新時期下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革探析

張晏榕

摘 要：進入新時期以來，信息技術的不斷發(fā)展和應用加快了我國社會經(jīng)濟的變革。同樣作為我國事業(yè)單位重要工作環(huán)節(jié)的檔案管理工作也需朝著數(shù)字化、智能化發(fā)展，不斷提高其在民生安定、國家結構優(yōu)化等方面發(fā)揮的重要作用。本文以新時期事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀著手，在分析了事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式改革必要性的基礎上，探討了其創(chuàng)新與改革的具體措施。

關鍵詞：新時期;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新與改革

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.047

事業(yè)單位的檔案是真實記錄和反映事業(yè)單位歷史發(fā)展，現(xiàn)實情況的重要信息資源，也是事業(yè)單位十分重要的無形資產(chǎn)。新時期下，伴隨信息技術的不斷普及與應用，過去以手工管理的體系早已無法適應時代發(fā)展需要，想要實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的高效，提供優(yōu)質檔案服務，就必須要加強事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與改革。

1 新時期下事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 事業(yè)單位人才流動頻繁

新時期下的事業(yè)單位通過體制深化改革，加速了人才流動，新老員工的交替、上崗離職現(xiàn)象是很普遍的。人才流動頻繁反映的是基層事業(yè)單位人少事多的現(xiàn)象，常常出現(xiàn)一人同時勝任多個崗位工作的情況。而對事業(yè)單位檔案管理工作來說，由于頻繁的人員流動和人少事多，大部分檔案工作都為兼職管理，因此很難抽取多余的精力和時間做好檔案管理工作。加之，在信息檔案管理技術的普及與應用下，檔案管理新技術雖得到了應用，但卻因基層事業(yè)單位檔案管理人員的缺乏，存在無人參與新技術培訓，無人會用的情況。

1.2 檔案使用多樣

無論是在人才招聘的公務員考試、事業(yè)單位考試，還是在人事考核的崗位測評上，以及其他的人才培養(yǎng)、在崗培訓等工作上，都離不開檔案管理工作的支持。在“以人為本”的新時期下，要求加快檔案管理資源的改進，確保人民群眾的檔案資源得到全面完善，也就是說在今后的事業(yè)單位檔案管理中涉及人民群眾的檔案會越來越多，有的檔案還會涉及國家社會經(jīng)濟的發(fā)展，甚至部分檔案還被選進國家基本檔案目錄，可見檔案管理工作的重要性不言而喻。但從當前事業(yè)單位檔案管理來看，檔案資源管理體系仍不完善，突出表現(xiàn)在檔案利用不高，檔案服務不完善兩方面。同時，部分事業(yè)單位的檔案管理仍停留在原始資料的提供利用上，這與當前我國社會發(fā)展所提供的服務模式并不相符，較為落后，使得事業(yè)單位存在檔案利用率不高，利用延誤的問題。

1.3 大數(shù)據(jù)時代帶來了挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代下，信息成為非常重要的社會資源，而隨著信息技術的發(fā)展近年來事業(yè)單位也產(chǎn)生了大量數(shù)據(jù)信息，相對于過去用筆記錄的紙質文件，這些數(shù)據(jù)信息的歸檔與管理成為事業(yè)單位檔案管理的巨大難題。普遍來看，事業(yè)單位檔案管理人員通常會將這些數(shù)據(jù)信息保存在事業(yè)單位電腦或數(shù)據(jù)庫中，但在歸檔時卻未嚴格按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》執(zhí)行，造成了大量電子文件長期未歸檔的現(xiàn)象，增加了這些電子文件缺失、遺漏的風險。同時，這些增加的工作和風險也對事業(yè)單位檔案管理工作效率的提高提出了更高要求。

2 新時期下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式改革的必要性

加快事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革對于事業(yè)單位檔案管理工作水平、工作效率的提升有著重要的推動作用，同時也是順應時代發(fā)展的需求。新時期信息技術的蓬勃發(fā)展及應用一方面提高了事業(yè)單位管理工作的便捷性，使檔案管理工作能及時、快速、高效的與事業(yè)單位其他部門進行溝通，促進檔案管理工作水平的提高;另一方面檔案管理信息化、智能化的發(fā)展進一步降低了檔案管理工作的投入成本，提高了檔案管理工作的效率。因而，加快事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式改革不僅是我國事業(yè)單位體制變革的需要，更是落實我國社會經(jīng)濟體制變革的重要體現(xiàn)。當前，我國社會經(jīng)濟正處于深化改革發(fā)展的關鍵時期，想要平穩(wěn)的實施事業(yè)單位體制變革就不得不依托互聯(lián)網(wǎng)技術的應用，在事業(yè)單位內(nèi)部構建先進的信息智能化工作平臺和工作系統(tǒng)，確保事業(yè)單位工作的智能化發(fā)展，尤其是檔案管理工作的智能化發(fā)展。此外，加快事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式改革是檔案管理工作的需要。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作，多依靠人工手動操作，無論是信息的搜集、整理，還是信息的查找、利用上都耗時耗力，甚至還會因人為因素出現(xiàn)較大的失誤。而信息化管理技術的引入與應用將很好地解決這一問題，不僅釋放了大量管理人員，而且還方便了檔案管理工作，同時也很好地減少了人為失誤。

3 新時期下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革措施

3.1 利用信息管理技術，擴展服務內(nèi)容

信息化時代背景下，事業(yè)單位檔案管理也應順應時代發(fā)展需求，積極利用好信息管理技術，不斷創(chuàng)新并完善檔案管理工作，實現(xiàn)信息化管理。具體來說，首先，作為事業(yè)單位管理人員要結合本單位的具體情況進而制定本單位檔案服務模式和服務具體內(nèi)容，從而根據(jù)服務模式和服務內(nèi)容具體規(guī)劃出各階段的管理步驟、管理方法等;其次，可充分利用政府網(wǎng)站，將事業(yè)單位檔案管理放到網(wǎng)站中，方便群眾對檔案管理工作的認識，且將檔案辦理放到網(wǎng)站中，也有效的方便群眾查詢、填報等相關需求，為群眾提供更方便、高效的服務，實現(xiàn)檔案資源的共享;最后，建立并完善檔案數(shù)字化管理網(wǎng)絡，搭建數(shù)字化管理內(nèi)網(wǎng)，將檔案管理工作移到內(nèi)網(wǎng)管理中，有效實現(xiàn)對電子文檔的前端管理和控制，更好地完成對電子文件這類檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、存儲和共享。

3.2 完善檔案管理機制，提高信息利用率

事業(yè)單位檔案管理機制的完善一定要將事業(yè)單位的長期可持續(xù)發(fā)展放在首位，并要始終以維護人民群眾的利益為主，因此在管理制度的完善上應堅持科學發(fā)展觀，順應時代發(fā)展變革。同時，檔案管理機制的完善還需具備高效性以及機動靈活的特征，要根據(jù)檔案管理實際工作的變化不斷調整創(chuàng)新方向、服務內(nèi)容，實現(xiàn)檔案管理機制的不斷完善。且在檔案管理工作中，人是重要的因素，因而檔案管理機制也要充分考慮到檔案管理人員的利益，以提高檔案管理人員的工作積極性。此外，檔案管理工作的安全問題也十分重要，安全問題包括物理安全、系統(tǒng)安全以及信息安全，管理機制的建立與完善要精準覆蓋管理工作的每一個地方，每一個環(huán)節(jié)，每一個內(nèi)容，通過建立與之配套，完善的安全管理措施，實現(xiàn)對事業(yè)單位檔案管理的高效、安全管理。

3.3 提高管理人員素質，強化服務水平

作為事業(yè)單位檔案管理機制創(chuàng)新和改革的主體，檔案管理人員綜合素質的高低直接影響著檔案管理水平的高低。因此，事業(yè)單位應積極引進高素質管理人才，通過拓展人才引進渠道，完善人才引進政策，實現(xiàn)檔案管理隊伍結構的優(yōu)化，促進檔案管理隊伍素質的整體提升。同時，除了人才的引進外，事業(yè)單位還要加強對在崗人員的培訓，通過組織定期培訓學習、到外考察等，使檔案管理人員學習更多、更先進的管理理念與技術，不斷提升自身的水平與能力。此外，還要加強各事業(yè)單位間的內(nèi)部交流與學習，探索好的管理經(jīng)驗，共同學習汲取，促使事業(yè)單位檔案管理工作的不斷提高。

4 結束語

作為事業(yè)單位的重要工作基礎，對檔案進行有效記錄和管理是確保事業(yè)單位有條不紊開展工作的關鍵，也是為社會提供優(yōu)質服務的保障。面對信息技術不斷發(fā)展和應用的新時期，加快對事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新和服務的改革，對于事業(yè)單位檔案管理工作水平的提高，服務水平的提升具有重要的促進意義。為此，事業(yè)單位應當順應時代發(fā)展，加強檔案管理的信息化發(fā)展，不斷提高檔案管理工作的數(shù)字化、智能化管理水平。

參考文獻

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