新形勢(shì)下企業(yè)檔案治理的挑戰(zhàn)和途徑選擇分析

王鵬

摘 要：在國(guó)家對(duì)現(xiàn)代化檔案治理的要求下，從企業(yè)發(fā)展角度來(lái)講，檔案治理不僅是社會(huì)發(fā)展的必然選擇，也是目前企業(yè)在新型經(jīng)濟(jì)發(fā)展態(tài)勢(shì)下的急切需求。本文對(duì)新形勢(shì)下企業(yè)檔案治理相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分析，指出目前企業(yè)檔案治理所面臨的挑戰(zhàn)，最終提出企業(yè)檔案在新形勢(shì)下的治理途徑與措施，以供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);企業(yè)檔案治理;途徑;挑戰(zhàn)

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.067

在企業(yè)檔案治理中，不同于一般的檔案管理，企業(yè)檔案治理是一種集體參與的過(guò)程，在《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中明確指出，需要將檔案工作體制加強(qiáng)創(chuàng)新，并且實(shí)時(shí)貫徹與落實(shí)黨委與政府的相關(guān)指導(dǎo)政策，檔案部門(mén)需歸口負(fù)責(zé)，以此使每個(gè)部門(mén)進(jìn)行共同負(fù)責(zé)，并參與到檔案的工作中去，建立完善的檔案工作體制。這樣在檔案治理中不僅包括“檔案部門(mén)”，同時(shí)還包含各級(jí)黨委與政府，并且與企業(yè)的各個(gè)方面息息相關(guān)。因此想要治理該問(wèn)題，需要各個(gè)部門(mén)人員齊心協(xié)力，以此來(lái)促進(jìn)企業(yè)檔案治理的效果全面提升。

1 新形勢(shì)下企業(yè)檔案治理面臨的挑戰(zhàn)

1.1 理念方面

一般企業(yè)檔案在長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中，已經(jīng)形成一種比較封閉的體制，并且工作的重點(diǎn)內(nèi)容都是在檔案的保護(hù)與管理方面，進(jìn)而逐漸形成“重保護(hù)、輕宣傳”的工作形式[1]。在此背景下，在企業(yè)檔案管理中，其對(duì)于人力和物力的投入資源要遠(yuǎn)高于檔案的宣傳與利用，導(dǎo)致企業(yè)中大量的檔案資料與信息都被長(zhǎng)期儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或者企業(yè)庫(kù)房中，沒(méi)有得到其本身的價(jià)值體現(xiàn)。而造成這種問(wèn)題的主要原因不僅由于檔案具有一定的特殊性質(zhì)，同時(shí)也是歷史發(fā)展所遺留的重要問(wèn)題。因此在新形勢(shì)背景下，需要企業(yè)將檔案的作用和價(jià)值認(rèn)知理念提升，加強(qiáng)宣傳工作，改變傳統(tǒng)封閉狀態(tài)，將開(kāi)放式利用管理模式貫徹到企業(yè)發(fā)展的各個(gè)方面，將檔案的歷史意義和實(shí)用性價(jià)值充分體現(xiàn)。

1.2 信息化方面

信息化技術(shù)的快速發(fā)展促進(jìn)辦公自動(dòng)化作業(yè)的快速發(fā)展，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的快速到來(lái)，企業(yè)中的檔案已經(jīng)逐漸形成一種電子檔案的管理模式。但是現(xiàn)階段很多企業(yè)的辦公系統(tǒng)不夠統(tǒng)一，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)難以達(dá)到統(tǒng)一程度，不規(guī)范的數(shù)據(jù)問(wèn)題頻繁出現(xiàn)，為企業(yè)檔案管理和信息化管理建設(shè)帶來(lái)巨大困難。在未來(lái)的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息化檔案管理是必然的發(fā)展趨勢(shì)，并且在新形勢(shì)檔案管理發(fā)展的背景下，企業(yè)檔案資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)已經(jīng)成為必然[2]。其中數(shù)據(jù)的管理不是企業(yè)檔案管理的最后目標(biāo)，其最終的目的在于如何將這些數(shù)據(jù)存在的意義和價(jià)值全面體現(xiàn)，并且利用這些具有價(jià)值的信息為企業(yè)發(fā)展保駕護(hù)航。因此企業(yè)在檔案數(shù)據(jù)的集成、管理、分析與分享中都面臨著巨大的困難。

1.3 治理能力方面

在傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理中，多重視在檔案的保管與保護(hù)方面，檔案工作沒(méi)有受到重視，并且工作業(yè)務(wù)的相關(guān)指導(dǎo)意見(jiàn)和內(nèi)容不足，缺少長(zhǎng)期和經(jīng)常性的監(jiān)督與檢查制度，進(jìn)而導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案管理與服務(wù)已經(jīng)難以跟上時(shí)代發(fā)展的形勢(shì)與腳步，使目前企業(yè)檔案治理工作與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展結(jié)構(gòu)不相符合。因此如何給檔案部門(mén)進(jìn)行精準(zhǔn)定位來(lái)實(shí)現(xiàn)有效的檔案治理，是目前所有企業(yè)在檔案治理方面需要著重關(guān)注的問(wèn)題。在習(xí)近平總書(shū)記的相關(guān)指示內(nèi)容中，已經(jīng)明確指出在檔案工作中要將保管理念向著服務(wù)理念方向側(cè)重，并且要及時(shí)向社會(huì)以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供具有價(jià)值的信息資源，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的建設(shè)與發(fā)展創(chuàng)造良好基礎(chǔ)。另外也需將檔案工作與服務(wù)企業(yè)的發(fā)展形勢(shì)相互結(jié)合，充分挖掘檔案資源的價(jià)值，為企業(yè)發(fā)展中各項(xiàng)決策作出指導(dǎo)。

2 新形勢(shì)下企業(yè)檔案治理路徑和措施

2.1 轉(zhuǎn)變治理理念

一般在企業(yè)的檔案工作中，治理理念的轉(zhuǎn)變是需要?jiǎng)?chuàng)新手段和新技術(shù)支持的，所以可以利用企業(yè)檔案報(bào)刊等媒體或者新興媒體的傳播作用，將企業(yè)檔案文化加強(qiáng)傳播，將企業(yè)檔案工作的影響力全面提升。具體可以結(jié)合以下兩方面實(shí)施。

1）強(qiáng)化企業(yè)的檔案服務(wù)，由保管向著服務(wù)方面?zhèn)戎嘏c轉(zhuǎn)變，在提升檔案接收力度的同時(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的宣傳工作，提升單位檔案的治理意識(shí)，保證各項(xiàng)工作檔案都收集齊全，特別是一些與企業(yè)發(fā)展緊密關(guān)聯(lián)的檔案更加要注重治理和利用。

2）強(qiáng)化企業(yè)的檔案分享。由收集向著共享方面?zhèn)戎嘏c轉(zhuǎn)變，企業(yè)檔案資源對(duì)于企業(yè)而言具有重要的地位和意義，因此企業(yè)需要將資源共享的理念與機(jī)制充分利用，可以將企業(yè)當(dāng)做展覽館或者圖書(shū)館，以此來(lái)形成聯(lián)合文化產(chǎn)業(yè)，使企業(yè)的思想、文化與檔案文化相互結(jié)合，提升企業(yè)發(fā)展的影響力，為企業(yè)未來(lái)可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)建更加良好的服務(wù)。

2.2 強(qiáng)化信息化建設(shè)

信息技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)管理和發(fā)展奠定重要基礎(chǔ)。在新形勢(shì)下企業(yè)檔案治理工作需要迎合社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，結(jié)合信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的信息化治理，具體可以從以下幾方面實(shí)施。

1）扎實(shí)做好和管控檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的治理工作，實(shí)現(xiàn)檔案治理的規(guī)范化、系統(tǒng)化與科學(xué)化目標(biāo)，并全面推進(jìn)企業(yè)檔案資源存儲(chǔ)的數(shù)字化、電子化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，利用先進(jìn)的信息化技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的信息管理模式，加強(qiáng)各類(lèi)信息的有效融合，進(jìn)而利用信息化治理方式與理念實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化治理目標(biāo)[3]。

2）在企業(yè)的檔案管理部門(mén)工作中，需要制定完善的信息化治理規(guī)劃，制定出統(tǒng)一的檔案信息應(yīng)用平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)以及各項(xiàng)參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化與統(tǒng)一化的治理。同時(shí)結(jié)合信息化技術(shù)可以將企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)移交，促進(jìn)企業(yè)檔案信息共享機(jī)制完善。另外需要積極探索電子檔案治理的方法和模式，將電子檔案的整理、分析與歸檔以及保管等各個(gè)環(huán)節(jié)納入檔案治理的范圍內(nèi)部，快速實(shí)現(xiàn)“電子影像數(shù)據(jù)庫(kù)、紙質(zhì)與電子雙配套歸檔”的治理方向與目標(biāo)。

2.3 加強(qiáng)服務(wù)能力

在目前的企業(yè)檔案治理中，檔案工作都要以保管為基礎(chǔ)，以服務(wù)為基本目的。基于此背景，提升檔案治理的服務(wù)能力具體可以從以下幾點(diǎn)實(shí)施。

1）進(jìn)一步的加強(qiáng)與完善企業(yè)檔案工作體制與機(jī)制，建立健全檔案管理制度，將各個(gè)部門(mén)與企業(yè)各級(jí)立檔單位加強(qiáng)融合，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，按時(shí)移交進(jìn)館，保證各項(xiàng)工作快速、準(zhǔn)確的落實(shí)到位。

2）進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案治理的干部隊(duì)伍建設(shè)，將檔案治理專(zhuān)業(yè)人才規(guī)模有效擴(kuò)大，培養(yǎng)高層次和特殊人才，開(kāi)拓檔案治理人才的發(fā)展空間。另外需要?jiǎng)?chuàng)建合理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與管理體系評(píng)價(jià)模式，確定企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的內(nèi)因，形成強(qiáng)大的輻射效應(yīng)，進(jìn)而保證企業(yè)檔案工作治理有著良好的效果。

3 結(jié)語(yǔ)

綜合所述，本文對(duì)新形勢(shì)下，企業(yè)檔案治理所面臨的挑戰(zhàn)進(jìn)行分析，提出有關(guān)的治理途徑與措施，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)企業(yè)與人員提供一些參考性建議，促進(jìn)企業(yè)檔案治理效果的全面提升。

參考文獻(xiàn)

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[3]錢(qián)毅，劉濤.面向智能檔案管理的企業(yè)數(shù)據(jù)治理路徑研究[J].山西檔案，2018（02）：5-8.