如何加強出生醫學證明檔案規范化管理的思考

李茜

摘 要：出生醫學證明是新生兒重要的身份證明，對于公民入學、遺產繼承等方面具有重要的作用。強化出生醫學證明檔案的規范化管理具有重要的實際意義。但是在實際的檔案管理過程中，還存在一些問題嚴重影響了初生醫學證明的管理質量和效率。因此要采取相應的措施，強化地出生醫學證明的規范化管理，確保檔案管理的高效性。本文主要講述了在出生醫學證明檔案管理的重要性以及存在的問題，并重點闡述了促進檔案管理規范化的措施，旨在進一步提升檔案管理效率，為公民提供更加優質的服務。

關鍵詞：出生醫學證明;檔案管理;規范化;措施;重要性

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.042

出生醫學證明是在《中華人民共和國母嬰保健法》的基礎上由統一部門進行頒發的。出生醫學證明具有一定的法律效率，能夠證明公民的身份，并在入學，出國等方面發揮效用。隨著社會的不斷發展，法律法規逐漸完善，公民對出生醫學證明的需求越來越大，而且在公民的社會活動中發揮價值逐漸增強。由此可見，強化初生醫學證明檔案管理的規范化具有重要的實際意義，為公民的社會活動的合法性提供保障。

1 出生醫學證明檔案規范化管理的重要性

出生醫學證明是公民最重要的身份證明資料，對公民的社會活動具有重要的作用。隨著社會的不斷發展，出生醫學證明在人們的社會生活中的利用率越來越高，社會價值越來越大。出生醫學證明是辦理戶口的重要依據。因此強化對檔案的規范化管理可以提升公安機關的服務效率和質量，提升人們對政府部門的滿意度。出生醫學證明能夠提升母嬰保健工作的質量，維護人們的合法權益，確保社會和諧安定[1]。隨著社會的發展，我國人口越來越多，對出生醫學證明的需求越來越大，對檔案管理工作帶來了一定的挑戰。因此要強化對檔案的規范化管理，提升檔案信息利用率，為人們提供更加優質的服務。相關部門要對檔案管理的各個環節進行科學管理和監督，確保檔案管理的安全性和永久性，防止出現檔案損壞或者丟失的現象。實現檔案管理的數字化和信息化管理，提升檔案管理的安全性。由此可見，加強對出生醫學證明檔案的規范化管理具有重要的實際意義。

2 出生醫學證明檔案管理存在的問題

缺乏對出生醫學證明的統一管理，有些地方保管年限較短，不能保障永久性的保存。缺乏完善的監督和管理機制，檔案管理人員和部門缺乏專業的管理意識和知識，對檔案的保存條件和查閱方式不規范，在管理過程中造成了一定程度上的損壞或者丟失現象。出生醫學證明管理標準不統一，監管措施不到位，管理人員責任意識缺失，專業水平不達標等現象，導致檔案管理現象混亂，甚至出現檔案損壞，丟失問題。檔案管理人員服務意識落后，民眾滿意度較低。管理理念落后，管理形式不符合時代發展要求，數字化管理不到位等現象。對檔案日常管理不合理，有些檔案出現霉變，蟲蛀等問題，嚴重影響了檔案的管理安全性和保存永久性[2]。

3 出生醫學證明檔案管理優化措施

3.1 強化出生醫學證明的日常管理

出生醫學證明對公民的終身活動都發揮著重要的作用，因此要確保對檔案的持續性保存，提升檔案日常管理的規范化和合理化，強化檔案管理人員的責任意識，切實落實檔案管理制度和規范。工作人員要對檔案進行科學的分類，按照不同的年份進行合理存放，方便查閱。按照日期順序或者是證件編號的順序進行有序歸檔，確保檔案資料的真實性和完整性[3]。按照相關程序對檔案盒編制科學合理的目錄，確保目錄清晰準確，能夠在查閱資料時快速準確進行查找。嚴格執行檔案安全存放管理條例，確保檔案在存儲過程中不受到損壞等問題。強化責任制度和責任劃分，對檔案室和檔案柜的鑰匙進行嚴格管理，安排專人進行專門的負責，防止隨意出入和查閱。確保檔案管理的安全性，設置保險柜，并使用鐵門和鐵欄窗進行安全防護，防止檔案丟失等現象。對檔案進行定期的檢查和維護，防止出現受潮或者蟲害等現象。在檔案室周圍范圍內禁止使用明火等，避免出現火災。強化基層領導的帶頭作用，明確檔案管理責任劃分，切實做好檔案管理制度的落實和執行工作。

3.2 提升檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員的綜合素質對于提升出生醫學證明檔案管理的效率具有直接的影響。因此要確保對檔案管理人員綜合素質的提升，為實現檔案管理的規范化提供保障。由于基層檔案管理人員流動性比較大，一定程度上影響了檔案管理的效率。因此，要加強對檔案管理新員工的職業培訓和專業教育，進行嚴格的崗前培訓。開展定期的專業培訓，提升管理人員的整體專業水平和專業管理技能，切實提升檔案管理質量。制定完善的檔案管理制度，并強化制度的落實和執行，對檔案管理人員的工作行為進行規范化和制度化約束。嚴格按照相關規定的程序對出生醫學證明的存根以及相關資料進行規范化整理和保存。對檔案管理設備進行及時的更新，確保檔案存放的安全性和永久性，避免出現受潮，蟲蛀，霉變或者是丟失等現象[4]。

3.3 強化檔案管理的保密工作

要和檔案管理人員簽訂相關的保密協議。對檔案信息進行嚴格的保密，防止出現信息數據泄漏等現象[5]。強化制度管理，制定完善的法律法規，對管理人員的工作行為進行法律化管理和約束，對于違法銷售檔案信息的行為追究相應的法律責任。一旦出現檔案信息泄漏的問題，要及時追查原因，分析管理漏洞，并采取科學有效的措施進行整改，防止出現更大范圍的信息泄漏問題，確保檔案信息的安全管理。

3.4 制定完善的監督機制

完善的監督機制的確保出生醫學證明檔案管理規范化的重要保障。相關部門要嚴格按照相關規定，對本區域的檔案管理工作進行定期的抽查和監督，確保管理的規范性。

3.5 實現數字化管理

隨著網絡信息技術的不斷發展，實現檔案信息的數字化和信息化管理逐漸成為檔案管理的重要趨勢。要培養檔案管理人員及其領導的數字化管理意識和觀念，強化數字化管理的主動性和積極性。加大資金投入，積極引進先進的基礎設備和系統軟件，執行完善的檔案管理系統，將紙質信息轉化為數字化的信息，實現信息化管理，提升檔案管理的規范化和高效化[6]。此外，要強化對數字化管理的安全防護工作。對數字化的檔案信息進行實時的備份，防止信息丟失。在管理設備上安裝信息安全防護軟件，進行安全密保技術應用，提升網絡信息安全性。

4 結語

綜上所述，出生醫學證明對公民的社會活動和身份證明具有重要的實際意義。但是在實際的檔案管理過程中，還存在一定問題需要解決。相關部門要結合實際情況，采取有效的改善措施，利用現代化的管理方式，制定完善的檔案管理制度，提升管理人員的專業水平和職業素養，強化服務意識，強化檔案信息保密工作的有效落實，確保檔案信息的安全性，結合時代發展需求，加強檔案信息的數字化管理，從而實現出生醫證明的規范化管理，為人們提供更加優質的公共服務，促進社會文明的長遠發展。

參考文獻

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[6]宋敏.出生醫學證明檔案規范化管理探討[J].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2014（00）：167-169.