高校檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

黃澤晶

摘 要：基于當(dāng)前時(shí)代背景下，我國(guó)教育改革工作的開(kāi)展進(jìn)一步深化，信息技術(shù)的發(fā)展也取得了非常大的進(jìn)步。因此，檔案管理工作同樣需要邁出新的步伐。早期應(yīng)用的管理模式已經(jīng)十分陳舊，無(wú)法滿(mǎn)足廣大人群的基本需求，并且有著大量問(wèn)題存在。為此，相關(guān)人員便需要及時(shí)采取針對(duì)性措施，在完成全面剖析之后，及時(shí)予以處理。本篇文章主要描述了高校檔案管理存在的主要問(wèn)題，并對(duì)于高校檔案管理問(wèn)題的處理方式方面發(fā)表一些個(gè)人的觀(guān)點(diǎn)和看法。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;問(wèn)題;策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.063

對(duì)于我們國(guó)家而言，教學(xué)改革已經(jīng)取得了較好的成績(jī)，促使我國(guó)教育事業(yè)出現(xiàn)了新的生機(jī)。不僅設(shè)施變得更為完善，同時(shí)工程也有了較高的發(fā)展。為此，對(duì)于檔案管理工作方面同樣需要提高重視程度。畢竟檔案管理的效果將會(huì)之間展現(xiàn)出學(xué)校的整體特色，也會(huì)影響各項(xiàng)事務(wù)的開(kāi)展。

1 高校檔案管理存在的主要問(wèn)題

1.1 管理人員水平偏低

在部分高校之中，內(nèi)部管理者的綜合水平偏低。由于高校并沒(méi)有定期展開(kāi)培訓(xùn)工作，使得管理活動(dòng)變得流于形式。即便學(xué)校非常重視，很多歸檔的效果均無(wú)法達(dá)到規(guī)定水平。高校檔案管理本身就有著很高的安全性要求，任何內(nèi)容都不能隨意泄露。如果員工自身水平不高，自然很容易造成管理的質(zhì)量有所降低，影響了高校自身的實(shí)際

發(fā)展[1]。

1.2 檔案資料缺乏規(guī)范性

高校在進(jìn)行檔案搜集的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)有不規(guī)范的情況存在。究其原因主要是部分檔案處在缺失的狀態(tài)，要么缺少附件，要么缺少歸檔時(shí)間。因此，在重新調(diào)用的時(shí)候，這些資料的應(yīng)用效果都會(huì)受到影響，使得后期工作的正常開(kāi)展無(wú)法順利進(jìn)行。

1.3 管理模式極為落后

伴隨信息技術(shù)的快速進(jìn)步，使得高校的辦學(xué)條件有所提高。現(xiàn)如今基本上所有高校內(nèi)部都配備了大量的電腦設(shè)備，促使檔案管理工作也變得更具信息化特點(diǎn)。但是，部分高校的管理者對(duì)于信息技術(shù)的理解不到位，僅僅只是通過(guò)計(jì)算機(jī)完成一些文案編制和內(nèi)容檢索，并未在真正意義上做到管理和技術(shù)的全面融合。這樣一來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的實(shí)際效果便無(wú)法全部發(fā)揮出來(lái)，進(jìn)而造成管理工作的整體效果有所

下滑。

1.4 缺少服務(wù)性理念

當(dāng)前很多高校在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，未能對(duì)其基本準(zhǔn)則予以合理把握，使得管理工作的質(zhì)量不高，同時(shí)也缺少應(yīng)有的服務(wù)意識(shí)。如此一來(lái)，即便學(xué)校十分重視檔案管理活動(dòng)，但由于員工工作的開(kāi)展不到位，使得管理活動(dòng)缺少了應(yīng)有的協(xié)調(diào)性。

2 高校檔案管理問(wèn)題的處理方式

2.1 提高對(duì)于檔案管理的重視度

對(duì)于檔案管理工作本身來(lái)說(shuō)，人們理應(yīng)提高重視程度。在日常工作時(shí)，不斷展開(kāi)宣傳，促使人們都能夠意識(shí)到安全的重要性。同時(shí)還要提高管理人員自身的服務(wù)意識(shí)，讓其為廣大使用者提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)內(nèi)容。

此外，對(duì)于檔案管理的宣傳工作也不能有所忽視。管理人員理應(yīng)將其看作是一項(xiàng)十分有意義的重要內(nèi)容，全身心投入其中，為廣大工作人員提供服務(wù)，促使所有管理者都能夠明白檔案管理的價(jià)值所在。

2.2 拓展管理工作的范圍

基于當(dāng)前高校本身，理應(yīng)對(duì)于管理工作的模式進(jìn)行發(fā)展，從而變得更為完善。通常來(lái)說(shuō)，可以嘗試基于《檔案法》本身，通過(guò)對(duì)將文字資料以及圖像資料整合在一起，促使檔案管理的整體效果都能夠發(fā)揮出來(lái)[2]。

其一，在進(jìn)行價(jià)值分析時(shí)，通過(guò)把握具體目的，以此保證管理工作的整合范圍得到提升。

其二，由于檔案管理的主要目的便是對(duì)早期的各類(lèi)活動(dòng)展開(kāi)記錄。所以，工作人員理應(yīng)嘗試拓展檔案管理的具體范圍，以此能夠?yàn)楣芾砘顒?dòng)的全面創(chuàng)新提供有力支持。

其三，在進(jìn)行檔案管理分析的時(shí)候，理應(yīng)將自身重心更多放在檔案管理本身，以此保證檔案管理的實(shí)際效果能夠全部發(fā)揮出來(lái)。

所以，在未來(lái)開(kāi)展管理活動(dòng)的時(shí)候，人才便是其中最為重要的基礎(chǔ)因素。高校必須持續(xù)加強(qiáng)人才培養(yǎng)，充分貫徹以人為本的基礎(chǔ)理念，進(jìn)而提升管理的整體水平，并且能夠輻射到更多的群體。

2.3 做好機(jī)制建設(shè)工作

對(duì)于檔案管理本身來(lái)說(shuō)，理應(yīng)對(duì)于現(xiàn)有的管理機(jī)制進(jìn)行完善，促使其作用能夠全部發(fā)揮出來(lái)。為此，學(xué)校便需要結(jié)合現(xiàn)有的實(shí)際情況，創(chuàng)設(shè)監(jiān)督機(jī)制。針對(duì)管理工作本身，對(duì)各個(gè)工作人員的具體職責(zé)展開(kāi)明確，每一項(xiàng)具體工作內(nèi)容都能得到細(xì)化。這樣一來(lái)，所有員工都會(huì)明白自身的具體職責(zé)，從而按照規(guī)定的要求完成自身工作任務(wù)，進(jìn)而促使管理活動(dòng)的規(guī)范性得到提升。

不僅如此，對(duì)于監(jiān)督機(jī)制同樣需要進(jìn)行全面強(qiáng)化。尤其是檔案管理方面，更是需要展開(kāi)不斷檢查。如果發(fā)現(xiàn)有任何管理活動(dòng)缺乏足夠的規(guī)范性，理應(yīng)及時(shí)采取針對(duì)性措施進(jìn)行調(diào)整，制定最為有效的管理方案，優(yōu)化制度內(nèi)容。若是部分呈現(xiàn)過(guò)于復(fù)雜，可以對(duì)其進(jìn)行簡(jiǎn)化。這樣一來(lái)，管理活動(dòng)將會(huì)更具科學(xué)性特色。

2.4 提升管理者的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，可以看做是和檔案內(nèi)容能夠直接展開(kāi)接觸的工作人員。所以，一支優(yōu)秀的管理團(tuán)隊(duì)對(duì)于檔案管理活動(dòng)的正常開(kāi)展影響非常大。通過(guò)提升管理人員自身的綜合素養(yǎng)，自然可以使得管理活動(dòng)變得更具專(zhuān)業(yè)化特點(diǎn)。一般來(lái)說(shuō)，最為常見(jiàn)的便是開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，要求所有人員都能夠參與進(jìn)來(lái)，學(xué)習(xí)最新的知識(shí)內(nèi)容。并通過(guò)日常實(shí)踐，不斷提升自身綜合能力。

2.5 做好檔案管理的建設(shè)工作

伴隨信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作將會(huì)變得更具現(xiàn)代化特色。因此，相關(guān)人員童謠需要積極應(yīng)用最新的技術(shù)形式，以此將其和管理工作共同真?zhèn)€好在一起，促使管理流程能夠得到全面簡(jiǎn)化，一些不必要的流程就會(huì)被完全去除。除此之外，還要做好檔案的分析工作，積極展開(kāi)宣傳，促使更多的人群能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值所在，從而能夠積極予以配合，推動(dòng)管理或可以順利進(jìn)行[3]。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于廣大高校來(lái)說(shuō)，檔案管理一直都是非常重要的工作內(nèi)容。因此，高校理應(yīng)提高重視程度，通過(guò)做好人員培養(yǎng)，結(jié)合實(shí)際情況，認(rèn)知展開(kāi)檔案管理，以此確保所有資料都能得到妥善保存。在未來(lái)需要調(diào)用的時(shí)候，可以隨時(shí)進(jìn)行查閱。

參考文獻(xiàn)

[1]包祎.高校檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策研究[J].現(xiàn)代婦女（理論版），2017，000（008）：257-257.

[2]郭良輝，劉春華.合并高校檔案管理工作面臨的問(wèn)題與對(duì)策研究[J].科技信息，2018，000（024）：463.

[3]姜春美.信息化背景下高校教學(xué)檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策研究[J].新校園：上旬刊，2018（13）：00045-00046.