油田工程建設(shè)項(xiàng)目資料管理系統(tǒng)研究

新疆油田公司風(fēng)城油田作業(yè)區(qū)

在油田工程項(xiàng)目建設(shè)的所有環(huán)節(jié)中，工程建設(shè)過程的詳細(xì)記錄就是整個(gè)項(xiàng)目的管理資料。通過工程建設(shè)資料，可了解項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況[1]，同時(shí)，依據(jù)項(xiàng)目資料記載，有助于項(xiàng)目建設(shè)完成后的竣工驗(yàn)收、投入使用與后期老油田改造等工作的順利開展。

在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，項(xiàng)目管理人員通過分析各類項(xiàng)目資料內(nèi)容，能夠了解項(xiàng)目施工中的詳細(xì)情況，及時(shí)有效掌握工程項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)展情況；通過各項(xiàng)油田工程建設(shè)項(xiàng)目規(guī)章制度管理查閱，并嚴(yán)格按照各項(xiàng)規(guī)章制度及管理制度實(shí)施工程項(xiàng)目，保證工程建設(shè)有法可依，合規(guī)管理[2]。目前，某油田還未建立完整的工程項(xiàng)目資料管理平臺(tái)，資料管理仍是靠項(xiàng)目管理人員進(jìn)行收集，通過騰訊通或內(nèi)部郵箱方式發(fā)送至相關(guān)管理人員，信息傳遞略有滯后，且各項(xiàng)資料的完整性無法得到保證。

1 項(xiàng)目資料管理問題分析

工程項(xiàng)目資料貫穿于項(xiàng)目的所有過程，其包含的單位、部門與人員非常多，從項(xiàng)目設(shè)計(jì)至施工，直至竣工驗(yàn)收，項(xiàng)目建設(shè)周期長，資料包括建設(shè)單位（項(xiàng)目部）資料、勘察設(shè)計(jì)單位資料、監(jiān)理單位資料、施工單位資料、無損檢測及材料設(shè)備采購資料等。資料管理難度大，需花費(fèi)大量人力收集整理過程資料、監(jiān)管工程進(jìn)度，且各類項(xiàng)目資料分散在不同人員手中，資料不集中，未進(jìn)行系統(tǒng)化、集中化、規(guī)范化管理以及資料完整性管理[3-4]。在項(xiàng)目資料管理過程中主要存在以下幾個(gè)方面的問題：

（1）建設(shè)項(xiàng)目專業(yè)多、環(huán)節(jié)多，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)度管控難度大。石油基建行業(yè)具有點(diǎn)多、線長、面廣的特點(diǎn)，且隨著油田快速發(fā)展，工程建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量、規(guī)模大幅增加，涉及專業(yè)涵蓋采油、集輸、供汽工藝等環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)緊密相連，各參與施工單位人員多，工程項(xiàng)目需協(xié)調(diào)問題多，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)難以管控。

（2）項(xiàng)目管理人員資料單機(jī)存儲(chǔ)，易造成資料損毀、缺失。從建設(shè)項(xiàng)目前期、建設(shè)過程到竣工驗(yàn)收等建設(shè)過程資料，如可行性研究、任務(wù)書、設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、工程質(zhì)量監(jiān)督文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)文件、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要、工作匯報(bào)、項(xiàng)目的周報(bào)月報(bào)等資料保存較分散。

建設(shè)過程中的文件變更情況不能夠有效記錄，在項(xiàng)目建設(shè)過程中相關(guān)文件發(fā)生變更時(shí)，不能實(shí)現(xiàn)及時(shí)共享與查看，也不便于后期問題追溯，沒有做到項(xiàng)目資料收集工作與項(xiàng)目建設(shè)同步開展。存在預(yù)驗(yàn)收或正式驗(yàn)收之前突擊收集、整理，造成項(xiàng)目資料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)，給今后的運(yùn)行、維修、管理帶來一定困難[5-6]。

（3）建設(shè)工程項(xiàng)目內(nèi)控管理要求嚴(yán)，外部審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)多。項(xiàng)目資料管理是油田企業(yè)項(xiàng)目建設(shè)的核心任務(wù)和管理重心，各油田單位均圍繞“提高項(xiàng)目效率，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目效益，控制項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)”這一總目標(biāo)運(yùn)行。項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生資料多、涉及部門多，在企業(yè)內(nèi)控管理要求越來越嚴(yán)的趨勢(shì)下，怎樣才能有效避免“資料缺失、簽證不合格”等問題，這是項(xiàng)目建設(shè)過程中迫切需要解決的問題。

因此，為了確保油田工程建設(shè)過程中各個(gè)環(huán)節(jié)的順利開展，有必要開展油田工程建設(shè)項(xiàng)目資料管理系統(tǒng)研究。利用信息化手段替代人工管理能更及時(shí)、全面、有效地監(jiān)管工程項(xiàng)目進(jìn)度節(jié)點(diǎn)和過程資料文件[7-8]，在項(xiàng)目建設(shè)過程中實(shí)現(xiàn)資料同步收集、管理、存儲(chǔ)與共享，解決傳統(tǒng)工程項(xiàng)目管理效率低、失誤率高和信息不流通等問題，降低資料審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。選取建設(shè)單位所需收集整理的資料管理作為試點(diǎn)開展系統(tǒng)的建立及實(shí)際應(yīng)用工作。

2 油田工程建設(shè)項(xiàng)目資料管理系統(tǒng)建立

2.1 系統(tǒng)整體架構(gòu)設(shè)計(jì)

為解決以上問題，提升項(xiàng)目資料管理工作效率，通過分析油田工程建設(shè)項(xiàng)目資料管理現(xiàn)狀，建立一套工程項(xiàng)目資料管理系統(tǒng)，以進(jìn)度計(jì)劃為主線、以關(guān)鍵資料為載體，涵蓋進(jìn)度跟蹤、信息傳遞、溝通協(xié)調(diào)等業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目從投資分析、立項(xiàng)論證、現(xiàn)場施工、竣工驗(yàn)收全過程信息化管理，同時(shí)為項(xiàng)目合規(guī)管理提供平臺(tái)。確保建設(shè)單位的項(xiàng)目資料及時(shí)收集與共享，保證資料的完整性與規(guī)范性。

圖1為項(xiàng)目資料管理系統(tǒng)架構(gòu)，該管理系統(tǒng)的核心數(shù)據(jù)主要有項(xiàng)目資料管理、工藝流程圖管理、規(guī)章制度管理以及票證管理等，通過數(shù)據(jù)交換、動(dòng)態(tài)工作流引擎、油田公司統(tǒng)一認(rèn)證管理、即時(shí)通信鏈路、Office 文件在線預(yù)覽等關(guān)鍵技術(shù)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目資料的前期、中期、后期管理，項(xiàng)目進(jìn)度管理，資料變更管理等功能，將建設(shè)工程項(xiàng)目管理的各個(gè)環(huán)節(jié)資料以電子化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理模式串聯(lián)在一起，每一環(huán)節(jié)緊密相扣。

系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)如圖2所示，系統(tǒng)的主要功能包括項(xiàng)目前期管理、項(xiàng)目中期管理、項(xiàng)目后期管理、變更管理、工藝流程圖管理、統(tǒng)計(jì)分析、規(guī)章制度管理等10個(gè)功能模塊。

2.2 項(xiàng)目資料管理功能劃分

為使項(xiàng)目資料管理更加清晰、資料查詢更加便捷，系統(tǒng)按照工程項(xiàng)目建設(shè)階段分為前期資料、中期資料、后期資料管理，資料上傳順序需按照系統(tǒng)設(shè)定流程嚴(yán)格執(zhí)行，在項(xiàng)目前期資料未完成上傳與共享時(shí)，項(xiàng)目中期資料及后期資料的管理將受到限制。當(dāng)項(xiàng)目資料變更時(shí)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人發(fā)起申請(qǐng)，主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核后，方可完成資料的變更與資料上傳。系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程如圖3所示。

2.2.1 前期資料管理

（1）項(xiàng)目立項(xiàng)管理，完成項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目類別、項(xiàng)目性質(zhì)、項(xiàng)目描述等基本信息的錄入工作，為后期項(xiàng)目資料的上傳做準(zhǔn)備。

圖1 項(xiàng)目資料管理系統(tǒng)架構(gòu)Fig.1 Project data management system architecture

圖2 項(xiàng)目資料系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)Fig.2 Project data system functional structure

在該階段完成項(xiàng)目建議書批準(zhǔn)文件、可行性研究報(bào)告批準(zhǔn)文件、方案批準(zhǔn)文件、初步設(shè)計(jì)批準(zhǔn)文件、油田公司委托設(shè)計(jì)以及計(jì)劃、投資、統(tǒng)計(jì)、管理文件等資料的收集整理與系統(tǒng)錄入管理。

（2）項(xiàng)目方案管理，進(jìn)行項(xiàng)目方案的描述，有批復(fù)選項(xiàng)及審核結(jié)果等意見填寫，并對(duì)項(xiàng)目方案、初步設(shè)計(jì)、技術(shù)協(xié)議、技術(shù)審查、審查意見等資料進(jìn)行管理。

（3）項(xiàng)目圖紙管理，包括項(xiàng)目水、電、暖、通、訊、路等方面圖紙的管理，填寫圖紙描述及審核結(jié)果、審核意見等，并對(duì)相關(guān)施工圖進(jìn)行上傳、查詢，同時(shí)進(jìn)行巖土勘察報(bào)告、工程計(jì)算書等資料的管理。

2.2.2 中期資料管理

中期資料管理是工程項(xiàng)目建設(shè)的關(guān)鍵憑證，主要包括項(xiàng)目進(jìn)度管理及項(xiàng)目匯報(bào)管理。

（1）項(xiàng)目匯報(bào)管理以日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)的方式將匯報(bào)文件上傳進(jìn)行記錄。

（2）項(xiàng)目進(jìn)度管理以百分比的形式顯示整個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施進(jìn)度。對(duì)項(xiàng)目批準(zhǔn)文件（概算調(diào)整批準(zhǔn)文件、環(huán)境影響報(bào)告批準(zhǔn)文件、安全評(píng)價(jià)報(bào)告批準(zhǔn)文件等）、工程質(zhì)量監(jiān)督文件（工程質(zhì)量監(jiān)督委托書及協(xié)議、監(jiān)督方案、計(jì)劃、交底、工程項(xiàng)目劃分意見等）、專項(xiàng)申請(qǐng)文件（安、環(huán)、職評(píng)預(yù)評(píng)價(jià)委托書，安、環(huán)、職評(píng)預(yù)評(píng)價(jià)報(bào)告等）、征地文件、招標(biāo)、投標(biāo)、承發(fā)包合同協(xié)議、QHSE（質(zhì)量、安全、環(huán)境、健康）文件、物資采辦文件、工藝設(shè)備文件的資料上傳與共享。

圖3 系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程Fig.3 System business process

通過對(duì)上述資料進(jìn)行整理和分類，能夠?yàn)楣こ添?xiàng)目建設(shè)過程中各種問題的解決提供有力的數(shù)據(jù)支撐，從而提高問題解決的效率，保障工程項(xiàng)目的順利實(shí)施。

2.2.3 后期資料管理

后期資料管理主要是對(duì)項(xiàng)目的驗(yàn)收文件進(jìn)行管理，項(xiàng)目的驗(yàn)收文件不僅是工程項(xiàng)目安全性的重要保障，也是判定工程建設(shè)質(zhì)量的重要憑據(jù)。項(xiàng)目后期的資料管理對(duì)象主要包括單項(xiàng)總結(jié)資料（勘察設(shè)計(jì)總結(jié)、項(xiàng)目管理總結(jié)、施工總結(jié)、工程總承包總結(jié)、物資采辦總結(jié)、無損檢測總結(jié)、質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告等）、環(huán)境保護(hù)、職業(yè)衛(wèi)生、消防、安全設(shè)施等專項(xiàng)驗(yàn)收文件、竣工驗(yàn)收會(huì)議文件、竣工驗(yàn)收鑒定書等。

圖4 資料變更查詢頁面Fig.4 Data change query page

2.2.4 資料變更管理

項(xiàng)目管理人員為適應(yīng)項(xiàng)目運(yùn)行過程中與項(xiàng)目相關(guān)的各種因素的變化，保證項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)會(huì)對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)的部分變更或全部變更，并按變更后的要求組織項(xiàng)目實(shí)施。工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)在變更管理中包括立項(xiàng)、方案、圖紙、匯報(bào)、進(jìn)度、結(jié)算、驗(yàn)收、后評(píng)價(jià)變更。變更后進(jìn)行提交審核，審核人員通過后顯示最新變更內(nèi)容。每一次變更成功執(zhí)行后都會(huì)有相應(yīng)的變更詳細(xì)記錄，如圖4所示。

2.3 項(xiàng)目資料管理系統(tǒng)開發(fā)

平臺(tái)采用Spring+MVC 模式架構(gòu)設(shè)計(jì)，平臺(tái)耦合性低，重用性高，可維護(hù)性高。采用Java、XML開發(fā)語言技術(shù)將項(xiàng)目資料管理系統(tǒng)內(nèi)嵌到企業(yè)內(nèi)部門戶網(wǎng)站當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)基于WEB 的遠(yuǎn)程應(yīng)用，項(xiàng)目管理人員只需通過登陸企業(yè)內(nèi)部門戶網(wǎng)站即可參與資料管理與查閱。系統(tǒng)內(nèi)嵌的圖形報(bào)表生成模塊實(shí)現(xiàn)各種資料管理的統(tǒng)計(jì)展示，通過API接口，利用即時(shí)通訊軟件將一些管理動(dòng)態(tài)即時(shí)通知到每一個(gè)參與的用戶賬號(hào)上。此外，系統(tǒng)采用了PDF js 和JOD converter 技術(shù)，將Office 辦公文檔格式（Word、PPT、Excel、txt）或圖片，自動(dòng)轉(zhuǎn)換成PDF 格式，實(shí)現(xiàn)了資料在線預(yù)覽閱讀[9-11]，有效提高了文件的快速瀏覽效率。

3 現(xiàn)場應(yīng)用效果

2019年8月，該系統(tǒng)建成投用。截至目前，累計(jì)完成16 個(gè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、委托設(shè)計(jì)、方案、初步設(shè)計(jì)等300 余項(xiàng)文件（壓縮文件、PDF文件）資料上傳、共享與匯總查詢，且資料下載后可直接上傳至檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔，實(shí)現(xiàn)了工程項(xiàng)目全過程監(jiān)管，促進(jìn)了計(jì)劃、基建、檔案等業(yè)務(wù)協(xié)同管理，提高了油田工程建設(shè)項(xiàng)目管理水平。

以這16 個(gè)項(xiàng)目資料收集整理為例，系統(tǒng)使用前，查詢資料時(shí)需要先對(duì)資料進(jìn)行分類管理，資料的分類整理及查閱費(fèi)時(shí)長，每個(gè)項(xiàng)目資料整理時(shí)間按照2 h 計(jì)算，則至少需要32 h，且在資料的收集整理過程中還容易出現(xiàn)資料遺漏，資料的完整性不能得到保障。系統(tǒng)使用后，在日常工作中即完成資料的上傳，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)各工程項(xiàng)目資料進(jìn)行匯總查詢；信息檢索快速準(zhǔn)確，且不影響資料的分類，保障資料的完整性、規(guī)范性，使信息查詢獲取更加便捷高效，下載及查看相關(guān)資料僅需0.5 h。系統(tǒng)使用前后對(duì)比見表1。

表1 系統(tǒng)使用前后對(duì)比Tab.1 Comparison before and after use of the system

4 結(jié)論及認(rèn)識(shí)

通過工程項(xiàng)目資料管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)、共享的工程項(xiàng)目建設(shè)前期、中期及后期過程中的數(shù)據(jù)及文件資料，即可掌握工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)度，并安排部署、協(xié)調(diào)項(xiàng)目建設(shè)工作。同時(shí)，該系統(tǒng)的應(yīng)用解決了建設(shè)資料收集整理耗時(shí)長，資料不完整、不準(zhǔn)確的問題，通過流程化、模板化管理，保障了項(xiàng)目建設(shè)的合規(guī)管理。在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，通過系統(tǒng)可將完整、規(guī)范的項(xiàng)目建設(shè)資料實(shí)現(xiàn)一鍵下載，直接導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)中，有效減少了歸檔資料的整理時(shí)間。該項(xiàng)目資料管理在建設(shè)單位的成功應(yīng)用，為后期系統(tǒng)在勘察設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位等推廣應(yīng)用奠定了基礎(chǔ)，也為其他采油廠的工程建設(shè)項(xiàng)目資料管理提供了借鑒和方法。