建設單位在施工管理過程中的檔案管理策略研究

高曉娟

摘 要：隨著時代發展與社會進步，工程施工質量受到越來越多的人關注，甚至已經發展成為社會民眾熱議的一個焦點話題，而在整個施工管理工作之中，檔案管理是至關重要的一個環節，所以根據施工要求，做好檔案管理工作具有重要價值與意義。中國建筑行業在近些年得到了蓬勃發展，各項規章制度逐步完善，檔案管理工作也顯得愈發重要，特別是建設單位的工程資料存在時間跨度大、信息內容繁瑣復雜等特征，所以采取何種方式規范檔案管理工作成為建設單位必須要深思的一個問題。

關鍵詞：建設單位;施工管理;檔案管理;策略研究

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.046

1 引言

在工程項目建設過程之中，工程項目檔案是十分重要的資料以及文件，而檔案管理工作至關重要。如果不重視檔案管理工作，工程項目檔案將無法全部歸檔，那么后續也不能對施工過程中存在的問題進行總結。因此，從不同層面、不同維度對工程項目檔案管理過程中存在的問題進行分析，并找出相應的解決策略至關重要。在目前社會發展過程之中，必須要進一步強化基礎設施建設工作，確保工程項目順利完工、有序進行。針對該方面工作，政府部門出臺了一系列法律法規，旨在規范檔案管理工作，確保檔案管理工作有序進行。針對新時代發展的新環境，必須要緊緊抓住每一次機遇，在檔案管理過程之中嚴格落實各項標準，對不同階段的施工信息進行詳細記載，從而為后續工程施工提供重要指導與參考。

2 建設單位開展檔案管理工作的重要意義

無論是對于施工企業來講，還是對建設單位而言，項目施工檔案管理工作均發揮著至關重要的作用。當工程項目順利完工之后，建設單位必須要進行驗收，然后再進行接收。而建設單位在進行驗收的過程之中，項目建設成功申報、質量檢測標準等各項資料均是建設單位驗收時必須要查驗的信息。對于施工企業來講，施工檔案的作用也非常重要，一個施工項目的檔案通常包括多項內容，例如施工管理、成本控制、方案編制等，而這些信息資料均可以為后期同類型工程的施工提供重要指導。所以，無論是功施工檔案本身所擁有的價值來講，還是從建設單位、施工單位進行分析，施工檔案管理工作均具有重要價值與意義。

3 施工管理過程中的檔案管理工作存在的問題

1）檔案資料不完善，存檔質量相對較差。工程項目施工流程非常繁瑣，施工期間所涉及的文件、資料也非常多，所以必須要通過合理化的方式對工程文件資料進行科學化管理，從而為工程項目順利完工提供重要指導。但是在實際工程管理工作之中，有關人員通常是把工作重點放置于實體工程建設方面，并未對工程建設的細節進行詳細記錄，進而造成工程施工檔案資料嚴重缺失，無法為后續施工提供重要指導與參考。對于一些規模相對較小的工程項目，根本沒有開展施工檔案管理工作，造成施工檔案嚴重缺失。同時，工程項目建設過程之中，由于文件資料收集不及時或者管理人員粗心大意等，均會導致產生檔案丟失問題，對存檔質量造成嚴重影響。

2）缺乏完善的資料檔案管理制度。對于一項穩固的施工項目而言，項目的實際建設過程中，往往必須要建立完善的檔案資料管理制度，但是由于很多施工企業為了趕工期，在這方面的工作上并沒有重視起來。因此，大多數的施工企業于檔案的管理制度構建并不重視，往往只是流于表面化形式，把更多的注意力放在了施工的過程中。但是隨著現代化施工企業的發展，我們認識到了檔案管理工作，對于整個工程來講是尤為重要的，也是必不可少的一個環節，他不單單會影響整個工程的質量問題，更重要的是對于實現完善現代化的工程產業有著至關重要的作用和影響。而且很多工作者在檔案的管理層面沒有落實好科學化和規范化的管理要求，一旦出現差漏，往往會給整個企業帶來無法彌補的經濟損失。

3）管理部門關系混亂，缺乏專業的檔案管理人員。工程項目施工過程之中，建設單位為了降低成本，一般不會設立檔案管理部門，因此檔案工作時常產生無人管理的狀況，所涉及部門的責任、義務均無法精確劃分。在檔案管理工作缺乏專業性人才，有時是從其它部門抽調，臨時管理施工檔案。檔案人員的頻繁調動，造成檔案管理、交接等方面存在嚴重問題，比如，對于不同的檔案管理人員，其均會根據自身習慣對檔案進行歸類整理，造成文件歸類十分混亂，在文件資料查找方面存在嚴重問題。另外，交接工作十分簡單，僅僅是兩人進行口頭傳達，極易造成文件丟失的狀況。

4 進一步提升施工管理過程中的檔案管理水平的基本策略

1）多措并舉，提升存檔質量。為了確保施工檔案存檔質量符合要求，必須要從工程建設初期開始開展檔案管理工作，從不同的項目管理部門抽調一些專業性人員組建檔案管理機構，逐步完善、優化檔案管理機制，進一步明確檔案管理目標，同時針對檔案資料的完整性、真實性進行嚴格審查。檔案管理人員必須要根據相關規范，嚴格開展檔案管理工作，從資料收集、整理、審核、歸檔開始，一直到最后的存檔，整個過程需要多個部門共同協作，如設計部、監理部等，如果某一個部門不予支持，均會對檔案資料的完整性產生嚴重影響。所以，在開展檔案管理工作的過程之中，必須要結合實際情況對檔案管理職責進行明確，強化各個部門之間的合作關系，從而逐步提高檔案管理水平。

2）構建合理、完善的檔案管理機制。在嚴格遵循國家相關規定與要求的前提條件下，對工程檔案管理工作進行嚴格約束，并在此基礎之上構建合理、完善的管理體系。同時，對于不同的施工階段以及施工環節，要深入貫徹落實不同的管理理念，對管理工作過程之中所核心內容進行深入挖掘。在對工程檔案信息進行開發、利用的過程之中，對施工工作的管理需求進行深入剖析才可以充分利用檔案管理機制，使其效用得到充分展現。另外，還要逐步形成檔案信息反饋機制，密切關注各個施工階段所產生的施工信息，并搭建檔案信息反饋平臺，以便及時、快速的了解工程施工過程中所產生的各類信息，并進行全面收集，從而提高工程項目檔案的完整性。

3）組建專業化的檔案管理部門，提升檔案管理人員的技能。通常情況下，工程項目均存在施工跨度大、涉及范圍廣等特點，因此檔案管理部門應當擴大資料收集范圍，提高資料挖掘深度，同時積極鼓勵一線施工人員積極參加到資料收集工作之中。首先，對檔案管理人員進行崗前培訓，必須要做到持證上崗，確保每一位檔案管理人員具備較強的專業技能以及綜合素質;其次，檔案管理人員必須要具備一定的工作經驗，檔案管理工作并非簡單的資料堆積，其需要管理人員根據實際需求對資料進行歸類整理，因此檔案管理人員必須要具備一定的專業知識;最后，盡可能的降低檔案管理人員調換頻率，工程項目的施工周期相對較長，檔案管理工作十分復雜、繁瑣，因此要盡量避免人員調動，如果需要對檔案管理人員進行調崗，那么也必須嚴格按照相關流程進行工作交接，以免造成檔案丟失。

5 結語

總而言之，相較于普通的檔案管理工作，工程項目檔案管理公祖具備系統性強、復雜繁瑣、時間跨度大等特點，對管理人員的專業技能、綜合素質等各個方面均具有較高要求。因此，建設單位在開展檔案管理工作的過程之中，必須要大膽創新，推動檔案管理工作趨向于高效化、規范化，從而為進一步提高施工質量提供重要保障。

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