行政檔案管理的創(chuàng)新思路分析

文/王秀麗（承德市衛(wèi)健委醫(yī)評中心）

隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，事業(yè)單位的行政檔案管理也隨著時代的變化而發(fā)展。作為事業(yè)單位行政檔案管理人，要積極發(fā)現(xiàn)和解決問題，開創(chuàng)事業(yè)單位行政檔案管理新時代。為此，從事業(yè)單位行政公文管理存在的問題和事業(yè)單位行政公文管理創(chuàng)新措施出發(fā)，尋找事業(yè)單位行政公文管理的難點和發(fā)展方向，為事業(yè)單位行政公文管理的長遠(yuǎn)發(fā)展作出努力和貢獻(xiàn)。

一、管理文件管理特點

進(jìn)入經(jīng)濟(jì)社會快速發(fā)展的新時期，事業(yè)單位行政文書的內(nèi)容、種類和數(shù)量都在快速增加。隨著改進(jìn)水平的提高，行政檔案的管理發(fā)生了明顯變化，檔案管理的規(guī)范化水平有了很大提高。行政檔案館與其他檔案館仍存在一定差異，具有較強的政治、行政、權(quán)威和服務(wù)特色。行政檔案具有很強的政治性，因為它們具有很強的階級性。同時，行政機關(guān)開展的行政管理活動，應(yīng)當(dāng)以貫徹執(zhí)行國家機關(guān)和黨的路線、方針、政策為項目的前提和依據(jù)。因此，托管文件具有很強的可執(zhí)行屬性。行政檔案管理活動以國家名義進(jìn)行，行政檔案管理的一切行政行為都堅決發(fā)揮絕對作用，顯示出強大的權(quán)威。備案作品本身就是一種服務(wù)作品，備案作品的存在和發(fā)展最大限度地發(fā)揮其服務(wù)特性，為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供服務(wù)。

二、行政機關(guān)檔案管理存在的問題

（一）行政機關(guān)檔案管理制度不健全

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，行政機關(guān)的作用也不斷提升。我國行政機關(guān)在不斷發(fā)展完善的同時，卻忽視了行政機關(guān)檔案信息管理系統(tǒng)的建立和完善，導(dǎo)致我國行政機關(guān)檔案管理系統(tǒng)存在諸多問題。行政事業(yè)單位檔案管理人員的安排和管理非常重要，這也是行政事業(yè)單位檔案管理存在的問題。目前，行政機關(guān)部分檔案管理人員素質(zhì)低下，缺乏金錢和虛弱的抵抗力，如果沒有完善的行政機關(guān)檔案管理制度，這些人員就會違背原則。行政機關(guān)檔案信息被弄虛作假或者行政機關(guān)因執(zhí)行違法任務(wù)而受到嚴(yán)重?fù)p害。

（二）行政機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重要性認(rèn)識不足

一些行政機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)并沒有充分認(rèn)識檔案信息的重要性，認(rèn)為行政機關(guān)檔案信息只是記錄行政機關(guān)的發(fā)展過程，對于行政機關(guān)的發(fā)展來說是不必要的。這些領(lǐng)導(dǎo)將行政機關(guān)的大部分人力、物力、財力投入到其他方面的建設(shè)上，行政機關(guān)的檔案管理只需要基本的日常維護(hù)，處于行政機關(guān)檔案業(yè)務(wù)可以應(yīng)付的位置。行政機關(guān)管理薄弱，硬件設(shè)施不完善，可能造成行政機關(guān)檔案信息損壞、不完整或丟失。

（三）行政機關(guān)檔案管理人員專業(yè)水平參差不齊

隨著社會的不斷發(fā)展，行政機關(guān)檔案信息管理不再是一項政策性任務(wù)，而是一項需要專業(yè)能力的任務(wù)。因此，行政機關(guān)檔案信息管理人員的資質(zhì)在檔案信息管理中起著舉足輕重的作用。但是，由于檔案信息管理制度不完善，領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息管理的疏忽，行政機關(guān)檔案信息管理人員的地位不高，檔案部門甚至成為部門中不可或缺的部門。現(xiàn)有行政機關(guān)檔案管理人員素質(zhì)較低，難以滿足現(xiàn)代社會檔案管理的需求。

三、事業(yè)單位創(chuàng)新管理的創(chuàng)新思路

（一）完善的文件管理機制

由于檔案管理質(zhì)量的好壞直接影響到事業(yè)單位廣大職工的利益，一個檔案管理制度必須考慮職工的利益，覆蓋單位運作的方方面面。最大限度地激發(fā)文件管理人員的熱情。管理機制的完善，要求業(yè)務(wù)單位全體員工對檔案管理工作有足夠的認(rèn)識，在日常工作中使用檔案數(shù)據(jù)，檔案數(shù)據(jù)的工作。確保文件數(shù)據(jù)的安全性和利用率。

（二）提高檔案管理隊伍的專業(yè)性

為最大限度地提高檔案管理質(zhì)量和效益，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)。專業(yè)檔案管理人才既要對檔案有深入的了解，又要有較高的文化素養(yǎng)，同時還要具備良好的信息技術(shù)能力，有利于檔案管理的專業(yè)化和現(xiàn)代化。檔案管理人才實踐技能的培養(yǎng)是檔案管理創(chuàng)新人才能力的有效方法。當(dāng)然，檔案管理隊伍的發(fā)展壯大不容忽視，事業(yè)單位必須系統(tǒng)、科學(xué)地制訂檔案管理人才培養(yǎng)計劃，同時可以定期邀請相關(guān)專家做培訓(xùn)員工，最大限度地培養(yǎng)專業(yè)人才，促進(jìn)檔案管理的不斷創(chuàng)新和發(fā)展。

（三）提升檔案管理水平

首先，要在各事業(yè)單位積極宣傳檔案管理的重要性，讓全體人員在全單位明確檔案清潔、完整的重要性，發(fā)揮檔案管理工作作用。二是成立專業(yè)化的領(lǐng)導(dǎo)班子，專門負(fù)責(zé)檔案管理的檢查和監(jiān)督工作，規(guī)范檔案管理工作的科學(xué)有序進(jìn)行。推進(jìn)檔案科學(xué)管理，通過考核，讓相關(guān)人員及時反思自己的工作，最終將檔案管理工作質(zhì)量評價體系的制定和實施提上議事日程。

（四）推進(jìn)檔案管理信息化

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，各行各業(yè)都引進(jìn)了先進(jìn)的設(shè)備，對提高工作效率和質(zhì)量起到了重要作用。機構(gòu)也不例外，要實現(xiàn)檔案管理的信息化，就必須引進(jìn)各種尖端設(shè)備，這對于提高檔案效率、延長檔案存儲壽命、縮短檔案檢索時間等意義重大。

四、結(jié)語

總之，事業(yè)單位檔案管理還存在不少問題。因此，相關(guān)人員要強化責(zé)任追究，不斷提高工作效率和質(zhì)量，完善檔案管理制度，明確檔案管理對全體員工的重要性，創(chuàng)新檔案管理，促進(jìn)穩(wěn)定運行。