工傷保險業務檔案信息化管理推進路徑研究

文/賈艷（偏關縣人力資源和社會保障局勞動監察大隊）

工傷保險業務檔案，就是在保險業務工作的過程中，將相關的文字、圖像等內容以檔案的方式保存下來，通過對客戶個性化的服務，滿足用戶的需求，提升保險服務質量。信息化管理手段的運用，不僅可以保證檔案信息收集、儲存效果，同時能夠提升檔案的利用率，為后續服務工作提供便利。本文就如何將信息化管理方式運用在工傷保險業務檔案中進行分析。

一、信息化工傷保險業務檔案管理相關內容

（一）工傷保險業務檔案信息化管理特點

根據當前工傷保險業務檔案信息管理工作的分析，可以發現其具備實用性的特點。人們生活水平的提升，促使保險意識增強[1]。在這一背景下，利用信息化管理方式進行工傷保險業務檔案的管理，可以將分散的檔案信息整合在一起，采用統一管理的方式開展檔案管理工作，為后續的使用提供便利。信息技術與檔案管理工作的結合，可以避免出現檔案丟失或者利用不當的問題出現。通過信息化檔案管理工作的開展，為檔案信息共享提供便利，促使該工作有序進行。

（二）工傷保險業務檔案信息化建設的作用

1.滿足工傷保險的實際需求

工傷保險是國家推行的一種保險業務，是保障職工生命財產權益的一種保障手段[2]。通過對我國工傷保險檔案管理工作的分析，發現部分地區仍以紙質文字檔案方式進行保存。因為我國參保人員相對較多，若仍以傳統的方式進行檔案的保存與管理工作，不僅無法保證檔案管理工作的科學性，同時會影響檔案的運行[3]。信息技術與檔案管理工作的結合，可以有效避免這一問題出現，提升檔案資源的收集與管理效果，滿足工傷保險業務檔案發展需求，為更多的職工提供檔案數據保障。

2.優化檔案管理工作效果

在工傷保險業務檔案中，參保檔案、事故快報檔案占據檔案總量的一大部分。對于征繳形式的檔案原件仍以手工的方式進行分類管理。這種工作方式，對檔案管理工作產生非常大的影響，消耗較多的人力與物力，同時無法保證檔案原件保存效果。信息化檔案管理工作的開展，解決了這一問題，實現多種不同類型檔案數據化統一管理，優化檔案管理工作效果。在工傷保險業務檔案管理工作中，提升對信息化檔案管理工作的重視，將此作為優化檔案管理工作效果的媒介，促使檔案事業健康發展[4]。

3.提升檔案管理質量

在工傷保險檔案管理工作中，信息技術的運用提升檔案管理的質量，保證該工作有序進行。實際工作中，需要加強對信息技術的應用，構建數據庫與檔案管理平臺，利用此進行工傷保險業務檔案的收集與管理工作，優化檔案工作效果，為工作人員檔案管理工作開展提供便利，促使工傷保險業務檔案管理工作有序進行[5]。

二、工傷保險業務檔案信息化建設中存在的問題

（一）信息化檔案管理工作重視程度不夠

通過對實際工作情況的分析，發現信息化檔案管理工作并沒有得到工作人員的重視，部分人員雖然意識到信息技術與檔案管理工作結合的重要性，但是并沒有將信息技術與檔案管理有機結合在一起，展示信息技術的優勢。這一問題出現的原因，就是工作人員的思想觀念問題，部分人員已經習慣傳統的檔案管理工作方式，認為信息技術的運用會消耗較多的物力與財力，且無法保證檔案信息的安全[6]。因為種種原因，失去利用信息技術進行檔案管理的意識。

（二）檔案信息安全得不到保障

工傷保險業務檔案信息管理工作十分重要，關系到參保人的參保信息與個人信息。信息化檔案管理工作的開展，雖然可以提升檔案信息處理效果，但是無法保證檔案的安全性。不法分子為了在參保信息中獲得利益，會利用網絡病毒、入侵等手段竊取檔案信息，對參保人的信息安全造成影響[7]。此外，數字信息與紙質信息有很大的不同，容易被修改，且無法被檔案管理人員發現，造成一些無法估計的損失。這一問題，需要得到相關人員的重視。若工傷保險業務信息的安全無法保證，那么將會對信息化檔案管理工作產生巨大的影響。

（三）工作人員信息化操作能力有待提升

工傷保險業務檔案信息化管理工作中，對工作人員的要求相對較高。也就是說檔案管理人員不僅要具備基礎知識與檔案管理能力，同時還要具備信息技術操作能力，能夠靈活運用信息技術進行檔案管理工作。但是通過對工作人員綜合情況的分析，發現部分工作人員雖然具備檔案管理知識，但是缺乏信息技術操作能力，無法將信息技術與檔案管理工作結合在一起，影響檔案管理信息化發展[8]。工作人員作為推動檔案信息化發展的重要媒介，其專業能力與綜合素質直接影響檔案管理工作效果。若檔案管理人員不具備專業的技能與知識，將會對信息化檔案管理工作發展產生消極影響。

三、工傷保險業務信息化檔案管理工作開展對策

在工傷保險業務檔案信息化管理工作中，若想提升檔案管理工作效果，促使檔案管理工作穩定運行與發展，需要加強對以往檔案管理工作情況的分析，制定科學的管理手段，加強對信息技術的運用，提升工作人員的職業能力，為信息化檔案管理工作開展打下堅實的基礎。

（一）加強檔案信息檢索工作

在工傷保險檔案信息化建設的過程中，檔案信息的檢索十分重要，是保證檔案信息化管理水平的關鍵。因此在檔案信息化建設的過程中，應提升對信息檢索環節的重視，將此作為檔案信息化建設的重點。工傷保險業務檔案管理工作涉及的內容比較豐富，涵蓋較多的保險類別。在檢索系統設計的過程中，應根據不同類別的檔案合理使用信息技術，通過關鍵詞、時間等重點詞匯的搜索查找相關的信息，保證信息檢索的科學性。實際工作中，可以從以下兩個方面入手：第一，健全電子檔案信息系統檢索工具。目錄檢索、題錄檢索、文摘檢索都是當前比較常用的信息檢索方式。工傷保險業務檔案信息化建設的過程中，可以根據檔案管理工作的實際情況，選擇適合的檢索工具進行此項工作，提升檢索工作效果，提升信息的利用率。第二，加大設備與技術的投入，強化電子檔案信息系統檢索功能。在實際工作中，應引進先進的組合檢索技術，利用網絡檔案信息檢索功能，為工作人員提供信息檢索的便利性，使工作人員在實踐操作的過程中可以快速獲取相關的信息，做好本職工作。通過這一功能的建設與完善，可以保證檔案信息化管理工作的有序進行，同時能夠提升檔案管理質量與水平，為檔案事業可持續發展提供技術保障。

（二）引進安全管理技術

在信息化工傷保險業務檔案管理工作中，引進安全技術，將此作為保障檔案信息安全的媒介，提升檔案的安全性與可靠性。在實際工作中，加強對影響檔案安全管理因素的分析，根據此制定科學的管理對策，利用信息技術提升檔案管理質量。第一，引進防火墻技術。防火墻是一種比較常見的防病毒手段，有效控制計算機病毒對檔案信息的影響。防火墻的應用，能夠在計算機的外部與內部形成一道安全防護屏障，能夠防止外部人員進入計算機內容，對內部信息造成損傷。在工傷保險業務檔案管理工作中，需要提升對防火墻技術的運用，將此作為保護信息安全的一種手段，提升檔案管理效率。第二，引進加密技術，對檔案信息進行加密管理。加密技術是電子商務比較常用的安全保密手段，通過信息技術的運用將重要的數據信息轉化成加密的形式進行傳送。當信息到達目的地后，利用信息技術解密，以此保證檔案信息在運輸過程中的安全。在工傷保險業務檔案管理工作中，加密技術的運用，不僅保證檔案信息傳輸的安全，同時可以減少外界因素的影響。第三，引進識別技術，提升檔案管理的效果。識別技術包含人臉識別、指紋識別、聲音識別等等。在工傷保險業務管理工作中，引進識別技術，對進入系統的人員進行識別管理，保證工作人員的合規操作，保證檔案管理信息系統使用過程的安全性。該技術的運用，能夠減少不法分子的入侵，提升信息化檔案管理工作效果。第四，控制訪問技術的運用。在信息化檔案管理工作中，引進控制訪問技術，對工作人員進行授權管理，要求工作人員輸入相關的賬號，通過流程化操作進入系統，了解系統中的實際情況。這一技術的運用，規范工作人員的行為舉止，同時可以保證檔案管理質量。

（三）加強工作人員培訓教育

在工傷保險業務檔案信息化管理工作中，提升對工作人員能力、素質培養的重視，針對工作人員的職業發展需求，組織以下培訓教育活動：第一，進行信息技術技能的培養教育，提升工作人員的綜合素質。信息化檔案管理是工作人員必須掌握的技能與技巧，是推動檔案管理信息化發展的核心。因此，需要針對工作人員進行技術技能培訓教育，為工作人員提供學習的平臺，使其主動參與學習，彌補自身信息技術操作能力不強的問題，提升信息技術應用水平。當培訓結束后，需要針對這一問題進行考核，對其信息技術使用能力與操作水平進行全方位的評價，為后續針對性的培訓活動開展提供依據。第二，對工作人員進行理論知識教育，增強工作人員的信息技術操作意識。對工作人員進行基礎知識的教育，可以提高其信息操作能力，使其構建完整的知識結構與理論結構，為接下來信息化檔案管理工作開展提供知識保障。第三，組織業務交流活動，為工作人員提供交流的空間，引導其分享工作經驗與方法，使工作人員在互動的過程中獲得更多的經驗與方法，并在實踐中提升自身職業能力，保證檔案信息化管理工作有序開展。通過對工傷保險業務檔案管理人員技能的培養，提升其信息技術操作能力，使其掌握信息技術運用的方法，并將此應用在實際工作中，提高工傷保險業務檔案管理效率。

四、結語

總而言之，當前背景下，信息化管理方式已經成為提升檔案管理工作效果與方法的重要手段。實際工作中，做好檔案數字化工作，強化信息檢索工作與安全技術的運用，保證檔案信息的安全性。同時組織相關的培訓，提升工作人員信息技術操作能力，促進信息化檔案管理工作開展。

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2016年5月1日起各地要繼續貫徹落實國務院2015年關于降低工傷保險平均費率0.25個百分點和生育保險費率0.5個百分點的決定和有關政策規定，確保政策實施到位。生育保險和基本醫療保險合并實施工作，待國務院制定出臺相關規定后統一組織實施。