數字化轉型下的企業規章制度體系管理優化建議

陳玉婷 史雨絲

【摘要】隨著“互聯網+數字化經濟”時代的到來，企業管理中普遍存在著管理成本大、流程繁瑣、效率低等問題，規章制度作為企業管理的一個基本手段，沒有足夠地發揮其應有作用。為促進了企業規章制度流程管控的專業化、信息化，加快企業對市場變化的反應速度，提升企業市場競爭力，本文重點探討企業規章制度管理體系優化的具體建議。

【關鍵詞】規章制度? 信息化? 迭代? 風險管控? 提升企業效益

黨的十一屆三中全會以來，我國的對外開放，由點到面、由淺入深，由器物層面轉變為制度層面，即由商品、要素流動轉變為以規則、制度開放為基礎的新階段。當前我國的對外開放呈現出全方位、多層次、寬領域的特征。全方位對外開放召喚規則制度的開放，鼓勵大膽試、大膽闖、自主改。對標、對照國際先進規則及做法，提速形成和國際投資、貿易通行規則相銜接的基本制度體系和監管模式，其重點在推進規則迭代，調整制度擇優供給排布，拉齊基本制度框架和行政管理體系。

2015年的G20將政府及業界對于數字經濟時代焦點落于數字化轉型。它是數字經濟發展的新動能，是各類社會經濟實體進入數字經濟的主要途徑。企業數字化轉型分為數字化創新和數字化運營，這不只是技術引進，更是技術融合。數字化運營的基本目標是為企業降本增效，強化當前的核心業務;數字渠道與營銷、智能生產與制造、智能支持與管控是其三大模塊。而實現數據流與業務流程在各部門間的無縫銜接，根本是搭建基于數據分析的決策體系與管控系統。

企業的數字化轉型不是“一錘子買賣”的任務，而是一段長期的征程，需要做好“打持久戰”的準備。通過變革建立適合數字化企業的規章制度管理體系，是鞏固轉型成果的關鍵所在。

一、現階段企業管理中規章制度體系存在的問題

（一）缺乏正確可持續發展觀念

規章制度是企業用于規范全體成員及所有經濟活動的標準和規定，它是企業內部經濟責任制的具體化。企業規章制度涉及面很廣，員工常見的如人事管理制度、福利管理制度，各部門的部門職責、崗位職責，各簽批權、業務流程、客戶管理等。

隨著企業的快速發展戰略重心變化，規章制度作為所有員工履行崗位職責的依據，企業內很多管理人員沒有認識到規章制度的重要性，沒有準確平衡規章制度管理和企業管理變化之間關系。規章制度是提高企業管理效率的載體，優化規章制度是為了企業長遠的戰略發展。少數企業管理層注重眼前既得利益，過分追求經濟利潤，迅速擴張/增設業務，規章制度流程建設有所延遲，中后臺人員未及時學習和更新新要求、新知識、新審批模式，影響企業內部各部門間的工作效率。

（二）缺乏規章制度體系化建設與融合

規章制度體系化建設是企業管理中基礎且重要的一項系統工程，與企業的業務、管理工作存在直接關系。就目前情況看，規章制度在建設時缺乏系統化思維，規章制度架構難以靈活應對企業的快速變化，企業戰略發展中對此的關注比重也不高，與企業各類資質認證能動性不強。規章制度在建設中缺乏明確的思路、邏輯關聯不緊密，在規章制度執行中缺乏全面性、科學性、可操作性，使其在管理中缺乏健全的規章制度、規范的信息管理、及時更新規章制度，缺乏優化精煉的意識。具體規章制度文件中也有核心要求不突出、內容不規范、用詞不專業等問題。當查詢相關規章制度時搜索不到、關聯性不強、責任人不明、有效性待確認等問題存在。

（三）缺乏制度有效性

公司務必跟行業內部做到信息流暢，實時跟進，在行業出現動態時及時反應。法律規范修訂、政府機關工作內容調整、上級指示、社會突發事件等都是制度、體系在設定與迭代時需要代入的基礎條件。也就是說，公司相關部門需試試關注各方動態，加強與外界的溝通交流，及時掌握第一手資訊，做到預判與及時優化。但理想與實際往往存在偏差，部分公司常以制度修訂本、2.0版本等形式對文本內容進行調整變更，但迫于宣講、員工培訓不到位等諸多因素造成使用本文的部分員工不能全面清晰地接收有效信息。更有甚者，個別公司極少對制度類進行維護與迭代，直接造成執行不到位等現象。

（四）缺乏統一的信息化平臺

為實現企業內部信息快速有效地傳遞，企業管理過程中使用企業內部官網、各管理系統、郵件、飛書、騰訊會議、釘釘等平臺和軟件來實現。在企業中每名員工都需遵守公司基礎規章制度，還需遵守自身崗位的規章制度流程要求。但許多企業中規章制度統籌團隊沒有盡到管理責任，未將企業規章制度進行管理、分級、應用部門/崗位、備案、設立查詢平臺等，導致企業內部規章制度流程各自為營、管理混亂、優先級不分、查閱困難。其次，企業在提高運轉效率和質量水平把控上，沒有標準化、智能化、規范化的推動企業規章制度規范管理專業化。

部分企業注重自身的快速發展，將規章制度當做一項獨立體系存在，導致規章制度沒有充分發揮其應有的作用。還有部分企業采用粗放式管理，造成企業大量資源浪費，導致企業管理中出現各種全責不清的扯皮現象。最后，沒有統籌就無法科學有效地推動規章制度體系的完善，無法有效地對各節點做風險把控，當企業出現問題時，無法快速準確找到相關責任人和風險疏漏點，就無法及時對市場做出正確應對。

（五）缺乏有效地執行監督職能

制定制度體系執行才是關鍵與目的。很多企業在改革、轉型，規章制不符合新組織需求，各部門對于自己管理范圍內的規章制度不及時完善更新作廢等優化，未指定管理員進行專業化管理，導致企業內部缺乏有效地的管理應用，不同部門之間的協調性不足、規章制度落實不到位，影響企業管理效率和水平，限制了員工對工作各流程的深入學習理解，放大了員工對風險點的認知模糊，使各審批層無法相互監督和提高員工的主觀能動性。

其次，很多企業在構建完善企業生態系統時，業務有交叉點甚至業務重合有利益沖突，企業沒有在做大做強的過程中針對龐雜的規章制度內容做到優化整合。在管理層級多，信息傳遞時效性不足，企業響應市場行為存在滯后性，進而直接影響的是企業市場的競爭能力。規章制度沒有在企業中做到良性循環，規章制度制定后，執行過程中層層受阻、監督職能缺失、考核機制形同虛設、 實操性無測評、實際使用人反饋無門、責任人模糊不清等種種問題。放長遠看，單一規范類的無法落地，會降低企業在員工心目中的威信地位，同時會降低員工對公司其他規范制度的敬畏與支持程度。

二、具體對策

（一）加強企業規章制度文化宣傳

規章制度的主要功能是規范管理和制定規則，企業管理中需要平衡制度與管理的關系，正所謂“無情的制度，友情的管理”。

（1）加強新員工入職時對規章制度的認知。現在企業對新員工入職培訓做出大量地投入，對員工快速系統地了解企業文化理念、發展目標愿景、企業規章制度。企業管理者針對具體員工，需要完善崗位職責，為員工明確提供工作中需要熟悉的規章制度、業務流程等文件資料，企業管理人員需引導新員工主動學習相關資料并在實操中優化建議反饋給相關部門。

（2）企業文化宣傳和培訓中加強員工的風控意識。鼓勵員工深入了解自己工作日常溝通的各崗位的工作內容、核心節點、規章制度落實情況，對自己負責的業務流程線有完整的認知，做好一個企業螺絲釘的同時，確認上下線之間的合作是否有風險問題，及時發現及時更新相關規定。

（3）企業管理者對規章制度地把控。各團隊負責人需要對普世規章制度有深入了解，針對企業當時的戰略發展方向結合部門內部現有規章制度及時調整優化。重視規章制度的時效性，確保企業在任何情況下運行平穩、優化流程、提高企業資源效率。

（二）優化規章制度體系

（1）完善制度頂層設計。公司制度文件與體系相關內容產生交叉或差異時，對比二者的公信程度，管理體系類標準絕大多數為固定版本且受到一定范圍內的認可，一般不做作變動;二企業的規范制度是為自身經營與管理而進行搭建的。因此，考慮公司自身實際情況，可通過對公司規章制度的設計自上而下進行調整。

公司的發展一部分功勞來源于管理者不斷提升優化的管理方法，以及與公司自身實際情況相結合的管理規范，切記不可“拿來主義”。在搭建公司自有制度規范時，應全面評估行業特質、員工特點、優勢企業等，對照相關行業多重成熟管理體系 與自身結合，取長補短。將公司實際業務流程的各個關鍵節點融入其中，真正做到“合多為一”、“為己所用”，切實能在實際工作中落地執行，精準識別每一個關鍵控制點，快速對每個風險項進行響應，沉淀落實到自身的制度規范中。在不斷的沖突、優化、調整、運轉的流程中，他家制度體系的參數、規則逐步落實到公司執行層面，并根植于SOP，收錄只規章制度中，從而一步步減少矛盾，增強企業自身制度的合規性與科學性。

（2）構建多層次的治理體系。多層次的治理體系比單一維度的規范和監管更能適應數字化轉型所具有的快速發展迭代、日益復雜化等特征。頂層的法律規范可以劃定技術應用的邊界。在基本理念上，立法需要避免統一的、一刀切式的、激進的監管方式，而應以領域細分和風險防范管理為導向，遵循包容審慎、敏捷靈活、鼓勵創新等監管理念，同時考慮不同應用場景的不同影響、監管對技術和產業的影響、技術和商業可行性、企業負擔等因素，釆取分類分級、分階段的方式進行適度監管。

（3）確認統籌管理團隊。由對企業戰略方向、組織架構變更、人才管理等均有直接關系的部門出任統籌管理團隊負責人。團隊成員由各部門HRBP或部門負責人推薦1人參與日常管理和復盤工作。

（4）確認規章制度體系框架。確保框架設計靈活、精簡、核心內容突出，能長期使用企業減少運營成本，增強經濟效益。規章制度由專業的人編寫、管理、統籌，企業中規章制度提供科學合理地設計模板，有專業解答和反饋負責人。具體如：根據組織架構、業務模式等實際情況作出分級確認優先級;針對規章制度類型做細分;明確審批人和編寫人員、應用人員;明確應對的群體增設保密制;設定時效和作廢流程;執行報告;反饋機制;增設;備案庫等。

（5）實現全員參與的大環境。針對規章制度這個流程體系的各角色均設置相關權責，在規章制度中明確寫明每個負責人的姓名、將規章制度體系加入全員考核中。

（三）企業規章制度信息化

（1）信息化平臺建設符合公司需求和實際情況。規章制度信息化一般依托于企業內部官網、QA等平臺，需做好統籌規劃，按照規章制度體系設計思路完善信息化平臺信息。合理設計分級分層，將重心放在企業管理中的薄弱環節和突出問題上，從根源解決問題，提高企業效率。將規章制度與各流程之間的關系邏輯化、數據化、關聯化。

（2） 優化流程。在規章制度信息化過程中，企業生產經營與管理效益是核心，減少無風險點、無增值作用的流程，整合相同的流程，提高質量的精簡流程。多部門合作的流程定期復盤，根據使用者反饋信息及時查缺補漏，完善優化流程。

（3）提供合理資源。信息化過程中前期需要統籌設計，平臺建設需要網絡信息技術搭建，后期需要各部門使操作、維護、完善平臺功能。企業管理中在此的投入人財物如合理規劃。

（4）信息化投入需長期且良性循環。規章制度的建設需長期由專業人員負責，把握主動定期跟進，做到制定、審核、發布、執行、監督、反饋、更新七步良性循環。整合規章制度、更新規章制度需能查閱舊制度和新制度之間的關系和修改記錄，作廢文件全部備案封存。

（5）涉密文件保密制度。企業內部涉及各類敏感信息，在規章制度信息化中，需對企業內文件有明確管理和懲罰制度，避免企業內信息泄露。對規章制度保密級別應有明確劃分，查看、下載、水印等做相關技術保護和記錄。

（四）注重“管理創新”和“創新管理”

在企業管理中管理核心是人，管理的人變了不再是熟悉的70后、80后，是更年輕90后，有些行業中有邊上學邊兼職的00后。作為企業中的管理者，在面對不同崗位、不同年齡層的管理方式越來越多樣化，如何減少管理成本，增加企業效益。面對全球化、市場環境的多變，如何使企業能更快地做出市場反應。

（1） “管理創新”：就單篇規章制度流程說明少則幾百字，多則幾萬字正文+流程圖+各操作記錄模板+系統使用說明等。如何精簡、如何數字化、如何智能化，怎樣用新的構想、新的觀念推動規章制度流程運行方式，怎樣讓員工快速了解問題點在哪里，快速熟悉職能內容。

（2）“創新管理”：培養員工創新文化價值觀，鼓勵員工在提升辦公效率、為企業增值、優化流程提供創新思路。正在運行得規章制度有任何不妥，實際使用人是最有直接感觸的，鼓勵員工深入學習業務知識，了解規章制度很多細節設立的原因，全員參與規章制度的創新管理。

（五）采取敏捷靈活的治理方式

由于技術及商業模式快速發展迭代，過早形成完備詳細的管理體系，有可能會產生正面的效果，而且成文或專門的規范恐難跟上技術步伐，故應避免過于嚴格和過于細致的規范要求，而是可以釆取事后監管、事后追責等輕監管的方式。企業和員工自律也將發揮重要作用， 需要鼓勵踐行科技向善、負責任創新與研究等理念，支持行業自律。具體而言，可以釆取行業標準、自律公約、最佳實踐做法、技術指南、倫理框架等敏捷靈活的治理方式來規范、引導公司數字化轉型或行業的發展應用，實現科技向善。底層員工的教育和意識培養同樣不可或缺，一方面需要提升數字素養、算法素養等技術素養;另一方面需要針對技術人員和從業者開展倫理教育，使其做到自律。

（六）對多形式團隊管理細化

市場中批量生產遠大于定制化生產的市場需求，但隨著市場各因素的變化，專業化的定制業務在不同行業中占比逐年增加。企業中常見且相對固定的團隊是由組織架構作為細分的團隊，為應對企業各種需求還分有業務團隊、項目團隊、臨時小組、虛擬團隊等團隊形式。有不同圖團隊形式因組成目的不同，需要分級、分類依照它們的具體情況進行管理，應設有規章制度使相關部門能及時審批開通相關權限和供給各類資源。

三、總結

本文在六個方面著重講述了企業數字化轉型下的規章制度管理體系的問題和建議。希望管理者能在實際的企業管理中推進企業規章制度是企業管理的基石這一觀念。根據企業發展戰略搭建合適企業多層次的規章制度管理體系，盡量融合多元化、智能化、生態化的理念，采取敏捷靈活的治理方式，以適應靈活多變的企業管理模式。

在企業信息化建設中注意公司和員工的信息數據安全性、企業內部文件保密制度規范化，加強數字素養、算法素養等技術素養、計算機網絡技術專業培養與能力提升。

企業推行以規章制度管理體系等工具對企業進行科學管理，既能減少企業運營成本，也能更好地將各類認證體系融入企業管理細節中，使企業有更好地抗風險能力。為促進企業生產力提高、穩定性增強和可持續性發展，企業管理者要深入持久地推動企業規章制度管理體系的良性循環。

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