企事業單位檔案管理社會化問題初探

全瑩瑩

摘 要：近幾年，隨著我國不斷發展的市場經濟，使企業的管理方式與手段也在不斷的進步，而且在企業中檔案管理屬于具有較大工作量、十分復雜的一種工作，不僅會浪費大量的時間、人力資源，也會對企業的發展進程造成一定的影響。因此，企業為確保對檔案管理效率進行提升，盡量使用科學合理的手段對檔案管理工作進行開展，確保實現企業檔案管理的社會化，只有實現檔案管理的社會化，才能夠確保對企業的相關成本進行節約，以及對企業檔案管理水平進行提升，進而達到企業可持續性發展的目標。

關鍵詞：企業;檔案;管理;問題;社會化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.056

企業檔案主要是對企業日常運行與發展歷史進行記錄，確保為企業未來發展提供重要的決策依據，在企業的發展過程中具有極其重要的指導作用，但是因為企業檔案管理工作十分的繁瑣，需要企業投入大量的財力進行管理，卻無法直接為企業產生經濟效益。而且隨著我國市場競爭越來越激烈，為確保對檔案管理方面的經濟成本進行降低，以及對檔案的作用進行發揮，企業檔案管理需要向社會化方向進行發展。所以為確保實現企業的穩定發展，就需要實現企業檔案管理社會化，才能夠確保使檔案管理的實效性得到增加，更加科學合理的對檔案進行管理，進而使企業與市場的變化要求相適應。

1 企業檔案管理社會化的作用

1.1 使檔案管理工作成本得到降低

目前我國經濟體制屬于社會主義市場經濟，使市場競爭越來越激烈，為確保實現事業單位的穩定發展，事業單位只有對自己的經營成本進行控制，在生產活動中投入更多的資金，才能夠確保自己獲得更多的經濟利益，進而大幅提升自身的市場競爭力。因為檔案管理工作并沒有對事業單位的經營活動進行參與，導致檔案管理工作無法為事業單位直接帶來經濟效益，但是如果檔案管理社會化，不僅可以使事業單位在檔案管理工作所投入的經濟成本得到減少，也可以使檔案管理工作的效率得到提升，進而更加利于事業單位應用檔案[1]。所以檔案管理社會化，能夠幫助事業單位利用一種新的形式管理檔案，例如通過委托專業的檔案管理機構對檔案進行管理，專業檔案管理機構不僅工作水平高于事業單位原有的檔案管理工作人員，自身也具備十分規范的管理體系，可以大幅降低事業單位在檔案管理工作所投入的成本，以及對事業單位檔案的利用率進行大幅的提升。

1.2 對社會資源進行合理的配置

檔案管理社會化就是指事業單位委托檔案管理機構進行檔案的管理，可以使事業單位節約大量的人力與財力，促使事業單位進行更加穩定的運行，進而實現事業單位最大化的經濟效益。同時檔案管理機構專業的水平，可以對事業單位的檔案管理工作方面的要求進行滿足，不僅為自身獲取相應的經濟效益，也能夠優化社會資源的配置[2]。并且檔案管理機構通過負責事業單位的檔案管理工作，使自身的工作量得到增加，確保檔案管理機構具有大量的資金，并為更多的檔案管理方面的人才提供工作機會，使社會資源的配置越來越優化，不斷推動檔案管理行業的發展，進而實現我國社會穩定的可持續性發展。

2 企業檔案管理社會化的問題

因為隨著我國社會的發展，大部分事業單位在檔案管理工作方面沒有做到與時俱進，會導致檔案管理工作人員整體素質較低，嚴重影響檔案管理工作的開展，而且事業單位管理領導不夠重視檔案管理，甚至嚴重忽視檔案管理的建設，進而大幅降低檔案管理工作的質量。同時大部分事業單位都沒有建立健全的檔案管理工作管理機制，傳統的管理方式會增加工作人員的工作壓力，使工作人員的工作態度越來越消極，無法及時更新與清理檔案，從而對事業單位其他工作的開展造成極其嚴重的影響。

雖然我國大部分事業單位都實現檔案管理的網絡化、電子化，但是一些事業單位仍然會使用傳統的方式進行檔案管理，并沒有委托檔案管理機構進行檔案管理工作，使檔案管理工作的管理方式過于落后，會大幅降低檔案管理工作的質量，從而嚴重影響檔案管理工作的開展[3]。同時在事業單位的經營與發展過程中，并沒有普及檔案管理社會化，導致事業單位不夠重視檔案管理社會化，會嚴重影響檔案管理工作的開展，甚至對事業單位的發展造成制約。

3 實現企業檔案管理社會的策略

3.1 對相關市場體系進行健全

雖然社會化成為企業檔案管理未來發展的必然趨勢，但是大部分事業單位仍然是傳統的管理方式進行使用，并沒有委托檔案管理機構進行檔案管理工作，主要是因為大部分檔案管理機構不具備較高的工作水平，以及安全性較低。而且檔案管理機構沒有一個完整的市場體系，使檔案管理機構嚴重缺少管制，導致檔案管理機構不具備最基本的職業道德，會發生出賣事業單位檔案信息獲取經濟效益的情況，進而給事業單位帶來極其嚴重的損失[4]。因此，為確保實現事業單位檔案管理社會化，不僅需要健全相關的市場體系，也需要對檔案管理協會進行建設，使檔案管理機構越來越完善，確保通過建立相應的企業檔案管理社會的機制，以及制定條款條約，促使事業單位可以順利的進行檔案管理社會化。

3.2 對相關管理機制進行完善

在企業檔案管理社會化的運行過程中管理機制屬于極其重要的保障，能夠對檔案管理機構的行為進行規范，以及增加檔案的信息安全，而且通過建立管理機制，能夠利用事業單位檔案管理社會化的管理職能，保護檔案信息的安全，為事業單位的檔案提供一個安全的環境，促使事業單位進行正常的經營，進而大力推動我國社會經濟的發展。同時企業檔案管理社會化管理機制可以有效的監督檔案管理機構，以及指導檔案管理機構的工作，不斷完善檔案管理機構的工作職能，確保充分發揮檔案管理機構的作用，進而使事業單位檔案管理的質量得到大幅提升。

3.3 國家需要進行宏觀調控

隨著我國經濟與科技的發展，使檔案管理社會化應時而生，能夠大力推動我國檔案事業的發展，為確保普及與實施檔案管理社會化，國家需要進行宏觀調控。因此，根據在進行宏觀調控時，首先需要根據企業檔案管理社會化的實際情況，對相應的行政法規進行制定，然后檢驗檔案管理機構的工作人員，確保工作人員具有較高的工作素質與工作能力，最后各個地方政府需要調查自己區域的檔案管理機構，確保通過掌握檔案管理機構的規模，數量，讓檔案管理機構之間始終處于良性的競爭狀態，以及讓檔案管理機構進行合理的發展，從而達到全面實施企業檔案管理社會化的目的[5]。

4 結束語

綜上所述，在事業單位發展過程中企業檔案可以提供重要參考依據，對事業單位的發展具有極其重要的作用，而且檔案管理社會化，不僅可以使事業單位檔案管理工作成本得到降低，也可以對社會資源進行合理的配置，事業單位需要積極實現檔案管理社會化。但是我國大部分事業單位都不夠重視檔案管理社會化，以及檔案管理工作人員工作素質較低，都會嚴重影響檔案管理工作的開展，甚至制約企業的未來發展。因此，在實現企業檔案管理社會化時，需要對相關市場體系進行健全，以及對相關管理機制進行完善，才能夠確保達到檔案管理社會化的目的，進而大力推動我國事業單位的發展。

參考文獻

[1]羅琳娜.企業檔案管理社會化問題分析[J].辦公室業務，2019（02）：124.

[2]王妍.企業檔案管理社會化問題的探討[J].辦公室業務，2018（24）：122.

[3]周蕾.企業檔案管理社會化問題的探討[J].現代國企研究，2017（22）：53.

[4]宋茜.企業檔案管理社會化問題研究[J].管理觀察，2017（32）：34-35.

[5]陳德慧.企業檔案管理社會化問題的思考[J].中外企業家，2017（32）：226-227.