獨立學院教學秘書工作現狀分析

劉妍

【摘要】教學秘書的工作是與學院發展息息相關。本文對獨立學院的教學秘書工作現狀進行了剖析，并提出改進建議。

【關鍵詞】獨立學院;教學秘書

教學管理工作作為高校教學系統的中樞，攸關每個學校尤其是民辦高校的提升發展，能夠對學校的教學質量起到保障作用。而高校教育質量的好壞，除了需要一線教師優質的授課水平作為支撐，同時還需要一支高效能的教學管理隊伍。因此，作為高校教學管理人員，必須切實提高管理水平，采取積極有效的措施更新教育管理理念、豐富教育管理手段和方法，這樣才能不斷適應當今社會對人才培養提出的新要求。高校行政管理工作可以說是一種組織活動，行動主體是學校，通過管理和行政職能，依靠其運轉的制度，采取相應技能和方法，從而實現教學和科研的目標。高校行政管理工作與學校的辦學水平和辦學效益息息相關，它作為推動學校建設、發展和改革的中堅力量，支撐著學校的日常運作。作為學院基層教學管理工作者，系部教學秘書像一顆螺絲釘，在教學過程這幢大廈中起著根本卻必不可少的作用。“教學秘書的工作內容主要圍繞系部教學工作，是保證系部教學單位教學工作正常運轉和教務管理工作得以完善的關鍵組成部分”。教學秘書把系部教務工作與院系教務工作串聯起來，兼具了組織者和執行者的雙重功能。

一、獨立學院教學秘書的工作職責和能力要求

（一）扎實有效的辦公能力。教學秘書的日常工作包括負責系部教學計劃實施方案，并協助完成專業教學計劃的調整; 整理、落實、上報學期課程教學任務，落實課表編排工作和系日常有關調課事宜;落實學期重修課程教學任務;組織公共選修課、學術講座的開課審核工作;核算學年教師教學工作量等等，同時，基于獨立學院的特殊性，系部教學秘書通常還會身兼行政秘書的工作，負責系部行政事務，此外完成領導交辦的其他工作。瑣碎繁復的工作性質，需要教學秘書縝密完成，各個環節都不得出錯。

（二）上情下達的溝通共情能力。獨立學院的特殊性質使得教學秘書的工作特色帶有服務性這一特色，服務師生，圍繞教學中心工作，為此，教學秘書在工作過程中必須采取多樣化的溝通方式來緩解教師與學校、教師與教師、教師與學生之間的各種矛盾，在充分理解的基礎上再上情下達，使得各種活動、安排順暢進行，盡可能保證各項教學工作的順利開展。

二、獨立學院教學秘書的工作現狀和方法分析

（一）工作現狀

1.工作繁雜、壓力大。獨立學院的辦學規模日漸擴大，師生人數逐步增加，隨之加在教學秘書身上的擔子日益沉重，教學秘書由于身兼教務、行政雙項工作，既要做好瑣碎的日常教務主職工作，還要處理教學單位的各項行政事務，這些工作任務繁雜，范疇模糊卻都歸在教學秘書的職責，時間安排緊湊，要求一絲不茍不能出錯，否則就可能造成教學事故。教學秘書除了時刻奉行服務教學、教師、學生的工作理念外，為了確保學院各項工作有條不紊地開展，還要與學院的各個部門、多個工作人員進行協調溝通。另外，獨立學院缺乏對于教學秘書專業的管理制度和必要的激勵機制，教學秘書往往疲于加班加點以應付各種事務，在長此以往的付出和回報持續失衡中，消磨了工作積極性，產生了倦怠感，這樣對于教學秘書隊伍的穩定發展會有不利影響。

2.少有外出學習交流的機會。獨立學院由于教學經費短缺，鮮有教學秘書外出學習的機會，這導致大部分教學秘書碰到問題都是互相詢問同事或是自己鉆研。在工作中不斷發現錯誤、總結經驗是很好的體驗，但是單個的人認知畢竟有限，而且教學秘書的日常事務具有很強的規范性和即時性，僅僅依靠老人帶新人的模式學習得有限，多增加目標明確且有針對性的培訓，才會有利于未來教學秘書工作的開展。

（二）對策分析

1.首先，學院要重視教學秘書的培養，加大對新入職員工的培訓力度，不能完全依靠“老人帶新人”這種模式，要肯定教學秘書的作用和業績;其次，學校應定期安排教學秘書學習，線上線下、多渠道、多形式地對教學秘書展開培訓，通過與其他高校的同行學習交流，學習現代管理學理論和技能，并能夠靈活運用到教學管理工作中，長此以往這樣才能促進學院教學管理工作良性發展。另外，學院的評估方式要因地制宜，對于行政人員不能夠一概而論，可以構建適應教學秘書工作范圍的評估體系和考核標準，完善激勵機制，可適當獎勵或者表彰業務水平優秀的教學秘書，對于責任心缺失、工作態度不端正的教學秘書應給予一定的處罰，通過一系列措施調動教學秘書的積極性，從而激發其工作責任感和創造力，從長遠角度，激勵和支持政策可以促進發展，從而達到穩定教學秘書隊伍的目標，對于學院和教學秘書而言，是雙贏。

2.從教學秘書角度，首先，要調整好心態，獨立學院的特殊性決定了教學秘書的工作性質帶有服務性，服務教學、師生，教學秘書必須本著 “一切為了學生，為了學生的一切”的工作信念，全身心投入教學管理工作。部分獨立學院的學生缺乏學習的主觀能動性，沒有良好的學習習慣自律，對于自己的學業、畢業條件不甚了解，教學秘書需要保持耐心也要秉持包容的心態，對困難學生不厭其煩地提點，提前告知培養方案，做選課指導，畢審條件要多次不斷強調。此外，做好本職工作的同時，提升自我，避免陷入“低水平重復勞動”的循環。譬如，可以在工作間隙，申請與本職工作相關的課題，進行研究，提升理論水平運用至實操中，還可以加強對辦公自動化軟件諸如協同辦公、數據庫系統管理的學習，增強服務和管理的能力，提升工作能力，在日常教學管理中積極主動獲取各種信息，勤思勤學，建立一套屬于自己的管理方法

教學秘書的日常工作是各種繁雜卻不可缺少事物的累計。為了更好地發揮教學秘書在教學管理中的積極作用，我們在正視教學秘書工作現狀的同時，應結合獨立學院實際情況來積極謀求相應對策。

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