大數據時代高職院校檔案管理的優化策略

呂潔

摘 要：隨著以互聯網為代表的信息技術的發展，社會正在步入大數據時代，各個領域都在不斷加強大數據及信息化建設。因此，在大數據全面進軍校園的時代背景下，高職院校檔案管理工作也從中獲取了新思路和新模式。如何從這些紛繁復雜的海量信息中迅速提取對自己有利的信息，是高職院校開展檔案管理大數據建設必須攻克的難題。因此，本文將通過分析高職院校檔案管理的發展趨勢和問題，并提出解決辦法，具有一定的現實意義。

關鍵詞：大數據時代;高職院校;檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.090

互聯網的誕生與壯大為我國科技發展與進步起到了重要作用，特別是在大數據領域，我國已在某些方面取得了重要成就。同時，大數據等信息技術的發展也對人們生產生活產生了重大變革，從過去只有高新技術行業才會應用到的大數據如今已經成為各行各業實現更加精準信息管理的重要手段。那么，面對這一新形勢，高職院校的檔案管理也有必要引入大數據技術，能夠進一步提高管理效率與水平，為我國高職教育發展貢獻力量。

1 大數據時代高職院校檔案管理的新趨勢

1.1 檔案數據管理模式發生變化

在大數據技術不斷發展的影響下，高職院校檔案管理也隨之走向變革，引入了各種各樣的現代化管理手段，對促進高職院校各項事業管理的精細化起到積極作用。由于院校很多工作檔案與資料需要進行存儲，以單純的實體資料儲存為代表的傳統檔案管理模式已經帶有一定滯后性，且不能保證這些資料能夠原模原樣地保存下來，降低了檔案存儲的可靠性。因此，進入大數據時代，檔案數據庫的建設成為高職院校踴躍嘗試的新方法。通過檔案數據庫能夠線上長期儲存檔案的優勢，重要信息可以無所顧忌地保存在其中。此外，大數據系統還帶有操作便捷等特點，隨時可以檢索、查閱，大大提升了檔案利用的效率。因此，檔案數據管理模式的變化也為高職院校管理模式的智能化趨勢提供了范本。

1.2 檔案數據管理趨向于多元化

隨著我國對專業技術人才培養的重視程度逐漸加大，高職院校作為專業技能人才的重點培養機構，近年來受到國家的大力支持，辦學需求與規模日益增長。這一時代背景為各高職院校加強管理提出了更高的要求。當前，高職院校經過快速調整與試點，已經初步形成了比較科學與規范的教學與行政管理體系。對于高職院校規模的增大，信息的產生與存儲需求逐漸擴大，檔案管理的重要性也隨之上升。此外，為了快速實現教學與管理的信息化，院校檔案管理涉及的門類也在增多，多元化的管理趨向逐漸明顯。同時，互聯網信息技術教學的普及也為實現檔案的數字化管理提供了借鑒之處，經過數字化系統處理的檔案也會更加規范與多元。

1.3 檔案數據管理系統更加精準

利用數字化信息處理手段實現檔案數據的高質量管理，能夠讓新產生的檔案數據率先實現線上處理與儲存，無紙化的辦公模式也在一定程度上解決了此前紙質檔案線下處理在存儲、利用與傳播等方面的困難，提升了檔案管理人員在接收、處理、儲存、利用等方面的工作效率，讓檔案管理更加精準。這種檔案數據信息化管理模式需要建立一個較為可靠的管理系統，為實現檔案精準管理提供技術支持。只有實現檔案數據的數字化管理，才能讓檔案在線上也能保證安全，不受到紛繁復雜信息的影響。因此，建立這樣一個數字化管理系統能夠保障檔案管理工作穩定進行，也能進一步提升檔案管理各環節的便捷性。

2 大數據時代高職院校檔案管理現狀分析

2.1 更加數字化的檔案管理系統尚未完善

雖然大數據時代的到來加速了檔案數據數字化管理的趨勢，但仍然有部分高職院校以實體檔案的模式進行管理，檔案管理的數字化建設受到傳統因素的影響相對緩慢。一些高校只是順應了這一趨勢，建立了一個偏重形式化的信息管理系統，其適用范圍僅限于格式比較簡單的電子文本材料，利用大數據實現檔案深加工根本無法實現，檔案管理仍處在原始水平。因此，尚未完善更加數字化的檔案管理系統，是制約高職院校檔案管理數字化建設的根源性問題。

2.2 檔案管理人員專業素質偏低

檔案管理人員專業素質低、信息化管理技能不足也是制約高職院校檔案管理數字化建設的問題之一。不少高職院校的檔案管理工作在統籌管理體系時往往未受到足夠的重視，院校方面也缺乏對檔案管理工作的監督與考察，專職檔案管理人員稀缺。當前檔案管理部門只是隸屬于學校二級管理部門之下，且尚未實現檔案集中管理，也未實現檔案管理的系統性。因此，沒有系統化和專人化的檔案管理，也就更容易出現檔案堆積，檔案錯誤等問題。專職檔案管理人員的缺失也使得各檔案管理部門對檔案的專業化管理技能低下，與實現檔案數字化管理的目標背道而馳。

2.3 檔案信息化建設工作體系尚不明確

利用大數據實現檔案管理的數字化，建立一套檔案信息化管理工作體系十分重要，而當前這套工作體系還有很多尚不明確的地方，主要體現為三點：第一，檔案管理基礎設施不完備。由于院校投入不足，場地有限，檔案管理的硬件設施相對簡陋，信息化建設步伐緩慢。第二，檔案數據庫建設仍不到位。雖然一些高職院校已經基本實現了檔案保存、檢索的信息化，但部門聯通效果較差，檔案利用效率仍然較低。第三，檔案管理人員的信息化素養較低。由于缺乏針對這類人群的信息化培訓，他們對檔案管理系統不熟悉，檔案管理效率降低。

3 大數據時代高職院校檔案管理優化策略

3.1 加快制度建設，大力完善信息化管理制度體系

建立一套完備的信息化管理制度體系是高職院校實現檔案管理信息化建設的重要體制保障。要充分聯系院校實際情況，堅持以人為本，科學做好檔案管理制度體系改革的準備措施。要讓廣大師生明晰檔案管理工作的重要性，加大檔案管理宣傳，讓檔案數字化管理意識在全校范圍內達成共識。要針對檔案管理的全部環節制定細致可實施的管理制度，為檔案管理的數字化提供制度支撐。要加大對檔案管理技術人員的大數據技術培訓，進一步提高管理人員的信息化水平。

3.2 加大人才保障，打造一支專業化檔案管理隊伍

加大人才保障是實現高職院校檔案管理信息化建設目標的根本保證。進入大數據時代，人才是實現技術持續提升的關鍵，只有加大人才的培養力度，才能打造一支專業化檔案管理隊伍，以支持院校的檔案管理事業。高職院校要先從檔案管理人員的職業素養抓起，全面提升其職業道德與職業技能，協調提升管理水平。要加強對管理人員的專業技術培訓，使其同時具備管理能力與技術能力。要優化管理隊伍年齡結構，實現人才之間優勢互補，提升管理隊伍整體實力與素質。

3.3 加強信息互通，明確檔案信息化建設工作體系

實現高職院校檔案管理的信息化建設目標，是為了服務高職院校各項管理事業更加有序開展。而打破各部門之間的檔案信息壁壘，實現檔案數據的互通，也是檢驗檔案管理信息化建設成效的重要依據。進入大數據時代，高職院校要明確檔案信息化建設工作體系，讓檔案管理實現數字化、精細化發展。要強化檔案信息化管理服務功能，加強信息共享，更新檔案服務方式，變被動為主動，提高工作效率。

4 結束語

大數據時代的到來為高職院校優化檔案管理理念與模式起到了引導作用。因此，高職院校要加快工作模式改革，引入完備的數字化檔案管理系統，提升檔案管理人員水平，完善檔案信息化建設工作體系，讓檔案管理真正做到為高職院校發展而服務。

參考文獻

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