辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策

文/劉波靜（安化縣住房和城鄉建設局（人民防空辦公室））

辦公室文書檔案，可以對事業單位的發展過程進行真實記錄，可以對事業單位的決策、未來走向造成影響，提升事業單位資源利用效率，進而保證事業單位管理效果。目前，部分事業單位仍然存在問題，檔案管理人員專業素養有待提升，嚴重影響到了管理效果，不利于事業單位長遠發展。因此，在實際工作中，需要給予該項工作足夠重視，并結合實際情況，不斷優化和完善管理措施，從根本上提升管理效果，更好地服務于事業單位發展。

一、辦公室文書與文書檔案管理的缺陷

（一）文書工作和檔案工作銜接問題

在實際工作中，文書和檔案的模板是不同的，兩者之間存在緊密聯系，均是檔案管理的重要內容。檔案管理是以文書工作為基礎，文書工作最終歸屬為檔案工作。雖然兩者屬于一個整體，但是兩者是分塊管理的，導致文書與檔案工作存在距離[1]。根據相關調查顯示，大部分文書工作人員在工作時僅僅關注自身工作內容，沒有考慮到檔案管理工作；而大部分檔案人員在工作時僅僅考慮到檔案相關工作，很少對文秘工作進行關注，導致兩者存在銜接問題，如公文格式、處理辦法不規范。

（二）管理隊伍建設有待加強

在文書檔案管理工作中，管理隊伍專業能力和素養如何，直接影響到管理效果。在事業單位中，由于受到多種因素影響，管理隊伍年齡較大，能力較低、發展較慢。根據相關調查顯示，很多管理人員責任意識薄弱，并且日常工作量較大，主要體現在以下兩個層面：第一，該項工作不僅僅是體力勞動，還需要工作人員調動自己的思維。如，在存放文書檔案時，出現大量積壓情況，傳統的存儲模式滯后，無法滿足工作需求；第二，部分管理人員受到傳統理念的影響，習慣通過傳統管理模式，對文書檔案進行整理，創新意識薄弱，相關人員需要利用簡化查找流程、探究節約空間等手段，提升自身專業素養。

二、辦公室文書與文書檔案管理缺陷的對策

（一）做好文書工作和檔案工作的銜接

文件質量如何和檔案質量有著直接的聯系，如果文件質量不高，那么檔案質量也會受到影響。因此，在實際工作中，管理人員需要強化自身的檔案意識，注重文書材料立卷歸檔工作[2]。并且，在對文件進行處理時，需要時刻關注檔案管理，保證檔案和文書一體化發展。這就需要相關人員注重質量控制，其中包括文體、紙張大小、格式等，都需要實現標準化，避免五花八門，不允許利用紅墨水、圓珠筆等進行修改等。與此同時，管理人員對文件進行及時、準確地處理；對文件收發情況進行及時登記，若資料缺少，應及時查找，保證檔案完整性。特別是在處理賬外材料時，如領導講話等，需要保證收集及時，保證材料齊全。管理人員還需要注重立卷工作，該環節其是文秘工作最后環節，也是檔案工作開始環節，屬于銜接點，只有文書人員具有強烈的檔案意識，才可以給后續立卷歸檔工作奠定良好基礎。

（二）建立完善的文書檔案管理制度

針對單位發展來講，文書檔案管理具有較為積極的作用，單位領導需要給予該項工作足夠重視，建立完善的管理制度，配套完備的硬件設施，且做好制度落實工作，進而有效提升管理標準性與規范性，保證文書管理效果。在該過程中，需要組建一支專業的辦公室人員隊伍，且提供良好的工作環境與條件。此外，在思想層面，需要增強相關人員的責任意識，發揚奉獻精神，認真仔細的收集整理文件資料，統一進行保管，以便于后續查找與利用。

（三）提升文書檔案管理人員積極性

首先，在事業單位中，管理層需要做好人才招聘工作，保證招聘的人員具備較高的專業水平和職業素養。其次，需要注重基礎設施建設，保證硬件可以發揮出自身的作用。再次，建立有效的崗位責任制度，做好檢查與監督工作，提升相關人員思想認知，保證收集文件材料工作質量。與此同時，需要細分工作任務，落實到每個工作人員身上，進而有效增強管理人員責任意識。最后，為了穩定檔案管理隊伍，可以建立完善的激勵制度，保證管理人員以正面思想開展管理工作。

三、結束語

總而言之，在新時代背景下，辦公室文書與文書檔案管理是非常重要的，不僅可以有效提升文書檔案管理水平，還可以提升事業單位服務水平，促進事業單位長期穩定發展。目前，由于受到多種因素影響，辦公室文書與文書檔案管理還存在一些問題，嚴重影響到了事業單位的發展。想要有效改善這一現狀，在實際工作中，相關人員需要給予辦公室文書與文書檔案管理足夠重視，且結合實際情況，深入分析當下存在的問題，結合分析結果開展針對性管理，加大管理力度，進而有效保證管理效果。