高校辦公行政工作現狀及改進策略探究

周劍

【摘要】本文主要圍繞高校辦公室行政工作展開研究，通過分析當前高校行政工作中存在的問題，結合辦公行政工作優化方向，從疫情對高校辦公行政工作造成的影響出發，探究做好辦公行政工作的方法，不斷提高辦公行政工作質量。

【關鍵詞】高校;辦公;行政工作

高校辦公需要做好高校各方面的管理工作，特別是在行政工作開展過程中，需要高校辦公行政人員及時協調內外和左右之間的關系，這樣才能保證各項工作順利開展。新時期高校行政工作開展過程中仍存在一定的問題，通過推行精細化管理等管理方法，可以進一步提高行政工作質量，對保障學校各項工作順利開展具有重要意義。

一、行政工作存在的問題

（一）師生重視程度不足。高校運行的核心部門之一即高校各類辦公室，不同辦公室共同合作，共同推動學校發展。在該過程中，高校行政人員承擔著多方面的工作職責，對內除了要解決部門之間的溝通問題，為校領導和師生提供服務之外，也需要就學校各環節經費支出與辦公用房調整及校內規劃等進行商討分析，得出滿足師生要求、符合學校發展的決策;對外來說，高校行政人員需要綜合學校的發展情況和社會對學校的認知，結合學校重點發展方向做出高校發展決策，并在綜合師生和社會大眾意見的基礎上，對學校未來的發展方向做出規劃。綜上來看，高校行政工作并不輕松，且工作難度相對較大。但是許多師生并不能完全理解高校行政工作，在高校行政人員做出的決定與師生預期之間存在差異時，還有可能出現師生不尊重高校行政工作等現象，對其下發的任務也不能及時完成，這導致高校行政工作效率下降，原定計劃并不能按預期開展，就造成了高校辦公行政工作出現不同程度的滯后。

（二）規章制度了解不足。高校辦公行政人員的流動性相對較大，而高校各項管理制度會隨著科技發展而不斷更新，可能出現行政人員學習不及時，對新規章制度了解不足等現象，導致行政工作開展過程中出現偏差，嚴重者還會導致行政工作出現問題。例如高校辦公行政工作的重點——印章問題，不同部門對印章管理和使用的要求存在差異，在教學和科研領域的印章使用標準也有所不同，但是在高校教學工作組織過程中和科研、教學實踐對接比較頻繁的時間段，印章應用的數量會不斷增加，同時還會出現印章適用范圍擴大等現象，這就給印章管理工作提出了較大的挑戰。為保證印章使用的規范性，高校會對印章使用制度等進行梳理優化，按照精細化管理方式開展印章管理工作，同時禁止非原則性的印章使用。但是當工作人員學習新制度不及時時，在高校辦公行政工作中可能會出現新印章制度宣傳不到位等現象，影響師生具體業務辦理。同時部分師生可能會出于節約時間以及謀取個人利益等方式，利用行政人員規章制度的學習時間差，用不完善的材料來違規使用印章，甚至還有可能出現了“人情章”“熟人章”等現象，這將對高校辦公行政工作質量產生不良影響，也會影響的行政辦公形象，嚴重者還會損害學校利益。

（三）個體業務能力不足。高校行政辦公的工作內容較多，不同辦公室對行政人員的工作能力和工作內容要求等也會存在差異，行政人員需要應對多種類型的突發事件，這就對高校行政工作人員的工作能力提出了進一步的要求，需要其盡快結合領導給出的指示，綜合事情的輕重緩急來有序解決各類問題，這樣才能保障行政各項工作合理開展。從當前高校行政辦公工作開展的過程中可以發現，部分行政人員的業務能力仍有較大的發展空間，在解決問題過程中會出現拖沓等現象，與其他同事之間的協調溝通也不能及時到位，將會嚴重影響問題的解決速度，甚至其常規工作也不能順利開展。例如在會場布置過程中，行政人員必須具備會場布置和時間安排能力，才能保證會場正常使用，而不是出現“名不對人”等問題，如果在實際會場布置過程中仍需面對上述問題時，不僅影響其整體工作效率，也會對高校形象產生極為不利的影響。

（四）工作方式更新較慢。作為高校工作主力軍，高校行政人員必須在協調各部門工作的同時，及時做好新事物和新制度推廣等工作，這樣才能為高校不斷注入新的血液，推動高校在新時期實現更好的發展。隨著國家建設能源節約型社會等理念的推廣，高校行政辦公過程中引入了更高級的辦公系統，師生只需要通過網絡即可完成業務辦理，不僅節約了師生工作時間，也可以加快行政性事務處理效率。但是在新型辦公系統推廣過程中，部分工作人員會因為對辦公系統認識不足等而產生排斥感，不愿意使用新方法開展工作，甚至堅持要求師生通過傳統方式完成文件審批，這不僅會影響行政人員自身工作效率，也會對師生時間和精力等產生影響，導致師生對高校行政工作產生不好的印象。

二、做好高校行政工作的方法

（一）綜合動員，增強服務意識。行政發展速度在一定程度上影響了高校教育改革等工作順利開展，為此，行政管理人員必須加強對工作人員培訓制度的重視。在國家規定和學校領導人發出建議的基礎上，結合高校行政辦公工作開展過程中存在的問題，積極推進改革創新，使得辦公工作人員充分認識到行政工作的重要性，在堅持實事求是原則的基礎上，用更為熱情的方式服務師生，及時向師生和相關部門講清楚關于學校某一規定的意義，引導師生和各部門明確對相關文件的態度。在此基礎上，從維護學校利益的角度出發，各方積極配合完成高校行政辦公人員安排的任務，可有效加快行政事務處理速度。行政人員也要加強對各方協調工作的重視，一切從大局出發，充分考慮各方利益，主動解決規章制度等執行過程中存在的矛盾，推動高校在新時期實現新發展。

（二）完善制度，組織全員學習。為解決行政工作開展過程中出現的工作人員學習不及時等問題，行政管理人員必須加強對全員學習解讀工作的重視。在新規章制度出臺之后，管理人員應當選擇合適時間，組織行政人員集體學習規章制度，將新規章制度的應用范圍、對象以及過程中的常見問題及解決對策等確定下來，引導工作人員在此基礎上開展后續工作，其工作質量也會隨之提高。同時，行政人員也應當加強對工作人員綜合素質提高的重視，在學習新規章制度的基礎上，引導工作人員充分學習了解其他的規章制度，嚴格按制度開展后續工作，明確制度中與國家政策和高校發展等相關的點，在此基礎上設計制度執行方案，使工作過程中遇到的問題明顯減少，工作人員的工作負擔也明顯減輕。同時，高校行政工作人員自身也應當加強對規章制度執行的重視，在集體學習之余，結合自身工作過程中的薄弱點進行針對性的學習，不斷提高其工作質量。

（三）外出交流，提高工作能力。高校行政工作在開展過程中不能故步自封，應當借鑒高校科研工作開展經驗，通過外出交流等方式，學習其他高校的先進管理經驗，并結合學校實際情況，將其應用于本校管理過程中，這樣才能真正實現提高行政工作能力的目的。以疫情為例，疫情的出現對高校行政工作產生了極大的影響，行政工作人員除了要解決學校日常教學和部門管理工作方式調整問題之外，還應當及時學習國家對高校疫情處理提出的各項要求，同時也要解決師生學習和生活出現的問題，工作難度較大，對行政工作人員的工作能力也提出了較高挑戰。在該過程中，高校行政人員僅通過內部學習政策的方式，可能會出現理解偏差的問題，影響后續各項工作質量。通過借鑒在疫情中表現較好的高校管理方式，在保證高校各項工作正常開展的基礎上，從行政工作人員的學習能力和實踐能力等角度出發，選擇優秀的行政工作人員，學習模范高校疫情期間的工作方法，并將其進行特色化修改，整合成能適應高校行政能力的新型工作方法，可以幫助高校行政部門在短時間內快速做出突發情況下的工作調整策略，并安排師生和其他部門學習，對提高其工作效率、解決師生問題等具有重要意義。在該過程中，高校也應當結合辦公系統優化推廣方法等，引導行政工作人員在特殊時期快速地學習新型辦公系統的操作和使用方法，必要時通過網絡授課和線上答疑等方式，定期回答行政工作人員工作過程中出現的問題，幫助其更好地掌握辦公系統的操作方法，提升工作效率。高校行政部門在正常工作的同時，也應當通過安排工作人員到其他學校學習、邀請專家培訓授課以及參加區域性講座等方式，引導行政工作人員學習行政新方法，并在實踐中應用新方法，帶動整體行政人員工作能力提升。

（四）內外溝通，及時協調部門工作。行政工作過程中應當及時完成任務分配，做好各部門的協調工作，與外部相關部門做好溝通，這樣才能推動問題快速地解決。以本次疫情舉例，疫情期間需要做好學生返校工作。為保證順利開學，高校行政人員應當及時向教育部門、衛生防疫部門等提出申請，及時解決各環節問題。在該過程中需要對學生的返校時間、返校方式、離校時間、請假情況以及學生返校和在校期間飲食、學習、生活等做出安排，這樣才能保障學生安全，避免出現其他問題。而做好上述工作就需要高校行政工作人員在接站、學校至車站和飛機場的車輛租賃、學生核酸檢測、在校防疫措施等方面做好安排，及時與安全防護部門、后勤監管部門、校內飲食控制部門、財務部門等進行協調溝通，這樣才能保證各環節工作順利開展，避免學生在回校過程中出現不適應等情況，對提高學校形象也具有重要作用。

三、結語

高校行政工作在不同時期需要面對多方面的問題，對工作人員的工作能力提出了很大挑戰。行政工作人員應當從行政工作的實際情況出發，在做好日常各項工作的基礎上，通過對外學習、內部培訓等方式提高工作能力，保障各項工作順利開展，為師生提供更為優質的服務。

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