如何做好醫(yī)院文書檔案管理工作

安濛蘢

摘 要：醫(yī)院文書檔案包括醫(yī)院往來公文、會議紀(jì)要和協(xié)議合同等多項(xiàng)內(nèi)容，通過提高醫(yī)院文書檔案的管理工作能夠推動醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。就當(dāng)下醫(yī)院文書檔案管理工作來看，管理效果并不理想，作為工作人員應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新傳統(tǒng)的文書檔案管理方式，最終提高醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量。本文就如何做好醫(yī)院文書檔案管理工作進(jìn)行探討，希望能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院現(xiàn)代化管理目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;文書檔案;管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.017

醫(yī)院文書檔案管理工作作為醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，對于確保管理質(zhì)量提升有著十分重要的意義，在新時(shí)代的背景之下，醫(yī)院文書檔案管理工作意味著應(yīng)當(dāng)滿足更高的工作要求，作為管理人員應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新傳統(tǒng)的管理觀念以及模式，不斷提高文書檔案管理的質(zhì)量和效率，最終推動醫(yī)院管理的可持續(xù)發(fā)展。

1 醫(yī)院文書檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 管理強(qiáng)度不夠

當(dāng)下盡管信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用于各行各業(yè)之中，然而并沒有發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)有作用，在實(shí)際應(yīng)用的過程中也存在很多問題。首先，醫(yī)院在將信息技術(shù)應(yīng)用于其中的過程中，僅僅是將管理技術(shù)局限于一個方面，通過采用單機(jī)操作的模式來滿足醫(yī)院信息管理的需求，并沒有考慮到整體的文書檔案管理工作，使得各個消息在傳遞的過程中存在一定的滯后性，進(jìn)而嚴(yán)重影響了信息化管理的時(shí)效

性[1]。在當(dāng)下醫(yī)院文書檔案管理工作的過程中，整體效率不高，雖然信息化技術(shù)已經(jīng)在管理過程中得到了廣泛的應(yīng)用。然而由于應(yīng)用深度還有待提升，與之相對應(yīng)的管理技術(shù)也有待豐富，一些醫(yī)院甚至仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，這也導(dǎo)致醫(yī)院文書檔案管理信息化水平不高，在文書檔案管理工作推進(jìn)的過程中往往會出現(xiàn)由于人為因素造成的工作失誤，這直接影響了文書檔案工作的合理開展。其次，在將信息技術(shù)應(yīng)用于文書檔案管理的過程中，由于信息技術(shù)的使用范圍較窄，僅僅適用于日常的信息發(fā)布以及信息管理，不會運(yùn)用信息技術(shù)加強(qiáng)文書檔案的溝通和交流，這些都會直接影響醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的質(zhì)量和效率。同時(shí)，在信息化管理的過程中工作人員的素質(zhì)水平也會直接影響管理的有效性。由于一些工作人員并不能夠充分掌握信息技術(shù)，因此也不了解各種先進(jìn)的信息化管理方法，嚴(yán)重影響了整體的管理效率。

1.2 文書檔案執(zhí)行力度不足

由于當(dāng)下醫(yī)院的文書檔案管理工作并沒有設(shè)置專業(yè)的工作人員對文書檔案進(jìn)行管理，通常是由工作人員進(jìn)行歸檔整理。然而通過調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)很多工作人員并沒有進(jìn)行專門性的文書檔案培訓(xùn)工作，這也使得工作人員在進(jìn)行文書檔案整理時(shí)不能夠滿足文書檔案管理對于專業(yè)性的需求，造成文書檔案管理存在文書檔案歸檔不符合實(shí)際，要求不規(guī)范等問題。與此同時(shí)，工作人員在進(jìn)行文書檔案管理的過程中，由于缺乏與之相對應(yīng)的制度執(zhí)行規(guī)范以及操作標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，這也使得工作人員在進(jìn)行文書檔案管理的過程中存在執(zhí)行力不足的情況，不能夠?qū)ξ臅鴻n案進(jìn)行及時(shí)的整理以及收集，對最終的歸檔工作造成影響。除此之外，目前并沒有針對文書檔案管理制定與之相對應(yīng)的法律法規(guī)，這也使得文書檔案管理工作在具體實(shí)際執(zhí)行的過程中缺乏法律法規(guī)指導(dǎo)，并不能夠?qū)⒎煞ㄒ?guī)作為最終的執(zhí)行規(guī)范，不能夠確保文書檔案管理工作最終的工作質(zhì)量以及效率水平。醫(yī)院文書檔案管理工作對于推動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展有著十分重要的作用，因此管理人員的個人能力以及綜合素養(yǎng)也應(yīng)當(dāng)跟隨文書檔案管理工作的開展而不斷豐富。在信息化時(shí)代背景之下，作為管理人員應(yīng)當(dāng)合理應(yīng)用信息化技術(shù)，提高醫(yī)院文書檔案管理工作的效率，通過推動文書檔案管理方式以及內(nèi)容的改革，從而提高管理質(zhì)量[2]。

2 醫(yī)院文書檔案管理對策

2.1 完善管理制度

由于文書檔案行業(yè)具有一定的復(fù)雜性，因此對于文書檔案信息化管理工作的要求也在不斷的提高，通過將信息技術(shù)應(yīng)用于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代文書檔案管理的過程中，不僅僅能夠幫助醫(yī)院獲得良好的管理效果，同時(shí)也能夠推動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，通過將信息化的管理模式應(yīng)用于其中能夠幫助文書檔案信息工作的有效開展。通過構(gòu)建一個信息化的平臺也能夠方便醫(yī)院的各個部門展開更好的溝通和交流，最終實(shí)現(xiàn)信息共享[3]。為了能夠使得各個部門的工作人員能夠更快地獲取信息，提高文書檔案管理的效率，通過運(yùn)用信息平臺能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行歸納處理。其次，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代醫(yī)院發(fā)展的過程中一定要遵循規(guī)章制度，從而保障施工的有效性，只有構(gòu)建完善的制度，才能夠確保互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代文書檔案管理工作的有效開展，因此想要在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景之下更好地推進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下文書檔案信息化管理，應(yīng)當(dāng)制定一個科學(xué)有效的管理制度，從而保證各項(xiàng)工作的順利推進(jìn)。

2.2 做好信息共享工作

為了確保醫(yī)院文書檔案信息管理工作的有效性，應(yīng)當(dāng)對當(dāng)下的資源進(jìn)行構(gòu)想，在內(nèi)部平臺，加大各個部門之間的溝通和協(xié)調(diào)，從而實(shí)現(xiàn)信息共享。由于當(dāng)下我國在信息化管理這一方面還不夠成熟，導(dǎo)致部門之間溝通不暢，降低了工作效率，因此我們可以建立一個統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)辦公的統(tǒng)籌合理性[4]。其次，為了進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息共享可以設(shè)立一個獨(dú)立于系統(tǒng)之外的平臺，通過對文書檔案進(jìn)行信息化管理分類之后再進(jìn)行共享，這樣也能夠便于工作人員對想要的文書檔案信息進(jìn)行查詢以及上傳。作為文書檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)建立與相對應(yīng)的規(guī)章制度，通過鼓勵引導(dǎo)工作人員對文書檔案信息進(jìn)行共享，提高資源的利用效率，從而創(chuàng)造更多的文書檔案價(jià)值，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)加大對于資料的審核力度，對于資料的來源以及名稱等信息進(jìn)行標(biāo)注，方便工作人員進(jìn)行查詢以及整理[5]。

2.3 樹立科學(xué)的管理觀念

在社會不斷發(fā)展的背景之下，作為管理人員應(yīng)當(dāng)始終緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，樹立科學(xué)的文書檔案管理觀念，只有這樣才能夠推動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，使得文書檔案管理滿足社會實(shí)踐發(fā)展的需求。在對文書檔案進(jìn)行管理的過程中，作為工作人員應(yīng)當(dāng)明確文書檔案管理的職責(zé)以及目標(biāo)，通過落實(shí)各項(xiàng)工作制度，嚴(yán)格規(guī)范管理工作的執(zhí)行，充分發(fā)揮自身的職責(zé)，最終保證文書檔案管理的實(shí)際效用，完成文書檔案管理目標(biāo)。與此同時(shí)，作為管理人員應(yīng)當(dāng)充分注重文書檔案管理這一工作，并且嚴(yán)格將文書檔案管理的最終效果與工作人員的獎懲制度相掛鉤，充分激發(fā)工作人員的積極性。在文書檔案管理的過程中提高信息化建設(shè)水平，對于推動管理工作的有序開展有著十分重要的意義，因此醫(yī)院可以結(jié)合自身的實(shí)際情況，建立與之相對應(yīng)的管理系統(tǒng)，例如通過構(gòu)建局域網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)各部門之間的信息資源共享，這也方便工作人員對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，通過建立與之相對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫以及電子文書檔案在提高工作效率的同時(shí)也能夠推動醫(yī)院管理的可持續(xù)發(fā)展。

3 結(jié)束語

綜上所述，提高醫(yī)院文書檔案管理的工作效率不僅僅能夠確保管理工作的水平，同時(shí)也能夠推動我國醫(yī)療事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。作為工作人員可以通過創(chuàng)新管理意識，應(yīng)用信息化手段等方式，確保檔案管理工作的質(zhì)量。

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