如何提高機關單位檔案管理信息化

謝麗

【摘要】信息化已經成為當前全球發展的重要潮流，也是經濟社會建設的重要支柱，越來越多的企業開始引入信息化管理系統，實現管理的自動化和信息化。我國機關單位也要把握社會發展趨勢，加大機關單位檔案管理信息化的建設投入，本文針對如何提高機關單位檔案管理信息化進行分析和探究，了解機關單位檔案管理信息化的優勢，同時對于如何提高機關單位檔案管理信息化水平給予可行性的指導建議，利用信息化技術來升級機關單位的檔案管理系統，改變機關單位原有的檔案管理機制和方法。

【關鍵詞】機關單位;信息化;建設對策

引言

在經濟社會的發展中各個行業已經離不開信息化，在我國機關單位的改革過程中，信息化為機關單位的檔案管理提供了新的理念和管理模式，有效促進機關單位檔案管理能力的提升。機關單位檔案管理信息化發展對于檔案管理環境以及檔案管理人員提出了一系列的要求，信息化背景下機關單位檔案管理要保持開放性的思路，逐步推動檔案管理的自動化和智能化。

一、機關單位檔案管理信息化的優勢

（一）有利于提高檔案管理的工作效率和質量

機關單位檔案管理信息化建設工程龐大，其為檔案管理提供了重要的輔助手段，推動了機關單位檔案管理模式的改進和創新。機關單位的檔案管理具有一定的歷史，其所收納的檔案資料也比較豐富，人工檔案管理的模式不僅效能低，同時也需要承擔巨大的工作壓力，有效提高機關單位檔案管理的信息化，利用信息化技術實現檔案資料的錄入和分類，不僅操作流程更加便捷，同時大大提高了機關單位檔案管理的效率和質量，實現機關單位檔案管理資源的科學匹配。

（二）有利于實現對陳舊檔案的管理

; 在機關單位的檔案資料庫內，留存大量時間久遠的陳舊檔案，陳舊的紙質檔案不僅占據了較大的存儲空間，同時在資料的整理和查閱方面也存在較大難度。機關單位檔案管理信息化的提升，整合信息技術對陳舊檔案的內容進行有效整理，不僅提升了陳舊檔案的使用價值，延長了陳舊檔案的存儲期限，同時也進一步優化了陳舊檔案的瀏覽形式，對于機關單位陳舊檔案的管理和查閱創造了有利條件。

（二）加快機關單位檔案信息共享速度

機關單位檔案信息的收集和管理是為了更好地為機關單位的運行提供信息指導，以往機關單位檔案的管理模式，極大影響了機關單位各個部門對信息的利用和共享，部門間對檔案信息的傳遞效率比較低。提升機關單位檔案信息化水平，可以利用互聯網環境和信息化條件加快機關單位檔案信息的共享速度，有助于檔案信息的傳遞。同時檔案管理信息化也大大提升了檔案信息管理的安全性，降低了機關單位檔案管理的成本和風險。

二、提升機關單位檔案管理信息化的對策和途徑

（一）引進新的檔案管理理念和模式

隨著時代和社會的發展，檔案管理的手段與方法也越發多樣，通過總結以往的檔案管理經驗，機關單位要想提升檔案管理信息化的水平，要引進新的檔案管理理念和模式，目前在機關單位基本實現了辦公的無紙化和自動化，檔案管理人員要適應當前的信息化環境，明確信息化背景下機關單位檔案管理的要求以及標準，學會利用計算機以及互聯網等對檔案信息進行錄入和管理，通過創新機關單位檔案管理的模式來強化機關單位檔案管理信息化建設。

（二）構建標準化的信息數據庫

信息化環境下機關單位檔案管理需要依賴信息技術手段，對于檔案信息的采集以及匯總等要構建標準化的信息數據庫，將紙質的檔案信息資源，轉變為電子化的管理形式。并且根據機關單位的組織設置以及部門分類，對數據庫的信息進行整理，如在檔案信息的利用中就可以完全利用自動檢索技術來找出所需的檔案資料，優化了機關單位檔案信息查閱的流程和方法。

（三）展開必要的人員訓練，提升檔案管理能力

針對機關單位檔案管理信息化的提升，要做好充足的準備工作，對于檔案管理人員要開展針對性的信息化訓練，幫助檔案管理員掌握檔案信息話管理的流程和方法。檔案管理人員在崗位工作中要充分發揮自身的創新意識，基于自身的檔案管理經驗，對于檔案管理信息化的方法進行探索和創新，實現機關單位檔案特色管理。除此之外，要開展檔案管理員的全方面考核，針對其信息化技術的操作能力、檔案管理的專業素質，以及崗位貢獻度進行考核與評價，提升機關單位檔案信息化管理的服務能力。

（四）構建系統化的機關單位檔案管理機制

隨著機關單位檔案管理信息化發展，原來的檔案管理機制和制度已經不適用于當前的管理環境，為此要積極構建系統化的機關單位檔案管理機制，檔案管理信息化的特點明確檔案管理標準，同時對于檔案的信息錄入、資料管理以及借閱都要明確制度和流程，以此為機關單位檔案管理信息化的發展提供制度約束。

結束語：在本文的總結和探究中，客觀了解機關單位檔案管理信息化發展的優勢和特色，機關單位目前的管理環境在不斷的變革，檔案的信息化管理是重要的發展趨勢，對于機關單位的組織建設來說檔案管理信息化發揮了重要的管理效能，實現了機關單位檔案管理的全面升級，對于信息資料的安全以及信息內容的利用有著重要意義。

參考文獻：

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