齡等），設置報表的篩選條件（如性別為男性、學歷為本科等），生成自定義報表。通用數據報表（如人員結構表、人力成本表等）生成可視化圖表，將主要指標數據展示出來，讓管理層充分了解公司人力資源管理狀況，隨時獲取企業的關鍵數據信息，真正做到了然于心、謀定而動。

（四）應用于員工互動，提升員工獲得感

信息化系統連接微信公眾號等平臺，將日常工資清單、生日祝福、重要提醒等，通過微信公眾號后臺的“消息模板”發送給員工手機，員工也可通過公眾號關聯的網址隨時查詢工資清單、個人簡歷等，提升員工的歸屬感和獲得感；通過互動平臺對公司發展建言獻策，提合理化建議；對員工工作見聞、思想情緒發表感想，舒緩心理壓力負擔。

（五）應用于工作流程化管理，提升工作質量和效率

通過信息化系統工作流模塊，對用工需求、招聘入職、員工調動、工資調整等流程進行審批，實施規范化、標準化流程管控，既有利于領導層全面掌控審批權限及進度，又有利于提升了工作質量和效率。

三、結語

綜上，依靠計算機技術的發展，將信息化應用到人力資源管理的規劃、招聘、薪酬、培訓、考核、測評等各個環節，實施流程化、規范化、標準化管理，實現數據共享，助推人力資源高效發展，進一步為企業經營發展賦能，讓企業在激烈的市場競爭中獲得優勢、脫穎而出。