信息化條件下農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作研究

孔曉蕾

（黑龍江省農(nóng)業(yè)科學(xué)院草業(yè)研究所，黑龍江 哈爾濱 150086）

農(nóng)業(yè)部門的科研檔案管理是指對科研團隊、個人技術(shù)研究、狀況調(diào)查、生產(chǎn)管理等全過程的數(shù)據(jù)進行記錄，結(jié)合研究需求對檔案資源進行管理與開發(fā)。相較于一般的文書檔案，科研檔案的信息保密等級較高，涉及知識產(chǎn)權(quán)保護的相關(guān)內(nèi)容，開發(fā)難度較大。通過檔案管理信息化改革，可以有效打破檔案開發(fā)的僵局，對科研相關(guān)信息進行深度開發(fā)，發(fā)揮檔案價值，是知識經(jīng)濟背景下農(nóng)科檔案管理的重要發(fā)展方向。

1 現(xiàn)階段農(nóng)科檔案部門推行信息化改革面臨的問題

1.1 檔案管理理念相對滯后，信息化建設(shè)基礎(chǔ)薄弱

受傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，科研檔案信息開發(fā)過程中，仍舊存在重管理、輕開發(fā)與重安全、輕利用的現(xiàn)象。科研檔案的技術(shù)成果、調(diào)查數(shù)據(jù)等處于不同的保密等級，開發(fā)進度不統(tǒng)一，各級管理單位的研究目標、技術(shù)推廣方向與實際的科研成果等差異較大。在信息共享方面，存在以下幾方面的問題：一是科研項目管理者是檔案建立與管理的主體，科研人員需要將研究過程與結(jié)果匯總起來，上交管理部門，檔案信息的收集需要較長的周期；二是檔案在移交、調(diào)用、歸檔等過程中，由于各種原因只移交、歸還了一部分，造成科研項目檔案多處存放，歸還部門涉及科研項目主持人、科研管理部門和檔案館等。檔案的不規(guī)范管理導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)不完整；三是管理部門信息化建設(shè)基礎(chǔ)薄弱，信息系統(tǒng)功能不完善。由于科研檔案的開發(fā)需要一定的安全防護機制，服務(wù)主體具有特殊性、專業(yè)性的特征，涉及知識產(chǎn)權(quán)、涉密信息等，增加了資源開發(fā)的整體難度。

1.2 科研信息整合開發(fā)效率不高

農(nóng)業(yè)單位在開展檔案管理信息化改革工作時，由于管理隊伍的整體素質(zhì)、信息素養(yǎng)與專業(yè)能力參差不齊，在對原始信息進行歸檔、處理、分析的過程中，無法有效、科學(xué)地提煉出具有較高研究價值的信息，整合開發(fā)的整體水平達不到預(yù)期。對科研檔案中相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)、科研成果等信息，無法將其有效地轉(zhuǎn)化成實際的生產(chǎn)力，對科研成果的轉(zhuǎn)化有著不利的影響。現(xiàn)階段，盡管信息化檔案建設(shè)的理念對原有的管理模式產(chǎn)生了一定的影響，但在信息化建設(shè)投入、技術(shù)管理、制度規(guī)范等方面仍舊存在漏洞，部分檔案工作者對紙質(zhì)信息的管理較為熟練，沒有樹立起信息化開發(fā)與管理理念，接收進館的電子文件存儲形式存在區(qū)別，各電子文件數(shù)據(jù)庫由于安全等級不同難以形成聯(lián)動效應(yīng)，造成信息孤島現(xiàn)象。除此之外，在對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過程中，以掃描、信息錄入為主，沒有使用大數(shù)據(jù)、云計算等現(xiàn)代信息處理技術(shù)，使得信息化、數(shù)字化建設(shè)停留在表層，沒有充分發(fā)揮資源功效。

1.3 檔案信息化標準不統(tǒng)一

目前，盡管農(nóng)業(yè)檔案的信息化改革已經(jīng)取得了一定的實踐成果，但在科研檔案共享、交互平臺的建設(shè)方面仍有待加強。資源的傳遞、開發(fā)與更新不同步，使得部分已經(jīng)取得實踐成果的項目被重復(fù)研究，信息不對稱問題較為嚴重。近年來，部分國家、省級農(nóng)業(yè)單位在建立科研項目時，采用在線申報、審核、進度匯報、提交成果的形式，但在信息同步傳遞方面卻存在遲滯性，檔案信息化標準不統(tǒng)一。檔案工作者很難在第一時間歸檔、更新。即使將電子文件打印為紙質(zhì)文檔，由于元數(shù)據(jù)依附于原設(shè)備造成元數(shù)據(jù)缺失，難以保證電子文檔的真實性和完整性。與此同時，部分農(nóng)科單位的信息硬件系統(tǒng)與管理平臺不能及時同步，元數(shù)據(jù)的存儲與轉(zhuǎn)換存在時差，數(shù)據(jù)遺失、損毀的可能性進一步擴大。

2 建立農(nóng)業(yè)科研電子檔案的方法和管理措施

2.1 創(chuàng)新現(xiàn)代檔案開發(fā)理念，規(guī)范電子檔案的管理流程

檔案管理的信息化、數(shù)字化建設(shè)已進入蓬勃發(fā)展的階段，管理部門應(yīng)積極推進管理隊伍的思想創(chuàng)新，樹立檔案現(xiàn)代化、電子化的檔案管理意識，提高對電子檔案重要性的認識，打破以紙質(zhì)檔案管理為基礎(chǔ)的傳統(tǒng)思維模式。一方面，檔案部門應(yīng)加強現(xiàn)代信息開發(fā)理念與技術(shù)的宣傳與引導(dǎo)，構(gòu)建專門的管理與監(jiān)督平臺，將信息化改革目標進行細化，轉(zhuǎn)變?yōu)槌Ｒ?guī)化的工作任務(wù)，規(guī)范電子檔案的管理流程，加強對管理者執(zhí)行行為的引導(dǎo)；另一方面，應(yīng)明確不同檔案管理崗位的具體工作職責，深化各部門之間的溝通，實行集中管理模式，強化檔案收集、處理、審核、利用等工作的標準化管理，確保檔案的完整性與真實性。

2.2 優(yōu)化用人選人機制，組建專業(yè)化的檔案工作團隊

農(nóng)科檔案的開發(fā)相較于一般信息資源管理，具有高專業(yè)性、涉密性的特點，因此，在組建管理隊伍的過程中，應(yīng)注重實踐型、專業(yè)化人才的培育與引進。首先，管理部門應(yīng)加強復(fù)合型人才的引進，在招聘的過程中，吸納一些具備信息素養(yǎng)、職業(yè)能力較高的管理人員，優(yōu)化用人與選人機制；其次，應(yīng)拓展管理人員參與專業(yè)培訓(xùn)的途徑，為管理改革提供人才基礎(chǔ)。對新上崗的檔案管理人員應(yīng)抓好崗前培訓(xùn)，使他們熟悉基本業(yè)務(wù)知識和崗位技能，增強團隊協(xié)作意識。通過組織短期專業(yè)管理教育活動、聘請優(yōu)秀職工分享經(jīng)驗、派遣職工參與對外交流等形式，有針對性地提升檔案管理隊伍的實踐能力與職業(yè)素養(yǎng)。

2.3 合理規(guī)劃信息環(huán)境建設(shè)，夯實檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)

為提升檔案信息管理的實效性，農(nóng)業(yè)檔案開發(fā)與管理部門應(yīng)合理規(guī)劃信息基礎(chǔ)建設(shè)投入。首先，在硬件系統(tǒng)的維護與更新方面，應(yīng)定期對系統(tǒng)的運行情況進行狀態(tài)監(jiān)測，排查故障危險。同時，適當對存儲系統(tǒng)、掃描與打印設(shè)備等進行更新，有條件的應(yīng)及時升級服務(wù)器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定；其次，在軟件程序建設(shè)方面，應(yīng)結(jié)合先進的信息技術(shù)應(yīng)用實踐、科研檔案的具體開發(fā)需求等，對軟件的功能進行完善，依照檔案的不同安全管理等級，建設(shè)對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，夯實檔案信息化建設(shè)、開發(fā)與管理的基礎(chǔ)，全面推進智能化檔案模式的建立健全。

2.4 建立現(xiàn)代信息風險防護機制，深度科研檔案整合

檔案信息的安全防護是信息資源深度開發(fā)的重要前提。為此，檔案部門應(yīng)協(xié)調(diào)信息保密等級降解、知識產(chǎn)權(quán)、信息開發(fā)需求之間的關(guān)系，在依照工作需求對關(guān)鍵檔案、重要信息進行查詢、利用的同時，依托智能化、自動化的信息數(shù)據(jù)分析平臺，對共享信息資源進行規(guī)范化管理，實現(xiàn)多層次、多渠道的信息開發(fā)，保證信息的安全化、規(guī)范化管理。圍繞科技研發(fā)成果、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)改革等項目，對電子檔案信息進行深度加工，通過學(xué)術(shù)專題編研、跟進成果后期信息采集與發(fā)布、采用多形式科技咨詢等方式，對科技資源進行深度整合，全面開發(fā)農(nóng)業(yè)技術(shù)資料的價值，加快科技成果的推廣、轉(zhuǎn)化，建立新時期農(nóng)業(yè)檔案利用與管理機制。

3 結(jié)語

檔案的系統(tǒng)性開發(fā)與管理是一項長期性工作。農(nóng)業(yè)檔案中的科研信息資源是農(nóng)業(yè)技術(shù)研發(fā)、推廣、成果評價等工作的重要依據(jù)。檔案部門應(yīng)立足全局，結(jié)合信息開發(fā)的實際需求與檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)，明確規(guī)劃現(xiàn)代檔案改革目標，組建專業(yè)化的檔案管理隊伍，樹立現(xiàn)代信息開發(fā)理念，完善信息管理的平臺服務(wù)功能，提升信息資源安全防護水平，全面提升農(nóng)科檔案的開發(fā)、管理質(zhì)效。