農(nóng)業(yè)科研單位科研檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

曹平平 張 強(qiáng) 黃素芳 趙花其 趙忠祥 薛 文 劉 震

（滄州市農(nóng)林科學(xué)院 河北 滄州061001）

農(nóng)業(yè)科研檔案記錄了農(nóng)業(yè)科研工作從申報(bào)立項(xiàng)、執(zhí)行過(guò)程、鑒定驗(yàn)收、申報(bào)成果獎(jiǎng)勵(lì)和成果、推廣和轉(zhuǎn)化等研究過(guò)程，是農(nóng)業(yè)科研人員科研技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)的反映，在一定程度上體現(xiàn)了一定階段的農(nóng)業(yè)科研水平，一般是各種電子、文字、視頻等資料。由于農(nóng)業(yè)科研檔案管理過(guò)程中存在一些問(wèn)題，導(dǎo)致科研檔案利用缺乏高效性和科學(xué)性，所以，有效規(guī)范的科研檔案管理是農(nóng)業(yè)科研單位一項(xiàng)非常重要的工作。

1 農(nóng)業(yè)科研檔案規(guī)范化管理的重要性

1.1 農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科學(xué)研究的基礎(chǔ)。農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科學(xué)研究之逐步建立的重要信息資源。涵蓋了科研人員的整個(gè)項(xiàng)目開展過(guò)程，是科研工作過(guò)程的真實(shí)記錄，也是進(jìn)行科學(xué)研究的重要基礎(chǔ)，對(duì)于后續(xù)科研工作的開展具有重要意義。

1.2 農(nóng)業(yè)科研檔案推動(dòng)農(nóng)業(yè)科學(xué)研究發(fā)展。農(nóng)業(yè)科學(xué)研究檔案具備信息量大、可持續(xù)性和連接性等特點(diǎn)，所以越是對(duì)其進(jìn)行發(fā)掘再利用，從中找出創(chuàng)新點(diǎn)，不斷突破，越能體現(xiàn)它的價(jià)值。科研人員可以挖掘這些檔案資料，汲取前輩科研人員的經(jīng)驗(yàn)和精華，充分掌握本地區(qū)的農(nóng)業(yè)發(fā)展方向和概況，為本地區(qū)今后的科研發(fā)展提供參考依據(jù)，為新項(xiàng)目提供研究思路，從而提高科研人員的工作效率、節(jié)約科研資金，促進(jìn)科研成果產(chǎn)出，加快農(nóng)業(yè)科學(xué)研究的發(fā)展步伐。

2 科研檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案管理工作不重視。由于農(nóng)業(yè)科研單位是以農(nóng)業(yè)科學(xué)研究為主的研究性單位，單位科研人員檔案意識(shí)薄弱，都以農(nóng)業(yè)科研工作為重，認(rèn)為只要腳踏實(shí)地地研發(fā)新技術(shù)，做好自己的研究工作，其他的都不重要。在開展科研項(xiàng)目時(shí)，往往重視項(xiàng)目申報(bào)實(shí)施、成果申報(bào)的過(guò)程，忽視了整個(gè)科研項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中資料存檔等工作。

2.2 檔案管理人員專業(yè)性不高。一些農(nóng)業(yè)科研單位領(lǐng)導(dǎo)往往重視研究所內(nèi)農(nóng)業(yè)研究工作，而對(duì)于科研檔案管理工作缺乏正確認(rèn)識(shí)，覺得就是一些存儲(chǔ)資料的簡(jiǎn)單工作，把科研檔案管理工作交給一些科研人員兼職分管。由于這部分科研人員對(duì)檔案管理缺乏專業(yè)知識(shí)和管理技能，導(dǎo)致檔案管理工作比較雜亂。

2.3 科研檔案存儲(chǔ)方式單一。隨著科技的不斷發(fā)展和社會(huì)的不斷進(jìn)步，農(nóng)業(yè)科研單位申報(bào)的科研項(xiàng)目不斷增多，給農(nóng)業(yè)科研檔案的存儲(chǔ)和利用工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。一些農(nóng)業(yè)科研單位還采用最原始的手工制作目錄、裝訂存檔的方法管理檔案，管理方法落后，存儲(chǔ)模式相對(duì)單一，檢索方式比較落后，這使得檔案搜索工作難度加大，科研檔案缺乏準(zhǔn)確性、利用效率低。

2.4 科研檔案收集難度較大。農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目涉及領(lǐng)域廣泛、專業(yè)性較強(qiáng)、研究周期長(zhǎng)、工作量大，檔案存儲(chǔ)工作難以跟蹤到每個(gè)項(xiàng)目的各個(gè)階段；實(shí)施項(xiàng)目的科研人員對(duì)檔案存儲(chǔ)內(nèi)容不明確，導(dǎo)致部分農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目歸檔材料不齊全、不完整。另外，一些科研人員認(rèn)為項(xiàng)目相關(guān)資料移交給檔案管理人員后不便于自身利用，會(huì)出現(xiàn)不愿移交或者移交部分資料等情況。還有少數(shù)科技人員認(rèn)為，科研項(xiàng)目相關(guān)成果等屬個(gè)人研究所得，不愿將成果等原件資料交給檔案管理人員。

2.5 科研檔案利用率低。在一些農(nóng)業(yè)科研單位，科研檔案管理人員認(rèn)為把科研項(xiàng)目資料收集、整理、存檔了就完成了任務(wù)，容易忽略科研檔案的編研再利用的問(wèn)題。其次，有一些存檔的材料涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、涉及保密，雖然國(guó)家制訂了一些關(guān)于檔案開放和利用的規(guī)章制度及規(guī)范性文件，但實(shí)際操作過(guò)程中開放利用還是很少。

3 改進(jìn)科研檔案管理工作的對(duì)策和建議

3.1 加強(qiáng)檔案人員管理意識(shí)。在農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作上，要不斷增強(qiáng)科研檔案管理人員的管理意識(shí)，加強(qiáng)科研檔案方面國(guó)家政策、法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，從思想上和行動(dòng)上，切實(shí)地讓科研檔案管理人員真正地體會(huì)到農(nóng)業(yè)科研檔案工作的重要性，從而提高農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作的有效性和及時(shí)性。

3.2 系統(tǒng)科學(xué)地歸檔科研項(xiàng)目材料。農(nóng)業(yè)科研檔案資料能夠?yàn)檗r(nóng)業(yè)科研單位的發(fā)展提供有利的數(shù)據(jù)支撐，因此，不斷優(yōu)化和完善農(nóng)業(yè)科研檔案材料，有利于農(nóng)業(yè)科研單位的持續(xù)穩(wěn)定地發(fā)展和進(jìn)步。工作人員在進(jìn)行農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作時(shí)，要注意收集科研項(xiàng)目從申報(bào)開始每一階段的檔案材料，將檔案材料整理與歸檔工作作為重點(diǎn)內(nèi)容，并仔細(xì)核對(duì)，查漏補(bǔ)缺，為農(nóng)業(yè)科研單位提供高質(zhì)量的完整有效的科研檔案材料。

3.3 開發(fā)編研農(nóng)業(yè)科研檔案資料。農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理工作歸根到底是及時(shí)、有效、全面地為科研人員的科研工作提供數(shù)據(jù)支持等服務(wù)。應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)工作，編研方便查閱的科研項(xiàng)目匯編、大事記等檔案編研材料，為科研人員查閱資料提供便利，避免浪費(fèi)時(shí)間，浪費(fèi)精力，為農(nóng)業(yè)科研人員不斷創(chuàng)新提供經(jīng)驗(yàn)和新思路，找準(zhǔn)科研方向，從而促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，農(nóng)業(yè)科研檔案在農(nóng)業(yè)科研單位中具有重要的作用和意義。農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的重點(diǎn)在于科研數(shù)據(jù)的靈活運(yùn)用與開發(fā)再利用。提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作水平，這是時(shí)代發(fā)展的需要和必然趨勢(shì)，同時(shí)對(duì)于提升農(nóng)業(yè)科研工作效率、促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研工作發(fā)展、推進(jìn)農(nóng)業(yè)科研成果產(chǎn)出、提高農(nóng)業(yè)科研發(fā)展水平意義重大，對(duì)本地區(qū)乃至國(guó)家和社會(huì)的農(nóng)業(yè)發(fā)展都具有重要作用。