檔案利用工作與檔案管理的現(xiàn)代化探討

田樹(shù)青

摘 要：檔案利用是檔案管理的最終目的，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理方式也發(fā)生了質(zhì)的改變，在網(wǎng)絡(luò)信息背景下，檔案管理與利用方式逐漸趨向現(xiàn)代化方向發(fā)展。在提升檔案管理質(zhì)量的同時(shí)，為檔案利用工作提供了便利條件。基于此，本文探究檔案利用工作與檔案管理的現(xiàn)代化方法，推動(dòng)現(xiàn)代化檔案利用與檔案管理工作改革與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案利用;檔案管理;現(xiàn)代化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.044

檔案管理的最終目的是為檔案利用工作奠定良好基礎(chǔ)，隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的持續(xù)進(jìn)行，會(huì)產(chǎn)生各種各樣的檔案信息，由于檔案內(nèi)容不同，使用目的不同，形式不同，需要進(jìn)行分門別類的檔案管理。這使得檔案管理工作過(guò)于復(fù)雜繁瑣，加大了檔案管理工作本身的難度與工作量，但過(guò)于簡(jiǎn)單的檔案管理方法又難以保證檔案管理工作的質(zhì)量與效率，也不利于檔案的編研與利用。因此，有必要采用現(xiàn)代化檔案管理方式，優(yōu)化檔案管理與檔案利用工作。

1 現(xiàn)代化檔案管理與利用工作的必要性。

1.1 現(xiàn)代化檔案管理與利用方式是必然發(fā)展趨勢(shì)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及，計(jì)算機(jī)技術(shù)成為當(dāng)今生活與工作中不可或缺的一部分。將現(xiàn)代化手段應(yīng)用到當(dāng)前檔案管理與利用工作中，是新時(shí)期社會(huì)主義建設(shè)與發(fā)展的需要，也是檔案管理與利用工作的必然發(fā)展趨勢(shì)。信息技術(shù)對(duì)現(xiàn)代化辦公方式與辦公環(huán)境帶了重要影響，顛覆了傳統(tǒng)工作方式與工作環(huán)境，特別是檔案利用與管理工作，過(guò)去在檔案存儲(chǔ)方面需要一定的空間，對(duì)環(huán)境也有一定的要求，從而保證檔案的完整性與安全性，隨著工作進(jìn)程的不斷深入，檔案內(nèi)容也逐漸增多，占據(jù)的存儲(chǔ)空間也越來(lái)越大，同時(shí)也為后期的檔案利用工作帶來(lái)了一定的負(fù)擔(dān)。要想提升檔案管理與利用工作的效率與質(zhì)量，勢(shì)必要進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理與利用工作轉(zhuǎn)變。

1.2 是進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作的需求

在進(jìn)行檔案管理工作過(guò)程中，會(huì)記錄大量的個(gè)人信息資料，例如，人員的績(jī)效考核情況、個(gè)人履歷及工作業(yè)績(jī)等，這些工作需要耗費(fèi)一定的時(shí)間與精力完成，如果采用傳統(tǒng)檔案管理方式，難以將各部門之間的信息內(nèi)容建立起有效的關(guān)聯(lián)，從而導(dǎo)致檔案內(nèi)容缺乏關(guān)聯(lián)性，檔案管理缺乏規(guī)范性，檔案信息缺乏交流性，使得檔案管理工作存在一定的滯后性。無(wú)法為檔案使用人員提供便利條件。要改變這一現(xiàn)狀，需要建立完善的檔案信息管理體系，采用現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)管理檔案，提升檔案管理規(guī)范性，檔案內(nèi)容關(guān)聯(lián)性，檔案信息交流性，從而提高檔案利用效率。

1.3 檔案信息化，是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)

隨著現(xiàn)代化水平的不斷發(fā)展，人們逐漸實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，無(wú)紙化辦公等工作方式，這也促使檔案管理工作與檔案利用工作發(fā)生了一定的變化。例如，傳統(tǒng)的文件起草、簽發(fā)、歸檔等工作，轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^(guò)計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)工作方式實(shí)現(xiàn)。這樣的檔案利用方式與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案利用方式存在較大差異，檔案保管工作對(duì)環(huán)境，有一定的要求。為了保證紙質(zhì)檔案的完整性與安全性，需要消耗一定的人力資源與物力資源，但是在檔案利用的過(guò)程中，無(wú)法避免對(duì)檔案造成損壞或遺失，從而為檔案管理與利用工作，造成一定的困難。而現(xiàn)代化工作方式，可以有效優(yōu)化檔案管理與利用工作。

2 現(xiàn)代化檔案利用與管理工作的有效對(duì)策

2.1 規(guī)范檔案管理工作方式

新形勢(shì)背景下，必須規(guī)范現(xiàn)代化檔案管理工作方式。將檔案管理工作技術(shù)、檔案管理工作組織、管理方式進(jìn)行現(xiàn)代化處理。現(xiàn)代化檔案管理工作要體現(xiàn)在檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化，管理方法科學(xué)化，管理技術(shù)升級(jí)化。因此，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，做好檔案記錄整理、存儲(chǔ)及傳遞工作并實(shí)現(xiàn)科學(xué)化檔案管理。充分利用信息化技術(shù)，進(jìn)行計(jì)算機(jī)檔案管理工作，在檔案收入、整理、檢索等功能方面做好檔案鑒定工作。在科學(xué)管理檔案工作過(guò)程中，要遵循檔案管理工作的科學(xué)規(guī)律，處理好工作過(guò)程中可能出現(xiàn)的各種問(wèn)題，以規(guī)范科學(xué)高效的方式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理工作，逐步完善檔案管理工作。在現(xiàn)代化檔案管理工作實(shí)踐的過(guò)程中，需要認(rèn)識(shí)到檔案實(shí)體與檔案信息分離思路的重要性，檔案實(shí)體與檔案信息分離可以促進(jìn)簡(jiǎn)化立卷深化檢索的實(shí)現(xiàn)。從而發(fā)揮出現(xiàn)代化檔案管理工作的安全性，提升檔案的檢索功能。檔案信息是進(jìn)行檔案檢索與傳輸?shù)闹饕獙?duì)象。只有脫離實(shí)體才能有效實(shí)現(xiàn)檔案管理存儲(chǔ)與加工工作，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索與網(wǎng)絡(luò)傳播功能，推動(dòng)現(xiàn)代化檔案管理工作實(shí)現(xiàn)。

2.2 提升數(shù)據(jù)準(zhǔn)備速度，促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理進(jìn)程

在現(xiàn)代化檔案管理工作實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作是重要基礎(chǔ)，只有具備科學(xué)規(guī)范的工作流程與方法，才能保證現(xiàn)代化檔案管理數(shù)據(jù)完整，便于使用，從而推動(dòng)檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程速度。在檔案錄入過(guò)程中要以循序漸進(jìn)、張弛有度的方式開(kāi)展工作，根據(jù)檔案信息的價(jià)值與重要性及檔案利用率高低，將檔案進(jìn)行排序處理。要對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)錄入，將同一個(gè)卷內(nèi)有幾個(gè)文件或不同文件中涉及同一內(nèi)容的檔案資料，進(jìn)行整合處理、文件組合錄入管理，將記錄內(nèi)容重要或反映問(wèn)題相對(duì)復(fù)雜的檔案文件，進(jìn)行分級(jí)管理。要充分利用檔案原有基礎(chǔ)，對(duì)檔案、案卷基礎(chǔ)較好、檔案目錄完整的檔案資料，可以在其目錄上進(jìn)行分級(jí)標(biāo)注。

2.3 現(xiàn)代化檔案利用工作，推動(dòng)相關(guān)工作現(xiàn)代化進(jìn)程

檔案管理工作繁重復(fù)雜，涉及內(nèi)容較多需要進(jìn)行檔案建立、案卷組織與技術(shù)整合等工作。同時(shí)要保管好單位的登記內(nèi)容、編號(hào)及檔案標(biāo)識(shí)等。在傳統(tǒng)檔案管理工作過(guò)程中，負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員，需要通過(guò)手工作業(yè)方式，完成檔案搜集整理、鑒定、保管、檢索等工作，特別是為后期檔案利用工作，需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行反復(fù)查閱，在成千上萬(wàn)件檔案中查找一件檔案，猶如大海撈針一樣，會(huì)消耗檔案工作人員的大量時(shí)間與精力。同時(shí)，難以提升檔案利用工作的工作效率，這種工作方式，對(duì)檔案管理工作也會(huì)造成一定的影響，因此需要利用現(xiàn)代化檔案管理與利用方式，提升檔案管理與利用效率。為此需要檔案管理人員，提升自身的業(yè)務(wù)能力與職業(yè)素養(yǎng)，通過(guò)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)掌握檔案管理軟件，提升檔案管理與利用效率。

2.4 強(qiáng)化檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)水平與工作技能

在信息化背景下，需要強(qiáng)化檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)操作能力，組織檔案工作人員參與檔案信息化管理培訓(xùn)，在培訓(xùn)后經(jīng)過(guò)考核，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)后方可上崗操作。從當(dāng)前計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用的情況分析來(lái)看，檔案管理工作逐漸趨向，人與計(jì)算機(jī)有機(jī)融合的階段中，為此要求檔案管理相關(guān)人員，具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)，只有熟練掌握這些技能，才能讓其更加適用檔案管理和利用工作現(xiàn)代化的需求。因此需要重視檔案管理現(xiàn)代化人才隊(duì)伍培養(yǎng)工作，積極提升企業(yè)或單位內(nèi)部檔案管理工作人員的信息技術(shù)水平，幫助其掌握現(xiàn)代化檔案管理，打造一支高水平的檔案管理隊(duì)伍，為檔案利用與管理現(xiàn)代化發(fā)展起到積極的推動(dòng)作用。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述。檔案管理工作的最終目的，就是為檔案利用工作提供便利服務(wù)，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理利用工作，需要逐漸實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理方式，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理與利用工作中，優(yōu)化檔案管理工作方式，為檔案利用提供便利條件，方便后期檔案使用者使用檔案資料，為此，企業(yè)或單位需要加快信息化檔案管理與利用工作進(jìn)程。

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