如何推進機關事業單位檔案管理工作規范

哈米達·加加林

摘 要：目前在我國社會經濟發展過程中，機關事業單位承擔著為社會以及國家服務的責任，起著很重要的作用。而檔案管理工作在機關事業單位中也扮演著重要角色，在單位發展的過程中起著缺一不可的作用。但是，在機關事業單位檔案管理的過程中還是存在著一些不足，制約著其的發展。基于此，本文根據如何推進阿勒泰市檔案館的檔案管理的工作規范及對策進行分析、探討。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;工作規范

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.062

當前，在社會經濟建設的過程中，機關事業單位在其中扮演著十分重要的角色，也承擔著極其重要的社會服務責任，檔案管理工作作為其運營過程中的關鍵部分，能夠有效的促進單位的發展。但是檔案管理工作在現階段的管理中由于各種因素的限制，其工作效率與質量各方面都較低，使事業單位在發展的過程中受到了一定的制約。因此，基于現狀，事業單位應該正視其存在的問題，并通過有效地途徑與措施進行改善，使檔案管理工作更加的規范化、標準化，從而有效促進機關事業單位的發展。

1 構建完善的檔案管理體系，明確管理職責

在信息化時代，機關事業單位檔案管理規范化，首先，需要構建完善的現代化檔案管理體系，明確負責檔案管理工作人員的職責。在具體工作中，要保證各項檔案管理工作都是嚴格地按照單位所建立的制度體系實施的，降低違法違規管理檔案現象發生的概率。其次，針對不同類型的檔案需做好分級、分類管理，這樣在后期的檔案調用過程中，也能夠快速的對應查找到所需要的檔案。在機關事業單位日常管理工作中，還應當將檔案管理劃分為一項重要的管理工作內容，結合單位發展的實際情況，制定詳細的管理工作計劃，成為專業化的小組管理團隊，依照檔案類型、重要程度等，有針對性地推進各項檔案管理事宜，逐步推動檔案管理工作的規范化。

2 當前機關事業單位檔案管理工作中所存在的問題

2.1 對檔案管理工作不重視

在機關事業單位中，檔案管理的性質決定了這項工作存在復雜性和瑣碎性，并且檔案管理工作是一項長期的工作，所體現的業績水平比較不明顯。因此，部分機關事業單位檔案管理人員并不重視這項工作，對檔案管理的重要性認識也不夠，在進行檔案管理時只是簡單地記錄、整理和抄寫，并未將檔案管理工作放置日常的機關事務當中。由于檔案管理的意識不強，形成了自上而下的忽視檔案管理的氛圍，使得檔案管理人員的工作積極性降低，檔案管理混亂，這很大程度上降低了機關事業單位檔案管理工作的順利開展，不利于機關事業單位的建設。

2.2 檔案管理人員專業素質欠缺

檔案管理工作比較復雜，要求參與工作人員具有很高的素質，但是，開展檔案管理工作的過程中，有些工作人員管理檔案工作的能力比較差，無論是專業技能，還是相關理論知識都欠缺，很難滿足管理檔案的需求。另外，有些機關事業單位安排在管理檔案工作崗位上的人員，都是一些年齡比較大的工作人員，這些人因為學習的動力欠缺，致使機關事業單位檔案管理工作的效率在一定的程度上受到了很大的影響。

2.3 檔案管理制度未完善

完善的檔案管理制度是檔案管理部門做好檔案管理的基礎，通過檔案管理制度可以有效規范檔案管理部門在進行檔案管理工作的行為，促使機關事業單位檔案管理工作趨向于規范化、標準化和合理化。但是，目前在大多數的機關事業單位中，其檔案管理制度還未完善，導致檔案管理部門在進行檔案管理時無法參照相應的制度進行，使得檔案管理混亂。比如在檔案信息在收集時沒有明確的收集范圍，或者沒有按照相應的管理原則對檔案進行整理和保存。有的機關事業單位即使制定了相應的檔案管理制度，但是其制度執行能力并不強，在日常管理工作中并沒有參照管理制度進行，存在檔案管理隨意性較強的問題，這很大程度地影響了后續檔案管理工作的順利進行。

3 解決機關事業單位檔案管理工作問題的有效策略

3.1 提高檔案管理人員的素質

機關事業單位的檔案管理工作具有較強的專業性以及政治性。因此，機關事業單位在任用檔案管理人員時需要充分考慮其專業能力及政治素養，擇優選擇檔案管理人才。同時，在任用檔案管理人員之后，要定期對其進行專業培訓，通過開展業務培訓、知識講座、經驗交流等多種形式，提高檔案管理人員的專業水平和綜合素質。

3.2 合理完善檔案管理制度

完善的檔案管理制度能夠為機關事業單位的檔案管理工作的開展提供可靠的依據，因此，機關事業單位若想在新形勢下，有效開展檔案管理工作，就要結合自身的發展情況以及社會的發展趨勢，針對檔案管理工作中存在的問題制定出合理的管理制度，讓檔案管理工作的開展有章可循，這樣也能夠減少檔案管理工作中的問題。基于此，機關事業單位需要結合檔案管理的實際工作狀況，對以往的檔案管理制度進行完善，根據檔案的收集、審核以及接準等多方面的工作情況建立制度，若是檔案外借需要相關人員辦理相應的手續，確保檔案有跡可尋，若是發現檔案資料遺失的情況，就能夠進行有效的查找。

3.3 完善檔案收集工作，提升管理質量

機關事業單位需安排專人負責各項管理工作，從而讓檔案管理基礎設施建設進一步加快。同時把相關規定內容結合起來，不斷完善檔案庫房的管理工作人員與基礎設施，安排專門的人員具體負責每個人的檔案。同時，庫房應具備防火、防盜，以及防潮等多項功能，且鐵制存儲柜也不可少，以對檔案進行妥善儲存，配備好空調、滅火器等滅火與控溫的設備與管理工具。另外，結合實際管理需求，對檔案管理制度予以進一步完善，優化其檔案功能，保證檔案記錄內容更加真實，增強其客觀性，并向事業單位提供更可靠的參考依據，幫助其有效落實各項決策，讓事業單位能夠更好地開展人才選拔工作。

3.4 注重檔案的信息化建設

隨著信息技術的不斷發展，在新時期，事業單位應注重檔案的信息化建設，便于整合資料，設立電子檔案可以不斷完善事業單位的檔案數據庫，便于利用有關的數據展開綜合性分析，而且可以便于后期查詢并瀏覽有關數據，為考核工作提供參考。機關單位可以將檔案數據作為基礎，不斷豐富工作人員的個人信息，凸顯他們的特色，可以實現對檔案的動態化管理。

4 結束語

總而言之，機關事業單位應該重視對檔案管理工作的重視，更新單位管理理念，創新事業單位的管理手段，加強對管理隊伍的構建，推動機關事業單位檔案管理工作向規范化標準化的方向發展，進而為社會的發展提供自身的力量。

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