縣級數字檔案館工作存在的問題及對策分析

高麗梅

摘 要：隨著社會發展，人們對于縣級數字檔案館工作越來越重視，縣級數字檔案館工作在信息化時代占據著至關重要的地位，其不僅具有很大的工作量及很久的耗時，還不會帶來理想的經濟效益，投入的經費也很多，社會效益也跟不上時代的步伐，同時對于檔案數字化量的積累過于依賴，所以各個地區的數學檔案館工作雖然起步較早，但是發展速度十分緩慢。檔案從業者所管理的檔案通常都為紙質材料，與發達地區檔案館的差距較大，并且缺少與發達地區檔案館學習的機會，再加上檔案人才的匱乏，所以對檔案數字化建設的認知也不明確，縣級數字檔案館工作存在諸多問題。基于此，本文圍繞縣級數字檔案館工作存在的問題及對策展開研究，為縣級數字檔案館工作提供一定的參考。

關鍵詞：縣級數字檔案館工作;數字化;建設

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.085

在社會迅速發展的21世紀，大量新型信息發布方式如雨后春筍般涌現出來，比如微信、微博等，數字檔案有了巨大的進步，在大數據的背景下，數據已經不再是簡單的處理對象，已經成為一種良好的資源，數據量與內容是成正比的關系，因此對信息也提出了更高的要求，只有信息實現了數字化，才可以被廣泛應用于互聯網中。

數字化的檔案館建設完畢后，有助于政府服務水平的提高，在檔案存儲的過程中也會更加方便，減少了查詢時的困難，尤其是對本縣級檔案的保存，可以使政府機構與人民群眾對相關企業形成合理、有效的監管，假如某個企業因為現金流等問題而破產時，即可將檔案館中的相關資料調取出來，從而避免員工的合法權益受到侵害，有利于我國社會主義法治建設的推進。但是，現階段的縣級數字檔案館工作仍舊存在一些不足之處，所以，本文針對其展開探討，并提供相應的解決對策，希望對縣級數字檔案館工作有所幫助。

1 縣級數字檔案館工作存在的問題

1）未充分認識到檔案數字化建設的重要性。縣級數字檔案館的工作人員對檔案的認知還停留在早期階段，通常認為檔案都是由紙制作而成，完全不了解檔案的信息化服務，對于數字化建設的認識也較為模式，沒有將其提到日程上。領導不夠重視檔案數字化建設的推進，導致工作人員對檔案數字化建設同樣漠不關心，從而致使自身的檔案數字化建設滯后[1]，影響了檔案館工作的順利進行，也成為檔案館發展道路上的“絆腳石”。

2）政府對基礎設施投入不足。縣級數字檔案館的基礎設施十分落后，有些基礎設施產生較多故障仍未維修，主要是因為政府部門對基礎設施的投入較少，目前，縣級數字檔案館中的數據庫系統是很多年前購買的，其只是可以實現全文掃描及檔案目錄數字化，無法實現更多先進的功能。并且，縣級數字檔案館都是自己購買檔案管理軟件，缺乏統一的采購，由此導致不同檔案室的檔案管理軟件也存在明顯的差異，致使接收檔案存在較大難度。

3）檔案局館工作配合上不順暢。縣級數字檔案館的各個專業部門通常都有專門的信息系統，在各個信息系統中又有獨立的操作步驟及系統，各個部門之間的檔案信息得不到良好的銜接。各個單位的檔案資源均有自身進行管理，所應用的管理系統及方法也是本單位的，缺乏強烈的移交檔案的欲望[2]，并且這些檔案通常是民生檔案的核心內容，具有非常高的利用價值及利用率，各個部門之間沒有團結一致，競爭形勢過于猛烈，再加上缺乏有效的溝通交流，導致檔案局部門間缺乏良好的配合，對自身的工作效率及發展前景造成不利影響。

4）難以滿足公眾需求。縣級數字檔案館在網站建設方面缺乏專門的資金，因此檔案網站缺乏專門的光纖及專門的服務器，僅僅是體現在一個子網頁中，檔案網站無法對檔案館藏數字化檔案的直接利用提供有效幫助，占據網站檔案的大多內容是管理者所發布的相關法規、檔案館的相關介紹等，并沒有過多的公眾來訪問，與公眾的實際需求不符。因為缺乏交互功能，用戶在訪問網站時產生疑問的情況下，只能通過打電話的方式進行咨詢，無法實現線上的交互，給用戶帶來了不便。

2 縣級數字檔案館工作的對策

1）樹立檔案管理新理念。首先應使檔案安全責任制度更加健全，加強對信息化科室的管理，使檔案安全意識深入人心，通過制度將檔案安全風險扼殺在搖籃里。還需聘請專業人才加入檔案建設中，開展相應的培訓使相關人員的眼界更加開闊，提高其關于檔案的知識水平，使其對檔案管理產生明確的認知，學習互聯網、大數據等綜合知識[3]，使自己的工作能力邁上更高的臺階。其次需要摒棄以往的被動服務方式，調整為良好的自動服務，政府部門應借助檔案，所需要的為檔案中涵蓋的信息，在相關局域網或互聯網的借助之下，完成信息的調取，一切調取步驟均通過應用軟件完成，實現了良好的自動化服務。

2）加強檔案館資源建設。在對數字化的對象進行選擇時，應以社會需求為核心，一切圍繞用戶需求來進行，將潛在需求與實際需求有機的結合在一起，不僅要考慮到眼下需求，還要考慮到未來需求。并且，應站在全局的立場上選擇最合適的檔案信息，確保檔案信息無任何缺陷。所有檔案部門應依據自身實際情況對民生檔案進行數字化。

3）強化行政能力。首先應對檔案館的性質有正確的認識，不管任何一個組織單位，明確性質都是重中之重，還要對自身所承擔的職責職能產生清晰的認識，從而以此為核心，在今后的工作中均圍繞自身的職責職能而進行，只有這樣，在工作過程中才會更加順利。其次應提高行政執法水平，檔案館可以依靠法律外援，聘用專業的法律顧問，從而使檔案法制隊伍人才建設得到進一步加強[4]。法律顧問可以指導檔案館適當修改法律法規，為檔案館執法權益的維護提供有利保障，從而加大執法力度。

4）完善服務內容和方式。首先應建立個人檔案賬戶，提高市民參與檔案數字化工作的積極性，縣檔案館需為所有市民免費開通個人檔案賬戶，在檔案庫房中單獨設置合理的檔案存放柜[5]。檔案的數字化工作的承擔者是個人檔案賬戶的所有者。如此一來，可以避免檔案館承擔過多的工作任務，省略很多繁瑣的流程，并且每個人的檔案均由自己提供，將檔案館收集的時間有效減少，也增加了檔案的完善性，自己在完成數字化的過程中必定更加專注，避免產生過多的錯誤。其次應培養公眾參與，以中小學為起點，對公眾的檔案意識進行培養，可以適當開展與檔案館相關的活動，使中小學生參與進來，為其講解地方檔案館的歷史及特點，可以制定良好的實踐環節，使中小學生可以通過相關操作加深對數字化的印象，更加深入的了解數字化建設。

3 結束語

綜上所述，在社會快速發展的背景下縣級數字檔案館工作有了一定進步，但是依舊存在一些問題，為縣級數字檔案館工作帶來了困擾，在今后的工作中，縣級數字檔案館應從以下幾方面入手：其一，應樹立檔案管理新理念，注重檔案的安全性，深化檔案管理意識，提高工作人員對檔案管理的重視度;其二，應加強檔案館資源建設，以用戶的實際需求為參考重點，站在全局的立場上選擇最合適的檔案信息，為檔案信息的完整性提供良好保障;其三，應強化行政能力，正確認識檔案館的實質，明確自身所承擔的職責，秉承為檔案館建設不斷付出的理念投入到工作中;其四，應完善服務內容和方式，使檔案數字化工作深入人心，充分調動公眾參與檔案數字化工作的積極性，使其更加了解檔案數字化工作，為今后檔案數字化工作的順利進行打下堅實的基礎。

參考文獻

[1]張永旺.加強檔案基礎建設推進電子化進程[J].檔案天地，2020（07）：19.

[2]李德勇.強基固本創新求進打造開放型服務型檔案館——全國檔案系統先進集體宜賓市檔案館工作紀實[J].四川檔案，2020（03）：47-49.

[3]姜敏.關于推進縣級數字檔案館建設的思考[J].蘭臺內外，2019（21）：36.

[4]朱琳.我國縣級檔案館發展策略研究[D].遼寧大學，2018.

[5]市縣工作[J].山東檔案，2018（02）：81-83.