試論文書文件的前期閉環管理

牛建軍

摘 要：文書檔案中上級文件齊全完整本級文件較少，這是普遍存在的問題，為了擴大文書文件的收集范圍和力度，試行文書文件的前期閉環管理。即有來文就有答復，按這個規律形成文書文件收集的閉環管理，避免工作中的存在的問題，真正提高文書檔案的歸檔率、完整率、準確率。

關鍵詞：檔案;文書;閉環管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.015

在所有的檔案類目劃分中，文書檔案的歸檔范圍是涉及面最廣、覆蓋面最全的一個檔案門類，關系到企事業單位科研生產和管理的方方面面，任何無法歸到某一類的文件資料都可以歸入到文書檔案中。但每一位文書檔案管理員也都有一個這樣的認知：每年的文書檔案歸檔時總是上級文件比較多、比較全，涉及本單位形成的文件比較少，除了本單位紅頭文件和幾份固定的報表外其他文件寥寥可數，而過后查閱參考的很多都是那些不曾歸檔的文件資料，心中不無遺憾。

1 本單位文書文件收集不全的原因：

1）傳統的原因。經過多年的實踐，上級文件的管理已經形成了一個非常成熟的管理體系，完全可以保證上級文件完整、準確、系統歸檔。雖然文書檔案歸檔范圍中明確規定了應收集、歸檔的很多本單位文件的范圍，但傳統上機要人員還只是側重上級和本級紅頭文件的管理，其他的非本部門形成的文件幾乎不收集。其余的工作只能是檔案部門針對各部門職責做出的一些專門性的歸檔收集，這樣的收集方法范圍小、針對性不強、時間滯后，很難包含所有的文件資料。

2）部門職能變化的原因。由于業務的拓展，部門職能的新增或減少，相關文件資料的銜接、積累出現斷檔或難以明確具體的歸檔范圍，造成文件資料的不歸、少歸，不知歸什么，直到不了了之，把原本形成的歸檔習慣淡化、弱化，造成了歸檔文件的缺失。

3）人員變動的原因。人是一切工作的根本，現在的企業人員流動性特別大，隨著部門人員變動及崗位的調整，使得專業文件資料沒有延續性、完整性，很多文件過后找不到，要不回來，這樣的狀況隨時都在發生。

4）目標不明確。檔案部門針對各單位的文件資料收集，沒有確切的依據，依照慣例做計劃，職能部門應歸檔的文件，除了已知的固定工作、報表，其余的沒有明確的目標、名稱，這樣的收集猶如撒網捕魚，鉆石珍珠依然靜靜地躺在沙灘上湮沒于時間的長河中。

這樣的現實問題很多，文書檔案管理人員都深有體會，看著很多文件缺失不能歸檔留存很是懊悔、惋惜，在分身乏術的同時也在思考可行的方法和對策。

2 借鑒技術文件，進行文書文件的前期閉環管理

1）文書文件輸入輸出管理。上級和所內紅頭文件就是文書文件的輸入，每份上級文件或紅頭文件一般都需要下發辦理，這些文件的傳達下發、工作辦理、情況匯總、整理上報以及后續形成的所有文字、聲像資料就是文書文件的輸出。每份上級文件和所紅頭文件在收到、下發時都有嚴格的登記，但是下發到職能部門后卻是魚入大海再無蹤跡，職能部門怎么辦的、辦得怎么樣、后期再無絲毫的記錄管控，造成了大量文件的失控、缺失。

2）試行文書文件的輸出閉環管理。文書文件的輸出閉環管理，就是要求機要人員在上級文件和本所紅頭文件在下發辦理的同時，嚴格監控文件辦理情況、辦理結果，并按文件辦理要求節點督促相關部門和兼職檔案人員及時收集相關的文件資料進行歸檔，這樣有來文有答復，真正做到文書文件的前期控制閉環管理。增加本單位文件資料的收集歸檔，豐富館藏。

3）案例解析文書文件的閉環管理。（1）五小成果顯精華。五小成果評選是很多單位每年都要進行的一項工作，按傳統的文書文件歸檔方法，只能通過上級評審結果看到最終的獲獎情況和本單位獲獎項目、作者，沒有具體的、更全面的本單位這項活動開展情況。文書文件如果采取前期閉環管理，我們不僅能看到上級評審結果，還可以看到：業務部門收集到的所有參評論文、本單位評選結果、上報篇目，評審情況。還可以擴大收集范圍將參評人員的匯報PPT材料，政工部門當時的聲像資料，以及就這一活動形成的專題文字及聲像資料一并歸檔，為以后提供培訓和宣傳，為后期的編研開發利用提供素材。這樣就把檔案的收集、利用、編研、開發利用融合到一起，在實踐工作中體現檔案工作的重要性，檔案工作者的主動性，潛移默化中加深大家的檔案意識。（2）各類報表露真容。每年上級各個歸口管理部門都要求報很多相關數據，這些數據反映著一個單位的基礎能力，對這些文件實施前期現行閉環管理，下發文件之時提歸檔要求，上報與歸檔同時進行，更能保證報表資料的全面性、準確性、手續的齊全性、合法性，不會出現收集歸檔時沒有留備份或者無法確定是否為最終版本、沒有加蓋單位公章等現象。

3 文書文件前期閉環管理的特點

文書文件進行前期控制閉環管理，更有利于單位各類職能部門各項管理文件資料的收集，更能體現單位的實際生產經營管理情況，真正體現文書文件的實際利用價值，擴大充實文書文件歸檔范圍，保證了收集的文件及時、準確、完整、系統。

1）文書文件前期閉環管理具有完整性。文書文件前期閉環管理，由于機要人員的監督、控制，會把整個過程中產生的文件，關系到的各個方面資料全部收集齊全，不會只是紅頭文件和上級結果，使歸檔文件更具完整性。

2）文書文件前期閉環管理的系統性。文書文件前期閉環管理過程中，按照機要人員提出的歸檔要求，承辦人將會自覺地關注這一事件的所有環節，保證文件的無差漏歸檔，歸檔成為文件承辦人的自覺行為，有頭有尾完全閉環，歸檔文件更加系統全面。

4 文書文件前期閉環管理的措施

從上文可以看出，實施文書文件前期閉環管理工作責任重點在機要人員和各個職能部門，按照多年的工作傳統、職責分工，要開展這樣的管理工作需要采取必要的措施克服存在的困難。

1）轉變觀念，加強溝通與協調。要做到文書文件的前期閉環管理不僅僅是檔案部門的事，更多地涉及了機要管理部門和其他承辦部門，文書文件的前期閉環管理增加了很大的工作量。按照傳統的機要文件管理方法，機要部門只管輸入（上級來文、本級紅頭）不管輸出（本單位職能部門辦理情況）。結合兼職檔案員的職責，文件前期閉環管理可以納入兼職檔案員的工作范圍。在實際工作中還需要與文件承辦單位實施及時溝通，這樣的收集方式畢竟和傳統的收集方式是不一樣的，要多進行宣傳交流，讓機要管理部門和各個職能管理部門都適應這種及時、全程歸檔的方式，這就需要進行部門之間、人員之間很好的溝通，真正讓大家理解并發揮好這一管理職能的作用。

2）加強對機要部門及人員的業務指導。檔案人員應根據文書文件歸檔范圍的要求，具體指導機要人員針對每份輸入文件，明確哪些方面的文件應該收集歸檔，讓他們逐步明白文書文件的收集歸檔范圍，并讓他們在文件催辦時就向相關部門和人員提出歸檔的要求，把這樣的意識和要求延續推廣到各個職能部門，讓歸檔的意識深入到工作的每一個環節，這樣才能把文件資料真正地收集全面。

3）加強監督檢查。文書文件前期閉環管理畢竟是一種新的文件征集管理方法，在指導實施的同時更要加強監督檢查，及時發現機要人員和職能部門人員在文件收集整理過程中的存在的問題，提出解決的辦法，協助機要人員和職能部門人員真正做好前期文書文件的閉環管理。

多年的文書檔案管理使我一直在思考這一問題，結合自己的工作經驗與實際，我認為，這樣的文書文件收集方法是最直接、最有效的文書文件收集手段，無論部門職能如何變化，人員崗位如何調整，一事一歸，辦完就歸，及時、準確、完整、系統，完全能夠滿足歸檔的需求。這一方法打破了傳統的文書機要管理方法，同樣需要在實踐中不斷地改進、完善。