行政事業單位檔案的數字化管理探析

摘 要：當代社會科技以及信息技術高速發展，人們對于信息技術領域的意識也越來越高，其應用領域也變得更加廣泛。信息技術在行政事業單位中的應用主要體現在對檔案的數字化管理方面，對于行政事業單位來說，傳統的檔案資料管理方式存在著較多弊端，因此數字化檔案管理是很有必要的。本文從行政事業單位檔案的數理化管理現狀出發，進一步對強化行政事業單位檔案數字化管理的策略進行了分析和探究。

關鍵詞：行政事業單位;檔案;數字化管理;探析

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.118

檔案是個人或集體信息資源的一種，是在日常生活中存在的具有一定保存價值的以圖文、音像或其他形式存在的歷史記錄。檔案涵蓋的信息較為廣泛并且信息量巨大，因此對于檔案的管理工作要引起相關工作人員的足夠重視，科學合理的管理檔案。行政事業單位加強對檔案的管理工作有助于單位更長遠的發展。就我國行政單位檔案管理現狀來說，還是存在一些問題有待解決的，比如：檔案管理成本高、管理數量龐大、查找效率低和檔案管理人員安全意識較差等。

1 事業單位檔案數字化管理的作用

1.1 提高檔案的利用率

我國很多行政事業單位都采用傳統的檔案管理模式進行檔案管理——將紙質版的檔案放入檔案館。隨著行政事業單位人員數量的增加，檔案也在不斷增多，導致檔案存放出現了很多的困難。由于大量的紙質檔案需要較大空間去存放，但是行政事業單位的辦公區又有限，沒有多余空間存放檔案。與此同時，檔案數量增加后，在查找檔案時又變得十分的費時。實施數字化的檔案管理模式，可以有效提升檔案管理的效率，在查找檔案時，只需輸入關鍵詞進行索引就可以找到了，節省了大量時間。檔案的數字化管理模式在儲存資料時，只需要簡單的建立一個包含檔案信息的網站就可以，大大地節省了紙質版檔案儲存空間。

1.2 提高經濟效益

在傳統的檔案管理模式下，一些檔案需要經過反復復印才能被儲存，這樣一來就造成了紙張的浪費，增加了辦公成本。但是數字化檔案管理模式是通過計算機的操作來對檔案進行儲存的，當出現錯誤時，只需在計算機上進行修改即可，無需多次復印，浪費紙張，既節約了辦公時間，又降低了辦公成本，提高了單位的經濟效益。

1.3 提高辦公效益

實行數字化的檔案管理模式，首先確保了事業單位資料的及時性，可以確保檔案的及時歸檔。在需要檔案時，可以隨時調出使用。數字化的檔案管理模式使事業單位在管理人事方面十分便捷，事業單位由于人員眾多，因此需要管理的人數也就相對較多，但是事業單位的工作人員的流動性較強，調動、退休以及離職的情況隨時可能發生，管理人員要隨時掌握人事動態，當人事發生變化時，要第一時間更新檔案，以保證檔案的有效性。面對這樣復雜的情況，運用數字化的管理模式可以及時、準確地反映出單位人員的流動情況。數字化的管理檔案模式在儲存資料以及查詢檔案時都十分的便捷，從傳統的實地檔案管理館到虛擬的數字化檔案管理中心，行政事業單位的辦公效率有了大幅度的提升。

2 強化行政事業單位檔案數字化管理的策略分析

2.1 樹立檔案數字化管理理念

行政事業的檔案管理工作人員首先要具備數字化檔案管理理念，在進行檔案管理時，要摒棄傳統的紙質管理模式，大膽采取數字化管理模式完成檔案管理工作，并不斷的積極學習數字化的管理知識和技巧，優化數字化管理模式，確保檔案管理工作的順利開展。在利用數字化管理模式進行檔案管理時，要注意時刻與信息科技的發展步伐保持一致，工作人員要不斷構建自身數字化管理的知識結構，不斷學習并提高自身的專業化管理素質，切實提高行政事業單位數字化檔案管理的質量和效率。

2.2 實現文書及歸檔處理的數字化

文書工作時行政事業單位最主要的工作，其與檔案的關系也最為密切。文書工作人員往往以紙質的方式來管理文書，這樣的模式工作強度較大，而且產生的文件也較為復雜。在文書質量高的情況下，文書管理執行力較高，那么行政事業單位的檔案管理成效就好;但是如果文書質量不過關，或者文書執行力度較低，則會造成檔案管理效果不佳的結果。所以在事業單位的數字化檔案管理過程中，為節約歸檔時間，減輕檔案管理工作人員的壓力，就要求文書人員直接用計算機錄入稿件，再經過后期的稿件審核以及修改程序后，予以批準。

2.3 提高檔案信息安全程度

在行政事業單位中，需要小心仔細存放的檔案數量較多，傳統的紙質版檔案保存模式，在對檔案進行加密存放過程中，隨著時間的推移，紙張質量會慢慢發生變化，變得容易受損，因此由紙張記錄的檔案資料也會受到不同程度的影響。而以數字化形式管理存放的檔案，就不會隨著時間的變長，而產生的變質，保存的檔案資料也完好無損。對于事業單位的重要文件，可以設置軟件防火墻以及自動殺毒，以提升檔案資料存放的安全性。

2.4 構建科學的管理體制及體系

行政事業單位應抓住數字化檔案管理的特點，并結合自身的管理需求，構建出與辦公需求相適應的檔案管理體系，以方便事業單位辦公更加秩序化和標準化。檔案管理體制要充分融合檔案安全機制、檔案工作制度、檔案使用機制以及檔案保密機制這三大機制，以便實現數字化檔案管理的一體化建設，為檔案管理更加方便、快捷打下基礎。

2.5 實現檔案管理信息化

行政事業單位檔案管理實現數字信息化，就是以網絡多媒體科技，將紙質版的文件經過掃描儀等先進技術，以數字化信息的形式被儲存入數據資料庫，實現多種管理方面信息化的目的，比如目錄檢索、庫房管理和管理業務等。以數字化檔案管理模式代替舊式的管理方式，有助于事業單位檔案管理效率和管理水平的提高。

2.6 實現行政事業單位數字化檔案管理的標準化和規范化

要想實現行政事業單位的數字化檔案管理現代化，首先要加強檔案管理基礎工作的標準化和規范化。第一，檔案管理標準化要求單位良好的檔案工作秩序，以保證獲得最優化的經濟與社會效益，此外，標準化的檔案管理還是促使事業單位現代化檔案管理理論發展的基礎。在如今的信息化時代，檔案信息共享的實現必須要有統一的標準。例如不同檔案數據之間的交換、檔案之間的信息的傳遞、檔案資料共享等，都要依靠各類檔案管理標準為基礎，只有形成檔案管理的統一化標準體系，才能有效確保檔案管理現代化工作的實現。所以檔案管理的標準化和規范化機制是實現檔案管理現代化必不可少的條件。

3 結束語

綜上所述，行政事業單位的數字化管理檔案是具有時代的意義的發展。本文分析了行政事業單位實行數字化檔案管理的作用。在當今信息科技高速發展的時代下，行政事業單位在對檔案進行管理時，采取數字化的管理方式符合新時代發展的要求。數字化檔案管理不僅減輕了檔案管理工作人員的工作壓力，而且還優化了檔案管理，使檔案管理更加科學、合理。以往的檔案管理中，使用紙質檔案會在長時間的使用中發生磨損，影響檔案的價值，數字化檔案管理的出現剛好解決了這個問題，保證了檔案的利用時間，充分發揮出檔案的應有價值。

參考文獻

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作者簡介

楊建軍（1975-），男，漢族，江西南昌人，辦公室主任，本科，廣西南寧市經濟信息中心，研究方向：檔案管理與應用。