新形勢下提高機關事業單位檔案管理的重要性

張勝芳

摘 要：國內經濟不斷提升促進了國內政治體制進一步健全，在這樣的新形勢下，機關事業單位應對內部檔案進行更加明朗地管理，保證信息資料安全、完整，助力機關事業單位快捷發展。這還應當由單位相關人員先行對檔案管理的這種重要性進行充分了解，并且結合單位本身發展態勢和社會發展形勢，建立落實相應、先進的檔案管理措施，助力機關單位進一步快捷發展，社會經濟持續提升，從而使檔案管理的重要性得以進一步體現。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;重要性

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.024

機關事業單位檔案管理屬于單位管理中的主要環節，該工作環節質量會關系到機關單位其他工作開展的快捷性。在具體檔案管理中，就應借助先進技術、措施，使檔案管理和各科室崗位職責更明朗、各崗位間通力協作，促進檔案資料整理收納的過程具有條理性和快捷性。這就應將以往檔案管理模式進行更新，從而使檔案管理更具成效，助力機關事業單位各項工作快捷、高效地開展。

1 提高機關事業單位檔案管理的重要性

1.1 檔案存放載體越來越便捷

截至目前，一些機關單位還在實行紙質檔案管理，這就涉及對較大實體空間占用。在這樣的條件下，為保證信息快速查找，往往都會將檔案庫定位于辦公樓內部。而單位每一天的工作都會產生新信息，況且所占實體空間有限，如果需要將檔案進行運轉，就難以保證檔案資料規整，不利于機關單位穩定發展。這種保存方式顯然存在諸多弊端。在信息技術盛行的新時期，一些機關單位開始利用電子方式進行資源的存儲，利用光盤、U盤等將檔案轉化為電子資料，不僅操作、分類簡單，而且保管時間也長。

1.2 提高了檔案資源信息的利用率

紙質檔案的收集整理業務繁重、耗時長。所以采取信息化模式，將檔案進行類型劃分和排序，能夠使檔案整理進一步體現快捷性。進一步完善信息化管理系統，收集各個科室資料，一體化管理，助力內部信息共享，建立完善檔案資料庫，授權單位人員實時查找指定信息，這樣可以體現輕松性、快捷性，也可保證檔案資料的安全、

完整。

2 新時期機關事業單位檔案管理的創新

2.1 加強檔案管理重視程度

在新社會形勢下，機關事業單位應在思想上重視檔案管理工作，充分了解該項工作重要性。應鼓勵檔案管理科室根據單位發展態勢，進一步合理化檔案管理制度，目標和職責范圍，然后將檔案管理確立為職工考核項目，還應進一步注重對檔案管理的檢查，引導檔案管理人員以規律時間將內部各科室檔案全面收集歸檔，其間應賦予檔案管理人員適度的權責，這樣能夠明顯調動其工作主觀能力性，另外，還可以組織專業的檔案管理機構對單位的工作進行評價和建議，撥出專款用于檔案的管理工作，例如修建或者維護檔案管理場所，由于檔案具備一定的保密性所以必須開辟專門的場所進行保管。對于管理人員來說，自己思想上一定要重視該項工作，認識到該項工作的重要性，嚴格要求自己，對于收集上來的檔案要及時地整理，外出時要鎖好門窗，對于來訪查閱的人員要做好登記工作，定時檢查是否有損毀或者遺失的情況。

2.2 明確檔案管理人員職責

檔案管理工作的重要性顯而易見，其肩負著繁重的職責，這還應當要由相關事業單位注重有關工作人員崗位技能的提升，而相關工作人員也應知曉本身崗位職責，從而進一步加強本身工作快捷性。機關單位應以規律時間組織有關人員開展專業培訓活動，具體活動應涉及各個科室、各類型的資料，并且向參與培訓人員傳授專業的檔案類別劃分模式，助力后續檔案資料調取的快捷、各科室或單位間也能以規律時間相互借鑒成功經驗，強化有關人員的崗位技能。如此一來，就會確保在新形勢下，借助先進管理技術助力檔案管理發展至更高級層面，助力相關事業單位檔案管理快捷性的提高，助力機關事業單位持續良好發展。

2.3 推動檔案管理信息化

在科技逐步創新升級的現今時期，國內各行業領域都創新升級到了信息化管理層面，機關事業單位也應以與時俱進的思想，通過智能終端設備和先進技術的運用，助力內部檔案管理工作體現信息化管理態勢。在機關單位以往的檔案管理環節，通常都會利用徒手模式來將指定信息資料進行記錄整理，無論是初始記錄，還是平時的信息資料調取都須通過繁瑣的流程。如果將信息技術融入到相關工作中，就能夠合理借助聲像、光盤等技術方法，來對指定信息資料進行整理，形成檔案，并且具體的檔案調取過程也進一步體現高效率，僅需要上傳既定密碼，就能夠調到指定檔案內容，保證將檔案現實效用切實體現。并且智能終端設備和信息技術也會使檔案資料更加安全，這還應當借助信息技術將指定檔案資料庫進行安全密碼設置，為后續管理創造有利條件。另外，信息化管理也會為跨時間、跨地域的信息查找給出有利條件。

3 結語

在新社會形勢下，機關事業單位檔案管理環節肩負著繁重的職責，該項工作成效會關系到其他工作開展的有序性。所以提高對檔案管理工作的重視之于機關單位未來的良好發展會給出明顯的助力。

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