電子化時代高校會計檔案管理問題研究

付斯諾

摘 要：隨著社會市場化經(jīng)濟的發(fā)展和會計信息化水平的提高，各行各界在經(jīng)營和管理方面都在不斷探索和創(chuàng)新。現(xiàn)今信息化、數(shù)據(jù)化高速運轉(zhuǎn)，數(shù)據(jù)資料電子化、管理工作信息化已成為時代趨勢。本文以高校為研究對象分析了會計檔案管理的特點、現(xiàn)狀問題以及應(yīng)對措施，對高校以及其他行業(yè)進行會計檔案電子化管理具有一定的參考和借鑒意義。

關(guān)鍵詞：高校;會計檔案;電子化

一、會計檔案電子化的研究背景

為促進企業(yè)會計信息化，提高會計服務(wù)質(zhì)量，2014年底國家財政部、檔案局發(fā)布修訂《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》，對原《會計檔案管理辦法》進行修訂，隨后發(fā)布新《會計檔案管理辦法》， 辦法指出“同時滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案。”這代表著財會行業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)理念，是會計檔案管理發(fā)展的重大調(diào)整。現(xiàn)今，高校的教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)源源不斷，導(dǎo)致會計檔案的數(shù)量與日俱增。那么如何管理好高校會計檔案工作值得我們認(rèn)真探索。

二、高校會計檔案管理特點

1、真實性

高校的會計檔案既是高校收支情況和經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)展的軌跡，又是記錄會計核算過程和結(jié)果的載體。因此，保證會計檔案的真實性，是會計工作的核心，也是保證會計信息質(zhì)量的關(guān)鍵。

2、廣泛性

高校的會計檔案是各個部門員工進行教學(xué)、科研等各方面社會經(jīng)濟活動的憑據(jù)，來源廣泛且數(shù)量龐大，具有廣泛的經(jīng)濟效益，構(gòu)成了具有保存、參考、使用價值的會計材料。

3、重要性

高校的會計檔案包括會計憑證、會計賬薄、財務(wù)報告等等。是各類審計、核查工作的主要檢查判斷依據(jù)，也是進行各項經(jīng)濟決策的重要參考，具有明顯的經(jīng)濟價值和嚴(yán)格的保密要求。

4、連續(xù)性

高校一切的經(jīng)濟活動都是從單據(jù)到憑證然后到賬簿最終形成報表，是連續(xù)記錄和反映的。在這一系列程序中連續(xù)進行，環(huán)環(huán)緊扣，牽一發(fā)而動全身。

5、持久性

由于會計檔案的真實性、廣泛性、重要性和連續(xù)性，按照規(guī)定會計檔案的保管期限分為定期和永久，而定期又根據(jù)會計檔案的類別不同短則5年，多則30年。

三、高校會計檔案管理現(xiàn)狀

1、會計檔案數(shù)量龐大，儲存方式單一

高校發(fā)展歷史悠久，伴隨著各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)日趨復(fù)雜化、規(guī)范化，使得會計檔案日益增長，但當(dāng)前高校會計檔案的儲存方式還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲為主導(dǎo)，即將所有會計檔案按類型、年月儲存在財務(wù)儲存室，留存?zhèn)洳榈馁Y料時間超長，且已過保管期限都不敢輕易銷毀。

2、造成資源浪費，增加了安全隱患

會計檔案的大量紙質(zhì)資料需要人員進行整理、裝訂并歸檔，造成人力資源的浪費;在會計處理過程中，各個環(huán)節(jié)需要紙張成本，每月估計的紙張消耗成百上千，造成紙張資源的消耗;長期大量使用打印機、復(fù)印機、裝訂機等，造成設(shè)備資源的浪費;占用較多的儲存空間，耗費空間資源;且保存的會計資料歷經(jīng)洗禮，導(dǎo)致部分內(nèi)容看不清、多次翻閱導(dǎo)致附件的遺失、損毀等等安全隱患。

3、高校會計檔案管理制度不完善，管理效率低

現(xiàn)如今仍然有很多高校沒有根據(jù)自身特點制定詳細的會計檔案管理條例，缺乏針對性和專業(yè)性。在會計資料管理工作中一直沿用陳舊方式，幾乎還是紙質(zhì)存檔。會計資料的收集、整理及裝訂絕大部分是負責(zé)賬務(wù)的人員兼職會計資料的管理工作，沒有設(shè)置專門的職位，這很大程度影響了會計檔案的管理。

4、會計檔案管理人員缺乏專業(yè)意識和技能

實際工作中，大部分高校財務(wù)部門無法專職專管，多數(shù)是由財務(wù)人員兼職管理，部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重視程度各有不同，兼職管理人員缺乏專業(yè)意識和專業(yè)技能，缺乏相關(guān)的管理培訓(xùn)，造成了會計檔案管理的質(zhì)量和效率參差不齊，嚴(yán)重妨礙了高校會計檔案電子化的發(fā)展進程。

四、高校會計電子檔案管理的措施

1、加快推動會計檔案信息化建設(shè)

高校會計檔案電子化的實施無疑是復(fù)雜且艱巨的任務(wù)，但確是順應(yīng)時代發(fā)展和進步的明智之舉。首先，高校各級領(lǐng)導(dǎo)需要高瞻遠矚，認(rèn)識到會計檔案電子化的作用和價值，改變過去以紙質(zhì)存檔為主的陳舊方式，投入資金開發(fā)電子化檔案管理系統(tǒng)平臺，采取可靠的安全防護措施，并制定出與之相符的高校電子檔案管理的規(guī)范和制度，逐步實現(xiàn)電子化管理。

2、建立健全電子會計檔案管理制度

根據(jù)高校自身的實際情況出發(fā)，通過建立健全電子會計檔案管理制度、形成相應(yīng)的內(nèi)控制度，羅列詳細的應(yīng)急處理預(yù)案以及操作流程要領(lǐng)，明確職責(zé)劃分，加強會計、檔案和信息部門溝通、交流、合作，規(guī)范管理人員的行為，規(guī)范整個管理程序的實施，使得會計檔案管理工作有序高效地進行。

3、強化會計檔案管理人員專業(yè)意識，培養(yǎng)專業(yè)技能

有針對性的引進精通會計管理、又懂信息技術(shù)和檔案管理的復(fù)合型人才來負責(zé)會計檔案管理，如因特殊原因需要財務(wù)人員兼職管理，必須要對兼職的會計檔案管理人員進行全方位的培訓(xùn)，提供多樣化的交流學(xué)習(xí)機會，加強管理人員的會計技能知識和軟件系統(tǒng)操作能力的考核，提升會計檔案管理人員的工作質(zhì)量和效率。

五、結(jié)語

在外部政策和法制環(huán)境的推動下，會計檔案電子化發(fā)展是時代趨勢。高校應(yīng)抓住機遇，結(jié)合自身情況，與時俱進，推進會計檔案電子化發(fā)展的進程，規(guī)范會計檔案管理工作，提高會計檔案現(xiàn)代化管理水平。走在時代的前沿，為其它行業(yè)提供參考和借鑒。

參考文獻

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