淺析體校檔案管理中存在的問題及對策

摘 要：體育運動學校承擔著為國家培養和輸送高水平體育后備人才的職責。體校的各類檔案既記載著立德樹人的全流程，又見證著學校黨建、組織人事、行政辦公的全過程。利用好體校的檔案資源不但是貫徹落實國家檔案事業發展有關規劃的題中之義，更是體育人踐行初心使命、推進體育強國建設的職責所在。然而現階段，一些體校只重視大賽成績而忽略了檔案的作用，造成相關工作的滯后，因此本文將以體校檔案管理中存在的問題為切入點，探討其解決對策，以期為體育事業發展注入新動能。

關鍵詞：體校;檔案管理;問題及對策

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.060

1 體育運動學校檔案管理的主要內容

檔案記載著一個單位的發展歷程。在體校形成的檔案，從內容劃分，可分為行政辦公檔案、會計檔案、訓練部門檔案、文化教學部門檔案、基建檔案。其中行政辦公檔案又可從黨建、組織人事、會議記錄、上下級行文等方面細分;會計檔案包括銀行對賬單、本單位預決算、財政部門批文、憑證等內容;訓練部門檔案可分為運動員技術檔案、大賽成績、秩序冊、大綱測試資料等內容;文化教學部門檔案主要是教學計劃、成績單、新生入學登記冊、畢業生登記冊等;基建檔案主要是建設或加固學校教學樓、訓練館形成的系列批文、圖紙等資料。從檔案的載體劃分，主要有文書、實物（賽事獎杯獎牌）、照片、錄像等檔案。總之，體校檔案管理的范疇廣，體量大，紛繁龐雜。在信息時代背景下，利用好體校的檔案資源對推進競技體育發展具有重要意義。

2 體校檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理機制不健全

一是領導重視程度不夠。體校的主要任務是培養和輸送優秀運動員，在績效考核制度中，領導人員為達成一定的政績，過分側重競技成績，忽略了檔案管理，很少專題研究部署檔案工作，配套資金設備難保障，雖然在一些體校也建立了檔案管理領導小組，但實際上形同虛設。二是與上級檔案管理部門關系不暢。以地市級的中等體育運動學校為例，在體教結合的辦學模式下，體育局、教育局都會對體校的檔案工作予以評估，檔案局、市政府的檔案管理科常會對體校檔案工作提出要求，如此便導致了體校檔案工作出現了多頭管理、政出多門的情況，最終致使工作不能有效開展。

2.2 專業人才隊伍建設滯后

一是體校檔案專業人員招聘不足。體校多為當地體育局直屬的事業單位，在人員招聘中多以上級要求為準，在專業教練員選聘、文化課教師、行政人員上的招聘較多，招聘專業為運動訓練、相應文化課科目以及中文、會計等熱門專業，很少招聘檔案學專業人員，現有檔案人員多為辦公室行政人員兼職。二是人員培訓機會少，專業知識匱乏。體校的檔案工作被邊緣化且上級管理混亂，參與上級培訓的機會不多，導致專業知識陳舊，實踐操作性與檔案工作先進部門差距較大。

三是專業人員流動性大。體校的檔案管理人員多為辦公室人員兼職，或為見習大學生，或為臨時幫忙的教師、教練員，缺少專人負責，當人員被提拔、借調或是辭退時，相關工作便無人接手，出現工作銜接不當、歸檔不及時的現象，甚至會造成文件丟失。

2.3 檔案管理方法陳舊

一是數字化程度較低。目前，在互聯網時代背景下，大數據、云計算越來越深入到工作的方方面面，很多工作都利用新技術予以開展，但大部分體校的歸檔記錄還是依靠人力手抄謄寫，在查檔借閱時還是依靠人工完成，其他工作單位與體校檔案網絡的建立尚未實現，嚴重制約了工作效率的提高及檔案資源的利用。二是設施設備落后。體校檔案的保存方式上多為文書檔案，雖利用計算機編輯保存檔案條目，但一些體校缺少大型快速高分辨率掃描儀，致使檔案無法及時保存清晰的掃描件;而缺少除濕機、空調等設備，使得文書檔案在防潮防蟲上遠沒達到規定的保存條件。

3 體校檔案管理存在問題的應對策略

3.1 建立健全檔案管理工作運行機制

要從制度層面完善體校檔案管理工作的具體開展實施，建章立制，參照上級文件精神，對比參考各類學校、行業先進典型，制定符合體校特色的檔案管理規章制度，從立卷、歸檔、查看、借閱等方面做出具體要求，專人專管，細化任務目標，嚴格責任分工，設立臺賬，督導落實。從學校領導層面，要提高認識，每年定期召開專題會議，研究部署下一年度檔案工作計劃，聽取上一年度檔案歸檔工作進展情況，適當采納檔案管理負責人對檔案工作的意見建議，在學校財政撥款中預留專項資金，切實解決學校檔案工作瓶頸。要暢通與檔案管理部門之間關系，加強與檔案部門的溝通協調，適時召開市政府檔案行政管理科、檔案局、教育局、體育局聯席會議，捋順各部門關系。

3.2 加強檔案專業技術人才隊伍建設

建設一支業務精湛、作風優良的檔案人才隊伍是推進體校檔案管理工作的出發點和落腳點。要從源頭破解人才匱乏窘境，利用每年的事業單位招聘，為體校檔案管理工作補充專業的新生力量;注重檔案專業人員的業務培訓，采用“新老結合”模式，發揮業務骨干的“傳幫帶”作用，幫助新人快速熟悉工作內容，并做好工作的有效對接;采用“引進來”和“走出去”相結合的模式，積極聘請校外行業專家、同類學校先進工作者來校交流經驗，舉辦專題講座，同時鼓勵支持學校檔案管理人員赴校外參加培訓學習，加強計算機、電子檔案、數字化等知識的學習，為檔案工作的精細化管理夯實理論基礎。

3.3 推進檔案管理方式改革創新

體校的檔案管理工作要改變工作思路，積極應用互聯網技術，實現“數字化革命”。抽調學校的計算機專業教師，或是采取政府購買服務的方式，聘請數據公司建立檔案數據庫，檔案的入庫、掃描、查閱實現OA辦公系統多部門、實時共享，提高體育檔案服務為民的效率;要形成工作專班，加強檔案專業人員與教練員、文化課教師的溝通協調，教練員提供運動員的大綱測試、大賽成績數據，及時補充到數據庫中，并與省市運動員管理系統實現共享，教師則提供運動員文化課成績，實時報送，實現運動員學習、訓練成績隨時可查，上級體育部門可調閱;學校紀檢監察部門負責對檔案數據更新、后臺監控維護、隱私保護全程監督，確保信息安全。要實現設備更新，采買先進的高分辨率的快速掃描儀，提高數字檔案入檔效率，配齊配強空調、除濕機，更換檔案柜、儲藏柜，確保文書檔案的安全存放。

4 結語

綜上所述，無論是日常管理還是評估、巡察工作，檔案管理在體校的發展建設中的作用不可或缺。然而，當前體校檔案管理工作中暴露出來的問題，也要求領導層面亟需對標對表體育強國建設以及中央有關要求，加大專項資金、設備保障力度，建設一支專業素質良好、踏實肯干、愛崗敬業的管理隊伍，圍繞檔案工作，服務競技體育發展，不斷提高體校檔案管理的精細化、信息化、數字化水平。

參考文獻

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作者簡介

郭兆文（1991-），男，漢族，河北滄州人，滄州體育運動學校，初級職稱（助理館員），碩士學位，研究方向：檔案管理。