大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理幾點(diǎn)建議

易春麗 龔鑫琪

摘要：現(xiàn)階段，由于事業(yè)單位內(nèi)部人員的流動(dòng)性非常大，所以給人事檔案管理帶來(lái)了一些新問(wèn)題。為此，本文主要研究了在大數(shù)據(jù)背景下，完善事業(yè)單位人事檔案管理的有效措施，旨在有效提高人事檔案的管理水平，并為企業(yè)留住、招攬更多優(yōu)秀的人才。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;建議

所謂大數(shù)據(jù)，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是數(shù)據(jù)的集合。在進(jìn)行人力資源管理的過(guò)程中，人事檔案的管理越來(lái)越重要。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的變革，檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化，不僅形式有所改變，而且其理念也有了深刻的變化，為此在新形勢(shì)的背景下，首先需要解決的問(wèn)題就是如何才能抓住機(jī)遇不斷完善人事檔案管理工作。

一、大數(shù)據(jù)背景下人事檔案管理特征

（一）人事檔案管理具有真實(shí)性特點(diǎn)

人事檔案資料都是依據(jù)有關(guān)干部職員的真實(shí)情況記錄的，而且所填信息都要通過(guò)相關(guān)部門的審核，才能確保所有信息都能準(zhǔn)確無(wú)誤。另外，每位員工的檔案都需要根據(jù)自身發(fā)展情況及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，并詳細(xì)記錄職工的表現(xiàn)情況，才能為管理人員強(qiáng)化內(nèi)部管理提供有效的參考信息。

（二）人事檔案具有動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)

為了確保檔案的真實(shí)性、可靠性，人事檔案還具有動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)。在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，主要的管理方式有文字材料、圖片材料、音頻文件以及電子材料等。如果單位員工的信息材料需要更新，就必須更新所有的管理方式，才能提高人事檔案管理的水平。

二、現(xiàn)代人事檔案管理存在的不足

（一）管理制度存在缺陷

由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，以往的人事管理經(jīng)驗(yàn)已經(jīng)不適用于現(xiàn)代的發(fā)展需求。一些事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，依舊采取傳統(tǒng)的管理模式，這會(huì)給檔案管理帶來(lái)諸多問(wèn)題。例如，制度體系不能得到完善、員工的職責(zé)定位不清晰等，這些都是影響事業(yè)單位人事檔案管理的主要因素。為此，人力檔案管理部門要想切實(shí)提高人事檔案管理的質(zhì)量，就必須建立現(xiàn)代化的管理理念，并不斷完善相關(guān)的人事檔案管理制度。

（二）管理者不夠重視

在大數(shù)據(jù)的背景下，造成人事檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題的原因主要是管理人員不重視。領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于檔案管理工作一知半解，而且還不重視檔案信息管理平臺(tái)的建設(shè)，使得人事檔案的管理水平難以提升，而且檔案資料遺漏、丟失等現(xiàn)象頻繁發(fā)生。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理工作的不重視還體現(xiàn)在很多檔案管理人員的準(zhǔn)入機(jī)制不完善，門檻較低，使得檔案管理人員的素質(zhì)較低、服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)等。另外，造成檔案管理工作質(zhì)量不高的原因還在于檔案管理人員在工作的過(guò)程中沒(méi)有嚴(yán)格依據(jù)檔案管理、分類、維護(hù)等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。加上很多管理人員在管理的過(guò)程中，都是采取紙質(zhì)材料進(jìn)行管理，沒(méi)有適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理發(fā)展的需求采取信息化管理模式。導(dǎo)致這類問(wèn)題出現(xiàn)的主要原因在于，企業(yè)沒(méi)有對(duì)其開(kāi)展培訓(xùn)，對(duì)這項(xiàng)工作不夠重視。

（三）管理人員經(jīng)驗(yàn)不足

事業(yè)單位的人事檔案管理工作，其工作跨度較長(zhǎng)、工作內(nèi)容枯燥無(wú)味，要求相關(guān)檔案管理人員需要具備一定的耐心和經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)檔案管理工作人員的年齡普遍較高，年輕的人事檔案管理人員較少。另外，由于受到現(xiàn)代人事檔案發(fā)展的影響，很多人事檔案管理人員所具備的技能已經(jīng)不適應(yīng)于現(xiàn)代管理的發(fā)展。加上有些年輕人受到自身經(jīng)驗(yàn)的影響，容易在工作的過(guò)程中出現(xiàn)差錯(cuò)，所以，管理人員的經(jīng)驗(yàn)和技能水平的高低決定著人事檔案管理質(zhì)量的提升。

（四）建設(shè)過(guò)程中存在安全風(fēng)險(xiǎn)

在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，安全風(fēng)險(xiǎn)不可避免，人事檔案管理人員還要做好安全風(fēng)險(xiǎn)損失的預(yù)估。針對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理，其在管理過(guò)程中存在很多安全風(fēng)險(xiǎn)，而且這些風(fēng)險(xiǎn)都是難以進(jìn)行有效預(yù)防的。例如，最為致命的安全風(fēng)險(xiǎn)就是信息泄露，如果信息被不法分子竊取，將會(huì)給單位帶來(lái)難以預(yù)估的損失，有的還會(huì)利用職員的信息進(jìn)行欺詐和貸款，帶來(lái)嚴(yán)重的損失。如今，很多單位對(duì)人事檔案管理存在的安全風(fēng)險(xiǎn)置之不理，這讓很多不法分子發(fā)現(xiàn)“商機(jī)”，給單位造成了嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

（五）人事檔案管理缺少充足的基礎(chǔ)設(shè)施

基于大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)人事檔案管理的信息化進(jìn)程也逐漸加快，然而其在發(fā)展的過(guò)程中還依舊存在基礎(chǔ)設(shè)施較差、管理模式單一的問(wèn)題。現(xiàn)階段，一部分單位在進(jìn)行人事檔案管理的過(guò)程中依舊采用紙質(zhì)檔案，雖然會(huì)利用電腦對(duì)其進(jìn)行分類匯總，但管理水平仍然存在一定的欠缺。究其原因主要是由于計(jì)算機(jī)的硬件和軟件性能較低，容易發(fā)生問(wèn)題。例如，由于受到存儲(chǔ)的限制，系統(tǒng)極易崩潰，而且維修難度也較大。另外，防火墻等很多安全軟件安全性較弱，極易受到其他不法分子的攻擊，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的安全性。

三、現(xiàn)代人事檔案管理優(yōu)化的策略

（一）完善檔案管理制度

為了有效提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的質(zhì)量，必須建立和完善檔案管理制度。人事檔案管理制度必須依據(jù)國(guó)家的法律法規(guī)建立，才能促使人事檔案管理更加規(guī)范化、法制化、程序化、標(biāo)準(zhǔn)化。事業(yè)單位在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行管理的過(guò)程中，必須落實(shí)好有關(guān)人員的責(zé)任，盡可能地發(fā)揮連帶作用，才能促使人事檔案管理人員之間能夠相互監(jiān)督、共同進(jìn)步，從而有效的避免違法亂紀(jì)事件的發(fā)生。為了形成一個(gè)良好的人事檔案管理工作環(huán)境，還要從檔案管理人員自身抓起，逐步完善檔案管理制度。另外，單位為了切實(shí)提高檔案管理工作的效率，還要根據(jù)單位自身的需求建立健全人事檔案管理系統(tǒng)，真正將現(xiàn)代技術(shù)融入人事檔案管理中。

（二）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人事檔案管理理念

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，隨著信息收集與管理方式的轉(zhuǎn)變，逐步更新了人們的管理理念，使得信息資源備受關(guān)注。事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理工作的過(guò)程中，必須與現(xiàn)代化管理理念相結(jié)合，并盡可能提升單位員工對(duì)人事檔案管理工作的重視程度，才能使其積極主動(dòng)的配合檔案管理人員進(jìn)行工作，才能落實(shí)好信息化管理體系的建設(shè)，從而提高人事檔案信息資源的準(zhǔn)確性。另外，在創(chuàng)新人事檔案管理模式時(shí)，還應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案的管理手段，將信息技術(shù)融入其中。保密性較強(qiáng)的檔案還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其使用權(quán)限的審核，并對(duì)其進(jìn)行備份。在備份的過(guò)程中，不僅需要對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，還要將紙質(zhì)檔案打印雙份，從而加強(qiáng)對(duì)檔案的鑒定、整理、保存和歸檔。同時(shí)，為了防止材料丟失，還要對(duì)檔案的拷貝和使用進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，并做好檔案內(nèi)容的記錄以及載體之間的轉(zhuǎn)換，此外，還要構(gòu)建一個(gè)良好的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境，才能切實(shí)落實(shí)好預(yù)防措施。最后，要想有效的預(yù)防檔案管理中存在的問(wèn)題，管理人員還需要定期對(duì)檔案進(jìn)行整理和分析，并做好相應(yīng)的措施，才能有利于網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理平臺(tái)的發(fā)展。

（三）加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)

針對(duì)事業(yè)單位管理人員經(jīng)驗(yàn)不足的問(wèn)題，其還需要對(duì)每位管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，并建立健全有關(guān)的培訓(xùn)制度，積極進(jìn)行宣傳，才能確保每一位管理人員都能參與到工作中，進(jìn)而切實(shí)提高管理人員的管理水平和綜合素質(zhì)。另外，事業(yè)單位在管理的過(guò)程中還需要加大資金的投入力度，例如，還需要引進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備。要想盡可能提高管理人員的專業(yè)水平，就必須引進(jìn)先進(jìn)的、專業(yè)的人才對(duì)單位管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)。同時(shí)，還可以建立老人帶新人、一對(duì)一的帶人管理制度，讓管理人員能夠用最短的時(shí)間掌握最優(yōu)的檔案管理技能，從而使得管理人員可以單獨(dú)完成某項(xiàng)工作，進(jìn)而提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（四）加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

事業(yè)單位在管理人事檔案時(shí)，還需要重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。首先，在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，需要建立網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，并將電子檔案保存在該平臺(tái)中。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)在計(jì)算機(jī)中安裝殺毒軟件，從而盡可能完善軟件、硬件設(shè)施，最大限度提高檔案管理環(huán)境的安全性。其次，要加大資金投入，不斷優(yōu)化檔案室，并做好對(duì)紙質(zhì)檔案的保管工作，最大限度避免檔案被損壞的情況發(fā)生。在管理紙質(zhì)檔案的過(guò)程中，還需要專人管理，定期檢查紙質(zhì)檔案，并將檔案分門別類放在相應(yīng)的位置，以便對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理。

人事檔案管理還應(yīng)當(dāng)注重對(duì)信息安全化建設(shè)的管控。首先，在人事檔案管理過(guò)程中，要重視信息安全化建設(shè)，并定期檢測(cè)并清理計(jì)算機(jī)里的病毒。其次，要建設(shè)好計(jì)算機(jī)的安全防護(hù)系統(tǒng)，并搭建多級(jí)防火墻，才能確保重要檔案信息的安全。最后，針對(duì)機(jī)密檔案還應(yīng)當(dāng)建立密鑰，并將權(quán)限交給管理人員。同時(shí)，如果有關(guān)人員要對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)取，還要核實(shí)其身份信息，從而最大限度的保障檔案信息的安全性，提高人事檔案管理的水平。

（五）推動(dòng)信息化人事檔案管理進(jìn)程

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，人事檔案管理工作需要信息技術(shù)的支持。首先，在進(jìn)行檔案管理工作前期，就必須建立健全網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)將紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)到云計(jì)算機(jī)中，并建立電子檔案室來(lái)提升資料的管理使用效率。其次，還要加大對(duì)人才的投入，并安排其對(duì)硬件設(shè)施進(jìn)行定期的檢查和維修，從而確保其能夠正常運(yùn)行。再次，在對(duì)軟件進(jìn)行建設(shè)的過(guò)程中，還應(yīng)當(dāng)選擇較為高端的軟件，才能鞏固防火墻。最后，紙質(zhì)檔案還要安排專人進(jìn)行管理，做好紙質(zhì)檔案的防火防潮工作。為了方便以后的存取和使用，還應(yīng)當(dāng)調(diào)整其擺放位置和順序。

四、結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展背景下，信息化進(jìn)程不斷加快，各行各業(yè)都在密切關(guān)注著信息化建設(shè)。事業(yè)單位人事檔案管理要想做好對(duì)人事檔案的管理，就必須研究當(dāng)前發(fā)展的現(xiàn)狀，并對(duì)其進(jìn)行全面的剖析，盡可能的分析本單位在人事檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題以及優(yōu)勢(shì)，針對(duì)存在的不足，還應(yīng)當(dāng)不斷進(jìn)行優(yōu)化，才能緊跟大數(shù)據(jù)發(fā)展的步伐，有效的促進(jìn)人事檔案管理工作的開(kāi)展。

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